logo
Wersja dla niedowidzących
  
      
corner
Statystyki
Rejestr zmian
Mapa strony
Instrukcja biuletynu
Pliki do pobrania
corner
  
corner corner
corner corner
 JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE
minus Jednostki budżetowe
   plus Szkoły
   minus Przedszkola
      plus Publiczne Przedszkole nr 3
      plus Publiczne Przedszkole nr 1
      plus Przedszkole Publiczne Nr 4
      plus Publiczne Przedszkole nr 5
      plus Publiczne Przedszkole nr 6
      minus Publiczne Przedszkole nr 7
         minus Status prawny.
         minus Przedmiot działalności i kompetencje
         minus Organizacja
         minus Struktura organizacyjna
         minus Struktura własnościowa
         minus Tryb działania
         minus Załatwianie spraw
         minus Archiwa danych
         minus Strona Internetowa
         minus Regulamin przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków
         minus Regulamin rekrutacji dzieci
         minus Regulamin pracy komisji rekrutacyjnej
         plus Ogłoszenia
         minus Instrukcja Kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt
         minus Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt
         minus Zarządzenie wprowadzające i pismo zatwierdzające instrukcję kancelaryjną i składnicy akt
         minus Statut
   plus Ośrodek Sportu i Rekreacji
   plus Integracyjny Żłobek Publiczny Nr 1
   minus Bogatyński Ośrodek Pomocy Społecznej i Wsparcia Rodziny w Bogatyni
   plus Straż Miejska
plus Instytucje kultury
plus Zakłady budżetowe
plus Samodzielny Publiczny Zespół Opieki Zdrowotnej
plus Spółki akcyjne
plus Spółki z o.o.
A A A


                                                                                                                                     Załącznik Nr 1

                                                                                            do Zarządzenia nr 5/2014 Dyrektora                                                                                                                                                            PP7  w Bogatyni z dnia 15 kwietnia 2014r.

 

                   

                                                                                                              

                                                                                    

                                                                                  

 

 

 

 

 

 

 

INSTRUKCJA  KANCELARYJNA

 

PUBLICZNEGO PRZEDSZKOLA NR 7

W BOGATYNI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2014

 

 

 

 

 

 

                                                                             INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

 

SPIS TREŚCI

 

 

1. Postanowienia ogólne……………………………………………………………......……. s. 2-4

2. System kancelaryjny………………………………………………………………......…….s. 4

3. Jednolity rzeczowy wykaz akt, podział akt na kategorie archiwalne .............................……..... s. 4

4. Podział prac kancelaryjnych……………………………………………………......……… s. 5

5. Przyjmowanie korespondencji………………………………......................……..................... s .6 -7

6. Przekazywanie, przeglądanie i przydzielanie korespondencji …...........……...……………...  s. 8

7. Wewnętrzny obieg akt     ……………………………………………………………….......s. 8

8. Rejestrowanie spraw, znakowanie spraw i zakładanie teczek aktowych ........………….......... s. 8-10

9. Załatwianie spraw……………………………..…………………......……………………. s.11-12

10.Podpisywanie pism…………………………………………………......…………………. s.12

11.Wysyłanie i doręczanie korespondencji ……………….............….………………...……… s.13

12. Postępowanie z aktami ostatecznie załatwionymi i przekazanie ich do składnicy akt............ s.13-15

13. Kontrola pracy biurowej……………………………………………......………………… s.15

14.Postanowienia końcowe…………………………………………………………………....s.15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ZAŁĄCZNIKI

Nr 1 – wzór pieczęci wpływu

Nr 2 -  wzór dziennika korespondencji

Nr 3 – wzór spisu spraw

Nr 4 – wzór opisu teczki aktowej

Nr 5 – wzór spisu zdawczo-odbiorczego

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                         INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

§ 1

  1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Publicznym  Przedszkolu  Nr 7 w Bogatyni.
  2. Instrukcja reguluje organizację pracy kancelaryjnej oraz zasady postępowania z doku-

      mentacją, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji

      w niej zawartych, od czasu jej wpływu lub powstania w Publicznym Przedszkolu  Nr 7

      w Bogatyni do czasu przekazania tej dokumentacji do składnicy akt.

  1. W postępowaniu z dokumentami niejawnymi regulują odrębne przepisy.
  2. Czynności kancelaryjne prowadzone są w  Publicznym Przedszkolu  Nr 7 w Bogatyni

      w systemie tradycyjnym.

  1. W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności:
        1) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych,
        2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej,
        3) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje się w teczkach aktowych.
  2. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:
       1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw,
       2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 6/1, rejestrów i ewidencji,
       3) udostępniania i rozpowszechniania pism w Publicznym Przedszkolu  Nr 7  w Bogatyni,              

         4) przesyłania przesyłek.

  1. Wykorzystanie narzędzi informatycznych, o którym mowa w pkt. 6, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.
  2. W Publicznym Przedszkolu  Nr 7 w Bogatyni obowiązuje bezwydziałowa struktura

      organizacyjna.

§ 2

 

  1. Użyte w instrukcji pojęcia oznaczają:
    1. jednostka organizacyjna, Przedszkole Publiczne Przedszkole Nr 7 w Bogatyni,      
    2. kierownik jednostki organizacyjnej, dyrektor - dyrektor Publicznego Przedszkola  Nr 7

       w Bogatyni,

3)    akta -  wszelkiego rodzaju dokumentacja utrwalona za pomocą pisma, niezależnie od  

       techniki wykonania i formy zewnętrznej,

4)    dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji,

       dokumentacji finansowej, statystycznej, technicznej, itp. ,niezależnie od techniki

        wykonania (np. rękopisy, maszynopisy ,wydruki komputerowe, mapy, fotografie,

       nagrania, płyty CD),

5)    dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdza-

       jący prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (decyzja, świadectwo),

6)    sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy wymagający podjęcia i wykonania czynności

       urzędowych lub przyjęcia do wiadomości,

7)    akta sprawy – każde pismo, notatka, wypełniony formularz, plan, fotokopia, rysunek,

       dokument elektroniczny, itp. zawierające dane, które były lub mogą być istotne przy  

       rozpatrywaniu poszczególnych spraw, szereg dokumentów, niezależnie od techniki

       wytworzenia i postaci, dotyczących tego samego zdarzenia, dokumentacje przebiegu

       załatwienia i nie rozstrzygnięcia  prowadzonych spraw,

                                                                                        INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

8)    spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw, wpływają-

       cych lub zapoczątkowanych w jednostce organizacyjnej, zakładany na dany rok kalendarzowy    oddzielnie dla  najbardziej szczegółowych haseł w jednolitym rzeczowym wykazie akt,

9)   teczka spraw, teczka aktowa – skoroszyt, segregator, teczka wiązana służące do

       przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie

       załatwionych, objętych tą samą grupą akt (hasłem klasyfikacyjnym) ustaloną w jedno-

       litym rzeczowym wykazie akt,

10)  pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływa-

       jących na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę jednostki organiza-

       cyjnej, datę wpływu, a także miejsce na wpisanie numeru pisma z dziennika korespon-

       dencji,

11)  dziennik korespondencji – specjalna książka przeznaczona do rejestrowania w  po-

       rządku chronologiczno-numerycznym pism wpływających i wychodzących z jednos-

       tki organizacyjnej,

12)  kancelaria - stanowisko pracy, do którego należy wykonywanie czynności

       kancelaryjnych w zakresie przyjmowania i wysyłania korespondencji oraz obsługa

       kancelaryjna dyrektora jednostki organizacyjnej,

13)  prowadzący sprawę – pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę, wyko-

       nujący w związku z tym określone czynności kancelaryjne, w tym rejestrowanie

       sprawy, przygotowanie projektów pism, kompletowanie akt sprawy,

14)  punkt zatrzymania – każde stanowisko pracy załatwiające sprawę i przechowujące

       dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania,

15)  czystopis – tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygoto-

       wanej do podpisu przez wystawcę,

16)  korespondencja – każde pismo wpływające do jednostki organizacyjnej lub wysyłane

       przez tę jednostkę,

17)  przesyłka – każdy oddzielnie zapieczętowany otrzymany lub wysłany list, paczka, e-mail

18)  wpływ - każde pismo i przesyłka wpływające do jednostki organizacyjnej,

19)  załącznik – każda luźna kartka papieru zawierająca treść odnoszącą się do pisma

       podstawowego, akta składające się z kilku lub więcej luźnych arkuszy, które pod

       względem treści stanowią całość, uważa się za jeden załącznik,

20)  znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do komórki orga-

       nizacyjnej i określonej grupy spraw w jednolitym rzeczowym wykazie akt, uzupełnio-

       ny o numer sprawy i rok, w którym została ona wszczęta (w Przedszkolu w miejsce

       symbolu komórki organizacyjnej wpisuje się symbol jednostki organizacyjnej),

21)  znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do komórki organi-    

       zacyjnej i określonej grupy spraw w jednolitym rzeczowym wykazie akt (w Przedszkolu w miejsce symbolu komórki organizacyjnej wpisuje się symbol jednostki organizacyjnej),wpisywany na teczkę aktową,                                                       

22)  aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,

23)  dekretacja - odręczna adnotacja osoby upoważnionej na korespondencji wpływającej,

       wskazująca komórkę organizacyjną właściwą do prowadzenia sprawy lub prowadzą-

       cego sprawę, datę i podpis dekretującego i ewentualne dyspozycje co do sposobu załatwienia tej sprawy,

24)  nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umiesz-    

       czona jest treść dokumentu, pisma itp.,

25)  informatyczny nośnik danych - płyta CD, taśma magnetyczna lub inny nośnik, na którym

       zapisano w postaci elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,

26)  jednolity rzeczowy wykaz akt – rzeczowy klasyfikator i archiwalny kwalifikator

       dokumentacji, zawierający hasła  klasyfikacyjne oznaczone symbolami klasyfikacyj

       nymi i kategorią archiwalną,

27)  system kancelaryjny - sposób rejestracji, obiegu  i układu akt powstających w związ-

       ku z działalnością jednostki organizacyjnej,

28)  system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowa-       

       nia przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci

       nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspoma-

       gania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci,

 

SYSTEM KANCELARYJNY

 

§ 3

 

  1. W Przedszkolu obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na rejestracji spraw  w spisach spraw  na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt   (zwanego dalej wykazem akt).
  2. System bezdziennikowy polega na klasyfikacji dokumentacji w układzie  rzeczowym (na podstawie wykazu akt) stanowiącej podstawę rejestrowania spraw, znakowania pism, łączenia poszczególnych pism w aktach spraw, podziału akt na kategorie archiwalne. Rejestracji podlegają tylko sprawy,

     a nie poszczególne pisma dotyczące tych spraw, rejestracja ta prowadzona jest na stanowiskach  

     pracy.   

  1. Dodatkowo rejestruje się pisma przychodzące i wychodzące w dzienniku korespondencji, prowadzonym przez kancelarię na zasadzie pomocniczego środka ewidencyjnego.
  2. Osobno ewidencjonowana jest korespondencja niejawna.    

                                                                                   

 

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT, PODZIAŁ AKT NA KATEGORIE

                                                           ARCHIWALNE

 

§ 4

  1. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej  i podziału

      kompetencji w jednostce organizacyjnej klasyfikację akt powstających w toku działalności

      Przedszkola oraz zawiera kwalifikację dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania

      (kategorie archiwalne).

  1.  Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, że całość zadań  

      jednostki organizacyjnej dzieli się na maksymalnie 10 głównych grup (klas) pierwszego       

      rzędu oznaczonych symbolem od 0 do 9. W ramach tych klas wprowadza się podział

      na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe - minimum dwa, maksymalnie 10)

      oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy

      pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, to jest 00 - 99. Analogicznie dokonuje się

      dalszego podziału klas drugiego rzędu na  klasy trzeciego  rzędu  oznaczone  symbolami

      trzycyfrowymi, to jest 000 - 999, a w ramach klas trzeciego rzędu tworzy się, w razie

      potrzeby, klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest 0000 -

      9999, aż do stworzenia klasy  końcowej oznaczonej kategorią archiwalną.                                                                                          

  1. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw ,tj. hasła    klasyfikacyjne

      oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom akto-

      wym oznaczonym tym samym symbolem klasyfikacyjnym co klasy końcowe w wykazie

      akt.

  1.  Akta jednorodne tematycznie będą posiadały to samo hasło i symbol klasyfikacyjny.
  2. W uzasadnionych przypadkach dyrektor jednostki organizacyjnej może dokonać zmian

      w jednolitym rzeczowym wykazie akt polegających na przekształceniu dotychczasowych

      lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych. Zmiany te mogą być dokonywane

      tylko na  podstawie zarządzenia dyrektora Przedszkola w porozumieniu z dyrektorem

INSTRUKCJA KANCELARYJNA 

 

  właściwego archiwum państwowego.

  1. Podział akt na kategorie archiwalne:
    1. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem "A" zalicza się dokumentację

       o wartości historycznej, naukowej, podlegającą przekazaniu do właściwego archiwum

        państwowego.

W Przedszkolu nie tworzy się i nie gromadzi dokumentacji kategorii A.

    1. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B" i cyframi arabskimi, określającymi czas przechowywania w jednostce organizacyjnej, zalicza się dokumentację mającą czasowo   znaczenie praktyczne, którą można wybrakować za zgodą właściwego  archiwum   państwowego.
    2. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "Bc" zalicza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu może być brakowana na stanowiskach pracy bez przekazywania do składnicy akt, lecz w porozumieniu z archiwistą  i na postawie zgody właściwego Archiwum Państwowego.

7.   Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) liczy się w pełnych     

      latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczek spraw.

                                          

PODZIAŁ CZYNNOŚCI  KANCELARYJNYCH

 

 

§ 5

 

1.  Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

 1) przyjmowanie, ewidencjonowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,

 2) rejestracja spraw i znakowanie pism znakiem sprawy,

 3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,

 4) wysyłanie korespondencji i przesyłek,

 5) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej,

 6) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych

    pracowników,

 7) przekazanie spraw zakończonych do składnicy akt przedszkola,

2. Czynności kancelaryjne w przedszkolu wykonują:

 1) kancelaria,

 2) dyrektor  

 3) prowadzący sprawy.

  1. Pracownicy prowadzący sprawy rejestrują je w spisach spraw i oznaczają pisma znakiem sprawy.

 

  1. Zakresy obowiązków poszczególnych pracowników prowadzących sprawy określają zakresy czynności stanowisk pracy, ustalone przez dyrektora jednostki organizacyjnej.

 

                          

 

PRZYJMOWANIE KORESPONDENCJI

 

§ 6

 

1.  Korespondencję przyjmuje kancelaria i rejestruje ją w dzienniku korespondencji.

2.  Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe,

     kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan ich opakowania.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA  

 

  W razie stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria sporządza adnotację na kopercie lub opa-

     kowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego

     spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie kierownika jednostki organizacyjnej.

3.  Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem ust.9, z wyjątkiem:

1) adresowanych imiennie (bez nazwy Przedszkola), które przekazuje adresatom,

2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie za pokwitowaniem.

4.  Po otwarciu koperty stwierdza się:

1)  czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,             

       2)  czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. Brak załączników lub

            otrzymanie samych załączników bez pisma zasadniczego odnotowuje się na

            danym piśmie lub załączniku.

5.  Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:

1)  wartościowych, niejawnych, priorytetowych,

2)  dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,

3)  w których brak nadawcy lub daty pisma,

4)  mylnie skierowanych,

5)  załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

       6)  w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością,                                                                                                                                                         

       7)  przy których stwierdzono uszkodzenie koperty.

6.  Jeżeli pracownik Przedszkola otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy

     ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do kancelarii  w celu rejestracji

      i uzupełnienia danych w dzienniku korespondencji.

7.  Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria  wydaje na żądanie składającego pismo.

8.  Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się

     bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub przesyła pod właściwy adres wskazany na przesyłce.

 9.  Odbiór i otwieranie przesyłek niejawnych regulują odrębne przepisy.

10. Na każdym wpływającym piśmie umieszcza się w lewym górnym rogu pierwszej strony

      (na korespondencji przekazywanej bez otwierania na pierwszej stronie koperty) pieczęć

      wpływu (załącznik nr 1) określającą nazwę jednostki  datę otrzymania i numer ewidencyjny pisma

      zarejestrowanego w dzienniku korespondencji. Pieczęci wpływu nie umieszcza się na  przesyłkach

      i wpływach nie wymagających merytorycznego załatwienia (prospekty,

       czasopisma, załączniki, dokumenty osobiste itp.).

11. W dzienniku korespondencji (załącznik nr 2) przy rejestracji pism wpływających zamieszcza się:

       1) liczbę porządkową,

       2) datę wpływu przesyłki,

       3) tytuł (treść) przesyłki,

       4) nazwę nadawcy, który przesłał przesyłkę,

       5) datę przesyłki,

       6) znak, którym opatrzona jest przesyłka,

       7) wskazanie, komu przydzielono przesyłkę,    

       8) liczbę załączników, jeśli dołączono je do przesyłki,

       9) inne informacje, jeśli są konieczne.        

 

 § 7

 

  1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

 2. Przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej Przedszkola oraz przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej, mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia

      przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez jednostkę organizacyjną, rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym i drukuje oraz nanosi na nie pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku i przekazuje do dekretacji.

 3.  Przesyłki mające robocze znaczenie dla spraw załatwionych i rozstrzyganych przez jednostkę

      organizacyjną drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy,

      natomiast pozostałych przesyłek nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.

 

§ 8

 

1.  Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku dzieli się na:

     1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych,

     2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

2.  Przesyłki, o których mowa w ust. 1 rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.                                      

3.  Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt 2 rejestruje się odnotowując 

     w dzienniku korespondencji informacje o załączniku zapisanym na informatycznym

     nośniku danych.

4. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci

     elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego

     (np. nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość

     dokumentu elektronicznego (np. dokument zawierający dużą liczbę stron albo

     wymagającym wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez własne urządzenia) należy:

     1) wydrukować tylko część przesyłki ( np. pierwszą stronę pisma lub pismo bez

         załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę

         o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć  wpływu na pierwszej stronie wydruku,

     2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym

         mowa  w pkt 1.

 

 

 

PRZEKAZYWANIE, PRZEGLĄDANIE I PRZYDZIELANIE KORESPONDENCJI

 

§ 9

 

1. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i wpisaniem przesyłek do dziennika
    korespondencji kancelaria przekazuje korespondencję dyrektorowi jednostki organi-

    zacyjnej do dekretacji.
2. Przesyłki adresowane imiennie do dyrektora jednostki organizacyjnej kancelaria

    przekazuje bezpośrednio dyrektorowi.
3. Dyrektor jednostki organizacyjnej po przejrzeniu przesyłek określa, które sprawy załatwia  osobiście,  a pozostałe przesyłki dekretuje, przydzielając je do załatwienia   pracownikom prowadzącym sprawę umieszczając w dekretacji datę i swój podpis.

4. Na przesyłkach dyrektor jednostki organizacyjnej może w razie potrzeby umieścić

    dyspozycje dotyczące sposobu i terminu załatwienia sprawy.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

5. W przypadku błędnej dekretacji przesyłki jej zmiany dokonuje dekretujący.
6. Po zadekretowaniu przesyłek kancelaria  dokonuje ich rozdziału do właściwych  

    stanowisk pracy.          

  

WEWNĘTRZNY OBIEG AKT

§ 10

 

  1. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się jedynie akta, co do których obowiązek pokwitowania wynika z odrębnych przepisów.
  2. Wewnętrzny obieg akt powinien być bezpośredni, tzn. pisma należy kierować wprost do właściwego pracownika prowadzącego sprawę z uwzględnieniem jedynie niezbędnych punktów zatrzymania.
  3. Pisma w obiegu wewnętrznym przekazywane są za pośrednictwem kancelarii.

                                                                                                                                                                             

 

 

REJESTROWANIE SPRAW, ZNAKOWANIE SPRAW I ZAKŁADANIE TECZEK

AKTOWYCH

 

§ 11

 

1.   Dokumentacja powstająca w jednostce organizacyjnej i do niej przesyłana dzieli się  ze względu na  

     sposób jej rejestracji i przechowywania na dokumentację tworzącą akta

      sprawy i dokumentację, która nie tworzy akt sprawy.

2.   Dokumentacja tworząca akta sprawy jest przyporządkowana do sprawy i oznaczona

      w wyniku rejestracji znakiem sprawy, dokumentacja nie tworząca akt sprawy podlega

      przyporządkowaniu jedynie do klasy z wykazu akt, a nie do sprawy.

3.   Rejestracja sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw (załącznik nr 3). Sprawę rejestruje się   jeden  raz, na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego  z zewnątrz lub sporządzonego w jednostce organizacyjnej. Dalszych pism dotyczących danej sprawy nie wpisuje się do spisu spraw,   tylko dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym nanosząc na pismo znak sprawy.

  1. Prowadzący sprawę po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdza, czy pismo dotyczy już

      wszczętej sprawy, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy, w drugim przed przystąpieniem do załatwienia sprawy rejestruje pismo jako nową sprawę nanosząc na pismo znak sprawy.

  1. Wszystkie dokumenty (pisma) dotyczące tej samej sprawy tworzą akta sprawy i otrzymują ten sam znak sprawy. Na korespondencji przychodzącej znak sprawy  wpisuje się w górnej części pierwszej strony pisma, a w przypadku pism wychodzących z lewej strony u góry pisma pod pieczęcią

      nagłówkową.

6.  Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.

7.   Znak sprawy zawiera:

       1) symbol literowy jednostki organizacyjnej, (Przedszkole posiada strukturę bezwydziałową)

2)  symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

3)  kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

       4)  cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła,

 

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

       5)  znak sprawy można uzupełnić o inicjały prowadzącego sprawę.     

8.  Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa

     w pkt. 7, i oddziela kropką w następujący sposób:

     PP7.4450.5.2014.PK, gdzie:

     1) PP7 - oznacza Publiczne Przedszkole Nr 7 w Bogatyni,

2) 4450 - oznacza symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt,

3) 5 - oznacza piątą sprawę rozpoczętą w 2014 r., w  ramach symbolu klasyfikacyjnego 4450,

4) 2014 – oznacza rok, w którym sprawa została wszczęta,

5) PK - oznacza inicjały  prowadzącego sprawę.

  9.  Sprawy otrzymane do załatwienia rejestruje się w dniu ich otrzymania.

10.  Akta szeregu spraw dotyczących tego samego zagadnienia z danego roku kalendarzowego, łączy się

       w jednej lub kilku teczkach ,w zależności od ilości akt, które oznacza się tym

     samym symbolem klasyfikacyjnym.

11.  Dla każdej teczki, założonej według wykazu akt ,prowadzi się oddzielnie spis spraw

     (załącznik nr 3). Zamieszcza się w nim:    

  1. kolejny numer sprawy, poczynając od nr 1 w każdym roku,                                                                                               
  2. treść danej sprawy,
  3. nazwę nadawcy oraz znak i datę pisma nadawcy,
  4. datę wpływu pierwszego pisma nadesłanego lub datę pierwszego pisma  wysłanego w danej

           sprawie (datę wszczęcia sprawy),

  1. datę pisma załatwiającego ostatecznie sprawę.

12.  Sprawę nie zakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany  

       dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

13.  Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może  nastąpić dopiero  wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa.

14.  W sytuacji, o której mowa w pkt 13, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt

       w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: „przeniesiono do znaku

       sprawy…” i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy  przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy.

15. Nie podlega rejestracji w spisach spraw dokumentacja nie tworząca akt sprawy, tj.:

  1. dokumentacja finansowo – księgowa, a w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe,
  2. listy obecności,
  3. karty urlopowe,
  4. środki ewidencyjne składnicy akt,
  5. rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych,
  6. dzienniki zajęć.
  1. Dokumentację nie tworząca akt sprawy należy odkładać do teczek aktowych założonych zgodnie

       z klasyfikację wynikającą z wykazu akt.

        

§ 12

 

1. Teczki spraw zakłada pracownik prowadzący sprawę w miarę powstawania akt, zgodnie z wykazem akt.

2.  Każdej końcowej klasie wykazu akt, oznaczonej kategorią archiwalną, powinna odpowiadać

     teczka (w przypadku dużej ilości akt podzielona na tomy) zawierająca akta o tym samym symbolu

     i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej. Niedopuszczalne jest łączenie w jednej teczce

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

 

     akt o różnych kategoriach archiwalnych.

3.  Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw dla każdej z nich.

4.  W razie potrzeby można niektóre teczki prowadzić przez okres dłuższy niż jeden rok.

      Dotyczy to spraw objętościowo niedużych, których charakter wymaga, aby łączone były

      przez dłuższy okres. W takim przypadku na każdy rok zakłada się odrębny spis spraw.

5.   Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla przedmiotu lub podmiotu sprawy, w  których

      grupuje się wiele akt spraw o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w tym samym spisie spraw. W takim przypadku w teczkach założonych według przedmiotu lub podmiotu  

     sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.

  1. Dopuszcza się zakładanie teczek zbiorczych, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych

      w kilku różnych spisach spraw (np. akta osobowe)                                                                                  

  1. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt teczki aktowej, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej.
  2. W przypadku założenia podteczki, zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki aktowej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki aktowej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw danej teczki, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki oraz oznaczenie roku (np. PP7.0712.2.5.2014).
  3. Każda teczka aktowa powinna zawierać następujące elementy opisu:

1) na środku u góry – nazwę jednostki organizacyjnej,

   2) w lewym górnym rogu – znak akt tj. symbol jednostki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny

     z wykazu akt,

   3) w prawym górnym rogu – kategorię archiwalną akt,

4) na środku – tytuł akt, to jest pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o informacje określające rodzaj   i treść akt zawartych w teczce,

   5) pod tytułem – daty skrajne (roczne) tj. datę najwcześniejszego i najnowszego pisma

       w teczce (w przypadku akt osobowych nad datami skrajnymi wpisuje się dzienną, miesięczną

     i roczną datę przyjęcia i zwolnienia pracownika z pracy),

   6) numer tomu, jeżeli teczka podzielona jest na tomy (wzór opisu tytułowej strony teczki –

       załącznik nr 4 ).

  1.  Przechowywanie akt luzem w biurkach lub szafach jest niedopuszczalne.

 

 

ZAŁATWIANIE SPRAW

 

§ 13

 

    1. Przy załatwianiu spraw należy stosować najbardziej celowe i najprostsze formy załatwiania,

      w dostosowaniu do rodzaju spraw i obowiązujących przepisów.

    1. Formy załatwiania sprawy mogą być ustne, odręczne lub pisemne.
    2. Załatwienie ustne polega na udzieleniu stronie zainteresowanej odpowiedzi (informacji)

      ustnie (telefonicznie) i sporządzeniu notatki wskazującej na sposób załatwienia sprawy.

    1. Załatwienie ustne w sprawach indywidualnych może być stosowane w przypadkach,

      w których przemawia za tym interes strony, a przepisy prawne nie stoją temu na  przeszkodzie.

    1. Załatwianie odręczne polega na pisemnym załatwieniu sprawy bez pozostawienia kopii pisma na stanowisku pracy, bądź też na sporządzeniu notatki na wpływie otrzymanym do załatwienia, informującym o sposobie załatwienia sprawy.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

    1. Odręcznie należy załatwiać pisma, które ze względu na treść nie wymagają pozostawienia odpisu załatwienia sprawy w aktach jednostki organizacyjnej, tj. pisma o charakterze informacyjnym, żądanie nadesłania akt, wyjaśnień, ponaglenia, itp.
    2. W załatwieniach odręcznych, w których nie stosuje się gotowych formularzy, tekst odręcznego załatwienia zamieszcza się bezpośrednio pod tekstem lub na odwrocie nadesłanego pisma, względnie, gdy nie ma miejsca na nadesłanym piśmie, na oddzielnej kartce papieru dołączonej do danego pisma.
    3. Załatwienie pisemne polega na sporządzeniu projektu pisma załatwiającego sprawę, zaaprobowaniu go przez zatwierdzającego i sporządzeniu czystopisu. Czystopis podpisany przez zatwierdzającego  wysyła się do adresata, natomiast jego kopie pozostawia w aktach jednostki organizacyjnej.
    4. Przy pisemnym załatwieniu spraw należy przestrzegać następujących zasad:
    1. umieścić nagłówek (pełną nazwę jednostki organizacyjnej),                                                                     
    2. w odpowiedzi podać datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy,
    3. wpisać adres,
    4. każde pismo oznaczyć datą i znakiem sprawy oraz znakiem pisma,
    5. treść załatwienia sprawy powinna być opracowana jasno i zwięźle oraz zgodnie
       z obowiązującymi przepisami,
    6. zamieścić podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko),
    7. pod treścią załatwienia sprawy z lewej strony pisma podaje się liczbę przesłanych załączników lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych, na załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika,
    8. w razie potrzeby należy określić pilność sprawy – „bardzo pilne”, „terminowe” lub podać określenie „niejawne”, itp. zamieszczone pod adresem.

10. Przy sporządzaniu odpisu pisma lub dokumentu należy zachować wszystkie ich elementy

      (treść, oznaczenie pieczęci, podpisy). W zależności od tego, czy odpis sporządza się z oryginału,

      czy też z odpisu - należy u góry zaznaczyć „odpis” lub „odpis z odpisu”, a pod tekstem z lewej strony    umieszcza się klauzulę: „Stwierdzam zgodność z oryginałem” lub

       „Stwierdzam  zgodność odpisu z odpisem”, po czym umieszcza się datę, podpis osoby

       stwierdzającej zgodność treści, z podaniem stanowiska służbowego.

11.  Prowadzący sprawy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.  

       Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą, nie mającą                

       z nią bezpośredniego związku.

12.  Prowadzący sprawę opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada  

       aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy

       i  po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami prowadzącemu sprawę.

13.  Prowadzący sprawę powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu.

       Po podpisaniu czystopisu sekretariat wysyła go adresatowi.

       Prowadzący sprawę, po otrzymaniu kopii wysłanego pisma (z dołączonymi załącznikami),

       odkłada je do akt sprawy.

14.  W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania.

15. Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie   z zasadami

      dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane  jedynie

       w porozumieniu   i za zgodą aprobującego.

       Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej

       przez  prowadzącego sprawę.

16.  Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać parafę prowadzącego sprawę

       (z lewej strony pod treścią pisma).

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

 

17.  W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące   

       określenia:

  1. nad adresem z prawej strony- wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu:  

     „polecony", „priorytet", „za potwierdzeniem odbioru", itp., brak takiej dyspozycji

     oznacza, że pismo na być wysłane jako przesyłka zwykła,

  1. adresy instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą:   

     „Otrzymują do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do

     wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma,

  1. ewentualne wskazówki dla kancelarii.

18. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami

      Szczególnymi.                                             

 

 

PODPISYWANIE PISM

§ 14

 

  1. Wszystkie pisma wychodzące z jednostki organizacyjnej podpisuje dyrektor

       jednostki organizacyjnej lub osoby uprawnione.

  1. Prowadzący sprawy składają pisma do podpisu w kancelarii.

     3.    Pieczęcie na pismach są stawiane w kancelarii.

4.    Urzędową pieczęć okrągłą umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej uwagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt Przedszkola oraz na innych pismach wysyłanych z jednostki organizacyjnej, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Wzór pieczęci urzędowej oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy.

     5.   Na pismach posiadających charakter dokumentów, jak zaświadczenia, decyzje, orzeczenia, 

           umowy oraz na pismach niejawnych nie można umieszczać facsimile.

 

 

 

WYSYŁANIE I DORĘCZANIE KORESPONDENCJI

 

§ 15

 

  1. Pisma przeznaczone do wysłania pracownicy prowadzący sprawę składają w  kancelarii.      
  2. Kancelaria rejestruje te pisma w dzienniku korespondencji i wpisuje znak pisma z lewej

       strony u góry pod znakiem sprawy.

3.    W dzienniku korespondencji (załącznik nr 2) przy rejestracji przesyłek wysyłanych zaznacza się:

       1) liczbę porządkową przesyłki,

       2) datę przekazania przesyłki do wysłania,

       3) temat (treść) wysyłanej przesyłki,

       4) nazwę adresata ,do którego przesłano przesyłkę,

       5) znak sprawy wysyłanego pisma,

       6) sposób przekazania przesyłki (np. list zwykły, polecony, faks, poczta elektroniczna).

4.  Przed wysłaniem pisma należy sprawdzić, czy jest podpisane, zaopatrzone w znak sprawy,          

     oznaczone datą oraz czy dołączone są odpowiednie załączniki, w razie stwierdzenia braków

     kancelaria  zwraca pismo prowadzącemu sprawę do uzupełnienia.

  1. Kancelaria przyjmując pisma do wysyłki:

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

 

    1. segreguje pisma przeznaczone do wysłania, grupuje pisma kierowane do tego samego adresata w celu łącznego wysłania,
    2. wkłada pisma do kopert, adresuje te koperty i opatruje pieczęcią nagłówkową,
    3. przesyłki wpisuje do pocztowej książki nadawczej,
    4. przekazuje korespondencję na pocztę.

6.   Korespondencję wysyła się listami poleconymi, zwykłymi i za zwrotnym potwierdzeniem

      odbioru. Brak dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.

  1. Kancelaria  wysyła faksy natychmiast po otrzymaniu dyspozycji ich wysłania.
  2. Data udokumentowania rozchodu znaczków pocztowych na wysyłki nadawane za pośrednictwem urzędów pocztowych, ilość oraz wartość znaczków powinna być odnotowana w ewidencji pism wysyłanych (książkach nadawczych).
  3. Pisma mogą być przekazywane do urzędów za pośrednictwem wyznaczonych pracowników.

      W takich przypadkach na kopii musi znaleźć się pieczęć odpowiedniego urzędu z datą wpływu

      bądź podpis odbierającego pracownika.

 

 

POSTĘPOWANIE Z AKTAMI OSTATECZNIE ZAŁATWIONYMI

I PRZEKAZANIE ICH DO SKŁADNICY AKT

 

§ 16

 

1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych Przedszkole prowadzi składnicę akt.

2. Wszystkie akta po upływie 2-letniego okresu przechowywania ich na stanowiskach pracy, licząc od 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczek spraw, należy przekazać kompletnymi rocznikami do składnicy akt w stanie uporządkowanym.

3. Przez uporządkowanie akt rozumie się:

1) W odniesieniu do akt kategorii B25:

a) ułożenie spraw wewnątrz teczek w kolejności zarejestrowania ich w spisie spraw,

  a w obrębie spraw chronologicznie od pisma rozpoczynającego sprawę na początku,

b) odłożenie do teczek formularza spisu spraw

c) usunięcie z akt wtórników pism, części metalowych, plastikowych (spinacze, zszywki,

  koszulki, itp.),

d) ponumerowanie ołówkiem wszystkich zapisanych stron w prawym górnym rogu, a na odwrocie   strony w lewym,

e) przełożenie akt do tekturowych teczek i zszycie tych akt, 

f) opisanie teczek aktowych.

2) W odniesieniu do pozostałych akt kategorii B (innych niż akta osobowe):

a) przełożenie akt do tekturowych teczek lub obłożenie ich tekturowymi okładkami

 i zszycie akt,

b) odłożenie do teczek formularza spisu spraw

c) opisanie teczek aktowych.

     3) Nie zszywa się dokumentacji, która ze względu na  oprawę nie wymaga takiego szycia

      (jak rejestry) lub która nie powinna być szyta (jak fotografie, dokumentacja techniczna)

    4) Grubość przekazywanych do składnicy akt teczek nie powinna przekraczać 5 cm,

         w przypadku większej ilości akt należy tworzyć tomy.

    5) Teczki aktowe winny być opisane według zasad określonych w § 12 pkt 9 instrukcji, a ponadto:

a) pod datą wpisuje się liczbę zapisanych stron w przypadku akt kategorii B25 i akt osobowych,

b) w lewym dolnym rogu – wpisuje się numer, pod którym teczka została

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

 

  zewidencjonowana w spisie zdawczo-odbiorczym (numer ten jest elementem

  sygnatury archiwalnej) .

Wzór opisu teczki aktowej – załącznik nr 4          

4. Akta gromadzone na stanowiskach pracy przekazywane są do składnicy akt na podstawie spisu   zdawczo-odbiorczego (wzór - załącznik nr 5), który sporządza się oddzielnie dla akt kategorii B25 i oddzielnie dla pozostałej dokumentacji kategorii B (można też sporządzać   osobne spisy zdawczo-odbiorcze dla dokumentacji płacowej  kategorii B50, dzienników zajęć).  

    Spisy sporządza się w trzech egzemplarzach.

  5.  W spisie zdawczo-odbiorczym zaznacza się:

     1) liczbę porządkową  (załącznik nr 5)

     2) znak akt,

     3) tytuł teczki aktowej,

     4) daty skrajne dokumentacji w teczce aktowej,

     5) kategorię archiwalną akt ,

     6) liczbę teczek,

     7) dane o miejscu przechowywania akt w składnicy akt,

     8) dane o wybrakowaniu akt.

6.  Dane wymienione w ust. 5 pkt 1-6 wpisuje się do spisów zdawczo-odbiorczych  na stanowiskach pracy,   dane wymienione w pkt. 7-8 wpisywane są w składnicy akt.

7.  W spisie zdawczo - odbiorczym teczki ewidencjonuje się w kolejności zgodnej z kolejnością haseł

     w wykazie akt, według zasady, że pod 1 pozycją spisu ujmuje się wyłącznie  1 teczkę aktową.

8.  Spisy zdawczo-odbiorcze winny być oznaczone nazwą jednostki organizacyjnej i datą

      przekazania akt do składnicy akt oraz podpisane przez  pracownika, który sporządził spis, dyrektora   jednostki organizacyjnej i archiwistę.

  1. Jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych potwierdzonych przez archiwistę, po zarejestrowaniu tych spisów w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, winien być

      odkładany do teczki aktowej  prowadzonej na danym stanowisku pracy.

  1. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które są potrzebne na stanowisku pracy dłużej niż 2 lata,

      po dokonaniu formalności przekazania ich do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo-

      odbiorczego, mogą pozostać na  tym stanowisku na zasadzie wypożyczenia ze składnicy akt.

11.Organizację i zakres działania składnicy akt reguluje odrębna instrukcja.

 

                                                                 

KONTROLA PRACY BIUROWEJ

§ 17

 

    1. Nadzór i kontrolę czynności kancelaryjnych wykonywanych przez pracowników sprawuje dyrektor jednostki organizacyjnej lub osoba przez niego upoważniona.
    2. Kontrola polega w szczególności na sprawdzaniu:
      1. prawidłowości stosowania obowiązujących przepisów kancelaryjnych, w tym wykazu akt w zakresie klasyfikacji dokumentacji,
      2. prawidłowości prowadzenia spisów spraw i teczek aktowych,
      3. terminowości i prawidłowości załatwiania spraw oraz prawidłowości stosowania pieczęci,
      4. przestrzegania zasad określonych w § 24, ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych   (Dz. U. Nr 101 z 2002 r., poz. 926, ze zm.),
      5. terminowości przekazywania akt do składnicy akt.
      6.  

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

 

 

 

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 18

 

  1. Dokumentację zlikwidowanego Przedszkola przekazuje się organowi prowadzącemu Przedszkole,  z wyjątkiem dokumentacji przebiegu nauczania, którą przejmuje organ sprawujący nadzór pedagogiczny (zgodnie z ustawą o systemie oświaty z dnia  7 września 1991r. - t.j. DzU z 2004r. nr 256,poz. 2572, z późn. zm. ,art. 59 pkt. 3).
  2. W przypadku likwidacji stanowisk akta spraw zakończonych powinny być przekazane do składnicy akt, natomiast akta spraw w toku należy przekazać temu stanowisku  pracy, które przejęło zadania  stanowiska zlikwidowanego, na podstawie protokołu przekazania.

                  3.     Instrukcja kancelaryjna może być nowelizowana na podstawie zarządzenia dyrektora   

 przedszkola, po zatwierdzeniu zmian przez Archiwum Państwowe we Wrocławiu.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

 

Załącznik nr 1

do Instrukcji kancelaryjnej

PP7 w Bogatyni

 

                                                                                                          

WZÓR PIECZĘCI  WPŁYWU

 

 

 

 

 
 

PUBLICZNE PRZEDSZKOLE NR 7

w Bogatyni 

 

Wpłynęło

             

                 dnia ……………………………………

 

            L.dz. ………………              zał. …………

 

           Podpis……………………………………….

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

                                                                                                            

Załącznik nr 2

do Instrukcji kancelaryjnej

PP7 w Bogatyni

 

DZIENNIK KORESPONDENCJI- wzór

 

 

Nr

kolejny

 

Data

otrzym

koresp.

 

Nr

 

 

Data

 

 

Od kogo

 

Treść otrzymanej korespondencji

 

Znak

referenta

otrzymanej

korespondencj

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Data

wysłanej

koresp.

 

 

Do kogo

 

 

Treść wysłanej korespondencji

 

Nr

koresp.

uprze-

dniej

 

Nr

odpow.

na

koresp.

wysłaną

 

Nr

aktu

 

Uwagi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

Załącznik nr 3

do Instrukcji kancelaryjnej

                                                                                                                                PP7 w Bogatyni

 

WZÓR SPISU SPRAW

 

 

 

 

 

 

……………

rok

 

 

 

 

 

…………………………………….

symbol kom. org..

 

 

 

 

 

………..…….

oznacz. teczki

 

 

 

 

 

…………………………………………………………………………………….

tytuł teczki wg wykazu akt

Lp.

SPRAWA

(krótka treść)

Od kogo wpłynęła

Data

UWAGI

(sposób załatwienia)

znak pisma

z dnia

wszczęcia sprawy

ostatecznego załatwienia

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                     

 

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

Załącznik nr 4

do Instrukcji kancelaryjnej

PP7 w Bogatyni

 

 

OPIS TECZKI AKTOWEJ

 

 

 

 

                                   ..................................................................................

                                                   (jednostka organizacyjna)

 

 

........................................................                                       ........................................................

                      (znak akt)                                                                        (kategoria archiwalna)

 

 

 

 

 

 

 

.....................................................................................................................

(tytuł teczki)

              Daty skrajne

 

Liczba zapisanych stron ............................

(w odniesieniu do akt kategorii B25)

 

Numer tomu.................................................

 

..........................................

 

(sygnatura archiwalna)

 

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

 

Załącznik nr 5

do Instrukcji kancelaryjnej

PP7 w Bogatyni

            ...........................................                                                            

(nazwa jednostki  organizacyjnej)

        Spis zdawczo – odbiorczy akt Nr .........

 

Lp.

 

Znak teczki

 

  Tytuł teczki

Daty skrajne            od - do

Kategoria

    akt     

Liczba teczek (tomów)

Miejsce przecho -wywania          w składnicy akt

Data zniszczenia lub przekazania do archiwum

państwowego

1

2

3

4

   5

6

7

           8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

........................................................................                                                        ..............................................

        podpis przekazującego akta                                                                                      podpis archiwisty

                                                                                                                                   

                                                                                                                                ………. .................................

                                                                     … . .................................. .........                    data przejęcia akt

                                                         

 

WYKAZ HASEŁ KLASYFIKACYJNYCH

I i II RZĘDU

 

0     ZARZĄDZANIE

00   Organy kolegialne

01   Organizacja

02   Zbiór aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna

03   Prognozowanie, planowanie, sprawozdawczość  i statystyka

04   Informatyzacja

05   Skargi i wnioski

06   Popularyzacja działalności własnej jednostki, uroczystości przedszkolne, kroniki, wydawnictwa

07   Współpraca, kontakty z jednostkami organizacyjnymi

08   Kontrole, nadzór, szacowanie ryzyka                                                                 

 

1    KADRY

10  Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kadr

11  Zatrudnianie pracowników

12  Ewidencja osobowa, legitymacje, zaświadczenia

13  Bezpieczeństwo i higiena pracy

14  Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników

15  Dyscyplina pracy, urlopy

16  Sprawy socjalno-bytowe

17  Ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna

 

2   ŚRODKI  RZECZOWE

20  Zasady prowadzenia spraw z zakresu administrowania środkami rzeczowymi

21  Inwestycje i remonty

22  Administrowanie nieruchomościami

23  Gospodarka materiałowa

24  Źródła zaopatrzenia- infrastruktura, telekomunikacja i informatyczna

25  Ochrona obiektów i mienia

26  Zamówienia publiczne

 

3   FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA

30 Planowanie i realizacja budżetu

31 Dochody, podatki i opłaty

32 Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa

33 Inwentaryzacja

34 Dyscyplina finansowa

 

4  NAUCZANIE I WYCHOWANIE

40 Przepisy dotyczące nauczania i wychowania

41 Organizacja i programy pracy dydaktyczno-wychowawczej

42 Rekrutacja dzieci do przedszkola

43 Realizacja pracy dydaktyczno-wychowawczej

44 Wychowankowie

45 Pomoc psychologiczno-pedagogiczna

 

 

 

 

 

 

 

Symbole klasyfikacyjne

 

 

HASŁA KLASYFIKACYJNE

Kategoria archiwalna

 

 

UWAGI

 

I

 

II

 

III

 

IV

1

2

3

4

5

6

8

0

 

 

 

ZARZĄDZANIE

 

 

 

00

 

 

Organy kolegialne

 

 

 

 

000

 

Rada Pedagogiczna

B25

Protokoły posiedzeń, uchwały, materiały na posiedzenia,

regulaminy Rady

 

 

001

 

Rada Rodziców

B25

Protokoły posiedzeń, sprawozdania z działalności, regulaminy Rady, wyniki wyborów do Rady, itp.

 

 

002

 

Komisje własne i zespoły ( stałe i doraźne)

B25

Przedmiotowe, problemowe, wycho-wawcze, dyscyplinarne itp. Powołanie, protokoły posiedzeń, sprawozdania, wnioski i postulaty. Dla każdej komisji zakłada się odrębną teczkę

 

 

003

 

Udział w obcych organach  kolegialnych

B25

W tym w posiedzeniach organów jednostek nadrzędnych lub nadzorujących (własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki, sprawozdania)

 

01

 

 

Organizacja

 

 

 

 

010

 

Podstawy prawne działania jednostki własnej

B25

Akt założycielski, orzeczenie organizacyjne przedszkola, przekształcenie, likwidacja itp.

 

 

011

 

Organizacja własnej jednostki

B25

Dot. m.in. statutów, regulaminów organizacyjnych, zmian organizacyjnych, rejestracji i odpisów z rejestracji nadanie  numerów NIP, REGON, itp. Oraz wszelkiej korespondencji w ww. sprawach

 

 

012

 

Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów i podpisy elektroniczne

B10

W tym ich rejestry, bankowe karty, wzory podpisu, okres przechowywania liczy się od daty utraty ważności

 

 

 

013

 

Ochrona i udostępnienie informacji ustawowo chronionych  oraz informacji publicznej

 

 

 

 

 

0130

Regulacje dotyczące ochrony i dostępu do informacji chronionych ustawowo oraz informacji publicznej

B25

Przepisy, wyjaśnienia, interpretacje, opinie prawne

 

 

 

0131

Ochrona informacji niejawnych

B10

 

 

 

 

0132

Ochrona danych osobowych

B10

Oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych i zgoda na przetwarzanie danych- odkłada się do akt osobowych klasa 120

 

 

 

0133

Udostępnienie informacji

B10

W tym informacji publicznej oraz obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej

 

 

014

 

Obsługa  kancelaryjna

 

 

 

 

 

0140

Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo

B25

Instrukcja kancelaryjna, instrukcja w/s organizacji i zakresu działania składnicy akt, jednolity rzeczowy wykaz akt, oraz korespondencja i uzgodnienia z Archiwum Państwowym

 

 

 

0141

Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentów

B5

Dziennik korespondencji,  pocztowa książka nadawcza, potwierdzenie odbiory itp.

 

 

 

0142

Wzory formularzy

B25

Opracowania, wdrażanie, wykazy

 

 

 

0143

Wzory odciskowe pieczęci, stempli i ich ewidencja

B25

Zamówienia pieczęci

 

 

 

0144

Ewidencja druków ścisłego zarachowania

B10

Oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych i zgoda na przetwarzanie danych- odkłada się do akt osobowych klasa 120

 

 

 

0145

Ewidencja zbioru bibliotecznego

B25

Księgi inwentarzowe, katalogi

 

 

015

 

Składnica akt

 

 

 

 

 

0150

Ewidencja składnicy akt

B25

Spisy zdawczo- odbiorcze dokumentacji przekazywanej do składnicy akt i wykaz tych spisów

 

 

 

0151

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

B25

Protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy akt wybrakowanych, zgoda archiwum Państwowego na brakowanie akt, protokoły potwierdzające zniszczenie akt

 

 

 

0152

Udostępnienie i wyposażenie dokumentacji ze składnicy akt

B5

Zezwolenia, karty udostępnienia

 

 

 

0153

Zgubienie lub zniszczenie akt

B25

Protokoły zagubienia lub zniszczenia, postępowanie wyjaśniające

 

02

 

 

Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna

 

 

 

 

020

 

Zbiór aktów normatywnych władz i organów nadrzędnych

B10

Okres przechowywania liczy się od utraty mocy prawnej aktów

 

 

021

 

Zbiór aktów normatywnych własnych

B25

Komplet podpisanych, zarządzeń, regulaminów, poleceń służbowych, komunikatów, instrukcji, pism ogólnych i ich ewidencja itp. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. Jeden egz. aktów normatywnych rejestruje się i przechowuje w ramach właściwej klasy rzeczowej wykazy akt

 

 

022

 

Interpretacje przepisów prawnych

B25

Wykładnie przepisów własnych i obcych dotyczących pracowników i działalności przedszkola

 

 

023

 

Zbiór decyzji administracyjnych dyrektora przedszkola

B10

Jeden egzemplarz decyzji rejestruje się i przechowuje w ramach  właściwej klasy rzeczowej wykazu akt

 

 

024

 

Zbiór umów

B10

Komplet podpisanych umów i ich ewidencja. Jeden egzemplarz umów rejestruje się przechowuje w ramach właściwej klasy rzeczowej wykazu akt

 

 

025

 

Opiniowanie projektów aktów prawnych

B25

W tym projektów aktów prawnych jednostek  nadrzędnych

 

 

026

 

Opinie prawne

B10

 

 

 

027

 

Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym pracowników

B10

Okres przechowywania liczy się od daty uprawomocnienia wyroku lub umorzenia sprawy

 

03

 

 

Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka

 

 

 

 

030

 

Plany i sprawozdania roczne

B25

 

 

 

031

 

Sprawozdania własne

B25

 

 

 

032

 

Statystyka

 

 

 

 

033

 

Źródłowe materiały statystyczne

B5

Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych. GUS, SIO

 

 

034

 

Statystyczne opracowania końcowe

B25

 

 

 

035

 

Statystyczne opracowania cząstkowe

B5

 

 

04

 

 

Informatyka

 

 

 

 

040

 

Projektowanie i koordynacja systemów i programów

B10

 

 

 

041

 

Spis systemów i programów

B25

Licencje, oprogramowanie, instrukcje. Okres przechowywania liczy  się od roku, w którym zaprzestano eksploatacji programów.

 

 

042

 

Ustalenie uprawnień dostępu do danych i systemów

B10

Okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień dostępu

 

05

 

 

Skargi i wnioski

 

 

 

 

050

 

Przepisy własne i ich interpretacja w sprawach załatwiania skarg i wniosków

B25

Instrukcje, zarządzenia

 

 

051

 

Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio

B25

W tym rejestr

 

 

052

 

Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwości

B5

 

 

 

053

 

Sprawy odesłane do załatwienia innym podmiotom

B2

Dotyczy spraw, które nie mieszczą się w zadaniach własnej jednostki

 

06

 

 

Popularyzacja działalności własnej jednostki, uroczystości przedszkolne, kroniki, wydawnictwa

 

 

 

 

060

 

Informacje własne dla prasy, radia i telewizji

B25

 

 

 

061

 

Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały informacyjne

B25

Artykuły prasowe, zdjęcia

 

 

062

 

Kroniki przedszkolne

B25

O działalności własnej

 

 

063

 

Wystawy, pokazy, odczyty i inne  imprezy

B25

Obejmuje imprezy stałe i okolicznościowe

 

 

064

 

Imprezy własne

B25

Programy, projekty plastyczne, scenariusze, własne plakaty i ulotki, nagrania dźwiękowe itp.

 

07

 

 

Współpraca, kontakty z jednostkami organizacyjnymi

 

 

 

 

070

 

Współpraca, kontakty z jednostkami krajowymi

B25

Porozumienia, umowy, sprawozdania dotyczące współpracy, korespondencja merytoryczna

 

 

071

 

Kontakty zagraniczne

B25

Umowy o współpracy, notatki, sprawozdania, protokoły itp.

 

08

 

 

Kontrole

 

 

 

 

080

 

Zasady i tryb postępowania w sprawach  nadzoru i kontroli

B25

W tym regulamin kontroli wewnętrznych, regulamin kontroli zarządczej

 

 

081

 

Kontrole zewnętrzne

B25

Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę.

 

 

082

 

Kontrole wewnętrzne

B25

 

 

 

083

 

Kontrola zarządcza

B25

 

 

 

084

 

Książki kontroli

B5

 

 

 

085

 

Nadzór pedagogiczny wewnętrzny

B25

Plany nadzoru pedagogicznego,  sprawozdania z wykonania planu, arkusze hospitacyjne, raporty z wewnętrznego nadzoru, itp.

 

 

086

 

Nadzór pedagogiczny zewnętrzny

B25

 

1

 

 

 

KADRY

 

 

 

10

 

 

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

 

 

 

 

100

 

Przepisy zewnętrzne dotyczące pracy i płacy

B25

 

 

 

101

 

Regulamin pracy

B25

 

 

 

102

 

Regulaminy wynagradzania i nagradzania

B25

 

 

 

103

 

Inne regulacje dot. zatrudnienia

B25

np. regulamin oceny okresowej

 

11

 

 

Zatrudnianie pracowników

 

 

 

 

110

 

Zapotrzebowanie i nabór  pracowników

B2

CV, oferty kandydatów przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów

 

 

111

 

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników

B50

Odkłada się do akt osobowych – klasa 110

 

 

112

 

Opinie o pracownikach

 

 

 

 

 

1120

Opiniowanie i ocena pracowników

B50

Karty oceny- jak  klasa 110

 

 

 

1121

Ocena pracy nauczycieli

B50

Klasa 110

 

 

113

 

Rozmieszczenie i wynagradzanie pracowników

 

 

 

 

 

1130

Przeniesienia, zastępstwa pracowników

B50

Przeniesienia, zastępstwa, delegowanie itp.  Odkłada się do akt osobowych pracowników

 

 

 

1131

Wymiar uposażeń

B50

Jak w klasie 110

 

 

 

1132

Dodatek motywacyjny

B50

Jak w klasie 110

 

 

 

1133

Dodatek funkcyjny

B50

Jak w klasie 110

 

 

114

 

Awansowanie pracowników przedszkola

 

 

 

 

 

1140

Awansowanie pracowników

B50

Jak w klasie110

 

 

 

1141

Dokumentacja awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego

B10

Korespondencja, wnioski, plany rozwoju zawodowego i inna dokumentacja. Powołanie komisji kwalifikacyjnej, protokoły posiedzeń – klasa 002.

Akty nadania stopnia awansu zawodowego odkłada się do akt osobowych- klasa 110

 

 

 

1142

Dokumentacja awansu zawodowego nauczyciela mianowanego

B10

Korespondencja, wnioski, plany rozwoju zawodowego i inna dokumentacja. Akty nadania stopnia awansu zawodowego odkłada się do akt osobowych pracowników

 

 

 

1143

Dokumentacja awansu  zawodowego nauczyciela  dyplomowanego

B10

Jak w klasie 110

 

 

115

 

Prace zlecone

 

Umowy o pracę zlecone z własnymi i obcymi pracownikami, wynagrodzenia  z funduszu bezosobowego, ewidencja prac zleconych

 

 

 

1150

Prace zlecone ze składką ZUS

B50

 

 

 

 

1151

Prace zlecone bez składki ZUS

B5

 

 

 

 

1152

Umowa o dzieło

B5

Umowy ze składką ZUS – kat.B50

 

 

116

 

Nagrody, odznaczenia i kary

 

Wnioski

 

 

 

1160

Nagrody

B10

Odkłada się do akt osobowych pracowników

 

 

 

1161

Odznaczenia, wyróżnienia

B10

Podziękowania, listy gratulacyjne, pochwały itp.

Odkłada się do akt osobowych pracowników

 

 

 

1162

Kary porządkowe

Bc

Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa

 

 

 

1163

Postępowanie dyscyplinarne

B10

Powołanie, protokoły posiedzeń komisji dyscyplinarnej- klasa 002 okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa

 

 

 

1164

Zawieszenie w czynnościach

B5

Odkłada się do akt osobowych pracowników

 

 

 

1165

Sprawy pracownicze

B3

Wnioski, pisma pracowników

 

 

117

 

Sprawy wojskowe pracowników

B10

 

 

 

118

 

Zatrudnianie osób niepełnosprawnych

B10

Korespondencja  z PFRON, kopie deklaracji

 

12

 

 

Ewidencja osobowa, legitymacje, zaświadczenia

 

 

 

 

120

 

Akta osobowe

B50

Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą dokumentację z całego przebiegu zatrudnienia

 

 

121

 

Pomoce ewidencyjne do akt osobowych

B50

W tym dane w systemach bazodanowych

 

 

122

 

Legitymacje służbowe

B5

wnioski

 

 

123

 

Zaświadczenia o zatrudnianiu i wynagradzaniu

B5

Rejestr zaświadczeń

 

13

 

 

Bezpieczeństwo i higiena pracy

 

 

 

 

130

 

Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy

B25

Regulamin, protokoły z przeglądów placówki

 

 

131

 

Środki ochronne

B5

Karty ewidencyjne, odzież ochronna

 

 

132

 

Wypadki przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy

B10

Rejestr i dokumentacja. Przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii B25

 

 

133

 

Szkolenia z zakresu BHP

B10

Zaświadczenia odkłada się do akt osobowych pracownika klasa 110

 

 

134

 

Ocena ryzyka zawodowego

B25

Oświadczenia pracowników o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym odkłada się do akt osobowych klasa 110

 

 

135

 

Warunki szkodliwe i choroby zawodowe

 

 

 

 

 

1350

Warunki szkodliwe

B50

 

 

 

 

1351

Rejestr czynników szkodliwych

B50

 

 

 

 

1352

Choroby zawodowe

B50

 

 

14

 

 

Szkolenia i doskonalenia zawodowe pracowników

 

 

 

 

140

 

Szkolenia i doskonalenia zawodowe pracowników

 

 

 

 

 

1400

Szkolenia zewnętrzne nauczycieli

B5

Korespondencja, oferty szkoleniowe, zewnętrzne materiały szkoleniowe. Świadectwa i certyfikaty odkłada się do akt osobowych – klasa 110

 

 

 

1401

Studia niestacjonarne i podyplomowe

B10

Refundacja kosztów kształcenia, zaświadczenia o uczących się. Dokumenty ukończenia studiów odkłada się do akt osobowych- klasa 110

 

 

 

1402

Szkolenia zewnętrzne pozostałych pracowników

B5

Jak w klasie 1400

 

 

 

1403

Wewnątrz przedszkolne doskonalenie nauczycieli

B5

 

 

 

141

 

Staże absolwenckie, staże z urzędu pracy, praktyki studenckie, wolontariat

B5

 

 

15

 

 

Dyscyplina pracy, urlopy

 

 

 

 

150

 

Dowody obecności w pracy

B3

 

 

 

151

 

Karta ewidencji czasu pracy

B10

Okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika

 

 

152

 

Listy obecności w pracy

B3

 

 

 

153

 

Praca w godzinach nadliczbowych

B5

Karta rozliczenia godz. ponadwymiarowych, itp.

 

 

154

 

Absencja

B3

Zwolnienia lekarskie

 

 

155

 

Delegacje służbowe

B3

W tym ich ewidencja

 

 

156

 

Urlopy pracownicze

 

 

 

 

 

1560

Urlopy wypoczynkowe

B5

Plan urlopów, wnioski, karty urlopowe, itp.

 

 

 

1561

Urlopy macierzyńskie, ojcowskie, wychowawcze, bezpłatne i zdrowotne

B50

Przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się  do akt osobowych – klasa 110

 

 

 

1562

Urlopy okolicznościowe, szkoleniowe, opieka nad dzieckiem

B3

Dot. art. 188 KP

 

 

157

 

Dodatkowe zatrudnianie osób zatrudnionych

B5

 

 

16

 

 

Sprawy socjalno- bytowe

 

 

 

 

160

 

Podstawowe zasady z zakresu spraw socjalno-bytowych

B25

Regulamin ZFŚS

 

 

161

 

Świadczenia socjalne z ZFŚS

B5

Oświadczenia, wnioski i inne dokumenty dotyczące sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, decyzje dotyczące przyznawania świadczeń socjalnych.

 

 

162

 

Pożyczki mieszkaniowe

B5

Wnioski, umowy pożyczek mieszkaniowych- okres przechowywania liczy się od dnia wygaśnięcia umowy

 

 

163

 

Imprezy kulturalno- oświatowe

B5

 

 

 

164

 

Opieka nad emerytami i rencistami

B5

 

 

17

 

 

Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna

 

 

 

 

170

 

 Zgłoszenie do ubezpieczenia społecznego

B50

Zgłoszenie do ubezpieczenia  pracownika i wyrejestrowanie z ubezpieczenia

 

 

171

 

Obsługa ubezpieczenia społecznego

B10

RSA, RCA, DRA

 

 

172

 

Emerytury i renty

B10

 

 

 

173

 

Zaświadczenia o wynagradzaniu do ZUS

B5

Rp-7, Z-3

 

 

174

 

Korespondencja z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych

B5

Wysokość składki wypadkowej, wyjaśnienia do korekt, przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek

 

 

175

 

Opieka zdrowotna

 

 

 

 

 

1750

Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej

B10

 

 

 

 

1751

Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy

B10

Wstępne, kontrolne, okresowe- odkłada się do akt osobowych klasa 110

 

 

 

1752

Pomoc zdrowotna dla nauczycieli

B10

 

 

 

 

1753

Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze, itp.

B10

Polisy PZU, rozliczenie składek, itp. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej

2

 

 

 

ŚRODKI RZECZOWE

 

 

 

20

 

 

Zasady gospodarowania środkami trwałymi

B25

Przepisy, wyjaśnienia, interpretacje, opinie

 

21

 

 

Inwestycje i remonty

 

 

 

 

210

 

Ogólne zasady inwestycji i kapitalnych remontów

B25

Wytyczne własne, analizy potrzeb

 

 

211

 

Dokumentacja prawna i techniczna obiektu

B5

Okres przechowywania liczy się od dnia wyłączenia obiekty do eksploatacji

 

 

212

 

Wykonawstwo i odbiór inwestycji

B5

Umowy, harmonogramy robót, protokoły zaawansowanych prac, itp. Okres przechowywania liczy się od daty rozliczenia inwestycji

 

 

213

 

Książka obiektu budowlanego

B5

Okres przechowywania liczy się od daty wyłączenia obiektu z eksploatacji

 

22

 

 

Administrowanie nieruchomością

 

 

 

 

220

 

Nabywanie i zbywanie nieruchomości

B25

Dokumentacja prawna i techniczna

 

 

221

 

Przydział i najem nieruchomości

B5

Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy najmu

 

 

222

 

Konserwacja i eksploatacja nieruchomości

B5

Korespondencja dot. konserwacji, remontów bieżących, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania (umowy), pomiary elektryczne, usługi kominiarskie, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp.

 

 

223

 

Podatki i opłaty publiczne

B10

Deklaracje podatkowe, zwolnienia, itp. Z wyjątkiem dowodów księgowych

 

 

224

 

Przeglądy stanu technicznego nieruchomości

B5

 

 

23

 

 

Gospodarka materiałowa

 

Obejmuje zaopatrzenie w maszyny, narzędzia, materiały itp.

 

 

230

 

Zaopatrzenie

B5

Materiały biurowe, sprzęt, druki, itp. Zapotrzebowanie, zamówienia, oferty, ogłoszenia, zapytanie o cenę, reklamacje itp.

 

 

231

 

Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych

B10

Dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo- wartościowe, zestawienia wyposażenia

 

 

232

 

Gospodarka odpadami

B5

 

 

 

233

 

Ewidencja środków trwałych i nietrwałych

B10

Księgi inwentarzowe

 

 

234

 

Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i nietrwałych

B10

Dowody przyjęcia środków do eksploatacji, dowody zmiany miejsca użytkowania, kontrole techniczne, protokoły likwidacji itp. Okres przechowywania  liczy się od momentu upłynnienia środków

 

 

235

 

Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń

B5

Okres przechowywania liczy się od daty kasacji danego urządzenia lub maszyny

 

 

236

 

Konserwacja  i remonty środków trwałych

B5

 

 

24

 

 

Źródła zaopatrzenia- łączność, infrastruktura telekomunikacja i informatyczna,

 

Dostawcy  krajowi, zamówienia publiczne

 

 

240

 

Zakup środków i usług transportowych, łączności, pocztowych

B5

 

 

 

241

 

Eksploatacja środków transportu

B5

 

 

 

242

 

Eksploatacja środków łączności

B5

W tym konserwacja i remont tych środków

 

 

243

 

Eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej

B10

 

 

25

 

 

Ochrona zakładu pracy (mienia)

 

 

 

 

250

 

Ochrona przeciwpożarowa, cywilna i inna

B10

 

 

 

251

 

Ubezpieczenia rzeczowe

B10

Od ognia, kradzieży itp. Okres przechowywania liczy się od dnia wygaśnięcia umowy.

 

26

 

 

Zamówienia publiczne

 

 

 

 

260

 

Dokumentacja zamówień publicznych

B5

 

 

 

261

 

Rejestr zamówień publicznych

B5

 

3

 

 

 

FINANSE ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA

 

 

 

30

 

 

Planowanie i realizacja budżetu

 

 

 

 

300

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu planowania i realizacji budżetu

B25

 

 

 

301

 

Planowanie budżetu

 

 

 

 

 

3010

Przygotowanie projektu budżetu

B25

 

 

 

 

3011

Budżet i jego zmiany

B25

 

 

 

302

 

Finansowanie

 

 

 

 

 

3020

Finansowania działalności przedszkola

B5

 

 

 

 

3021

Finansowanie inwestycji

B5

 

 

 

 

3022

Finansowanie remontów

B5

 

 

 

303

 

Obsługa finansowa funduszy, środków dodatkowych, pożyczek, kredytów, dochodów pozabudżetowych

 

 

 

 

 

3030

Współpraca z bankami

B5

 

 

 

 

3031

Gospodarka pozabudżetowa

B5

 

 

31

 

 

Dochody, podatki i opłaty

 

 

 

 

310

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu dochodów, podatków, opłat, egzekucji i windykacji

B25

 

 

 

311

 

Windykacja należności

B5

 

 

32

 

 

Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa

 

 

 

 

320

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości,  księgowości i obsługi kasowej

B25

 

 

 

321

 

Obrót gotówkowy i bezgotówkowy

 

 

 

 

 

3210

Obrót gotówkowy

B5

Plany i raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych, KW, KP

 

 

 

3211

Obrót bezgotówkowy

B5

Wyciągi bankowe, przelewy

 

 

322

 

Księgowość

 

 

 

 

 

3220

Dowody księgowe

B5

Faktury Vat,  wyciąg bankowy, nota księgowa, zaliczki, polecenie księgowania, rachunki, itp.

 

 

 

3221

Dokumentacja księgowa

B5

Zestawienie obrotów i sald, sprawozdania, dziennik główny

 

 

 

3222

Rozliczenia

B5

Rozliczenia z dostawcami, odbiorcami (w tym rodzicami lub opiekunami dzieci zapisanych do przedszkola), pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi , w tym wezwania do zapłaty

 

 

 

3223

Ewidencja syntetyczna i analityczna

B5

 

 

 

 

3224

Uzgadnianie sald

B5

 

 

 

 

3225

Kontrole i rewizje kasy

B5

 

 

 

 

3226

Zobowiązania, poręczenia

B5

 

 

 

 

3227

Księgowość materiałowo-towarowa

B5

PZ, RW, WZ. PW, MM, Jadłospisy wraz ze zużyciem materiałowym.

 

 

 

3228

Obsługa księgowa w zakresie VAT

B10

 

 

 

323

 

Rozliczenie płac i wynagrodzeń

 

 

 

 

 

3230

Dokumentacja płac i potrąceń z płac

B5

Nadgodziny, itp.

 

 

 

3231

Listy płac

B50

 

 

 

 

3232

Kartoteki wynagrodzeń

B50

 

 

 

 

3233

Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego

B5

 

 

33

 

 

Inwentaryzacja

 

 

 

 

330

 

Wycena i przecena

B10

 

 

 

331

 

Spisy, protokoły, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne

B5

 

 

34

 

 

Dyscyplina finansowa

 

 

 

 

340

 

Interwencje Głównego Księgowego

B10

 

 

 

341

 

Inne sprawy nadzoru finansowego

B10

 

4

 

 

 

NAUCZANIE, OPIEKA I WYCHOWANIE

 

 

 

40

 

 

Przepisy dotyczące nauczania i wychowania

B25

Regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne- zewnętrzne

 

41

 

 

Organizacja i programy pracy dydaktyczno- wychowawczej

 

 

 

 

410

 

Wytyczne organizacyjno- programowe

B25

 

 

 

411

 

Organizacja pracy w przedszkolu

B25

Statut, arkusz organizacyjny, aneksy

 

 

412

 

Organizacja roku szkolnego

B5

Tygodniowy rozkład zajęć lekcyjnych i dodatkowych, zeszyt zastępstw  itp.

 

 

413

 

Realizacja podstawy programowej

B25

 

 

 

414

 

Programy i plany nauczania i wychowania

 

 

 

 

 

4140

Zestaw programów nauczania i wychowania przedszkolnego i podręczników

B25

 

 

 

 

4141

Programy nauczania dostosowane do potrzeb i możliwości psychofizyczne dziecka

B25

 

 

 

 

4142

Indywidualne programy nauczania

B25

 

 

 

415

 

Eksperymenty dydaktyczno- wychowawcze innowacyjne

B25

 

 

42

 

 

Rekrutacja dzieci do przedszkola

 

 

 

 

420

 

Przepisy dotyczące rekrutacji

B25

Opracowania zewnętrzne i przepisy wydane przez placówkę

 

 

421

 

Ustalenie zobowiązań między przedszkolem a rodzicami

B5

Umowy o świadczenie usług

 

 

422

 

Dokumentacja przebiegu rekrutacji dzieci do przedszkola

B5

Karty zgłoszenia dziecka do przedszkola, listy przyjętych, oczekujących i  skreślonych

 

43

 

 

Realizacja pracy dydaktyczno- wychowawczej

 

 

 

 

430

 

Dokumentacja przebiegu nauczania i wychowania

 

 

 

 

 

4300

Dzienniki zajęć w przedszkolu

B5

 

 

 

 

4301

Zeszyt do współpracy z rodzicami

B5

Współpraca z rodzicami

 

 

 

4302

Diagnozy umiejętności wychowanków

B5

Monitorowanie osiągnięć dzieci, raporty badań  edukacyjnych

 

 

431

 

Zajęcia pozalekcyjne i dodatkowe

 

 

 

 

 

4310

Organizacja zajęć pozalekcyjnych i dodatkowych w przedszkolu

B5

 

 

 

 

4311

Dzienniki zajęć pozalekcyjnych

B5

 

 

 

 

4312

Wycieczki i wyjazdy

B5

W tym karty wycieczek. Regulamin wycieczek- kat. B25

 

 

 

4313

Udział w obcych imprezach i zajęciach poza placówką

B5

 

 

 

 

4314

Imprezy i zajęcia obce na terenie przedszkola

B5

m.in. widowiska, sztuki teatralne, pogadanki itp.

 

 

432

 

Udział dzieci w konkursach

B5

Dokumentacja dot. udziału dzieci w konkursach

 

44

 

 

Wychowanie

 

 

 

 

440

 

Realizacja obowiązku przedszkolnego

 

 

 

 

 

4400

Przepisy dotyczące realizacji przygotowania przedszkolnego

B25

 

 

 

 

4401

Ewidencja dzieci podlegających obowiązkowi

B50

W tym korespondencja  z urzędem gminy i miasta

 

 

 

4402

Odroczenie i zwolnienia z obowiązkowego rocznego przygotowania przedszkolnego i szkolnego

B10

 

 

 

 

4403

Nauczanie indywidualne

B10

 

 

 

 

4404

Powiadomienia szkół o podjęciu przez dziecko realizacji obowiązkowego przygotowania przedszkolnego

B10

 

 

 

 

4405

Powiadomienia o przerwaniu realizacji obowiązku przedszkolnego

B10

 

 

 

 

4406

Skreślenia z listy dzieci uczęszczających do przedszkola

B5

 

 

 

 

4407

Uczestnictwo dzieci w zajęciach z religii

B2

Listy dzieci. Oświadczenia rodziców dołącza się do kart zgłoszenia dziecka do przedszkola, klasa 422

 

 

 

4408

Zaświadczenia dotyczące dzieci

B5

O uczęszczaniu do przedszkola, o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, itp. także rejestr wydawanych zaświadczeń

 

 

441

 

Opieka nad dziećmi

 

 

 

 

 

4410

Kontakty z rodzicami w sprawie dzieci

B10

dot. m.in. nieobecności  dzieci, wyników w nauce, ankiety

 

 

 

4411

Kontakty z instytucjami w sprawach dzieci

B10

Z domami dziecka, pogotowiami opiekuńczymi, rodzicami zastępczymi i adopcyjnymi, kuratorami

 

 

 

4412

Opinie o dzieciach wydawane na wniosek sądu rodzinnego i PCPR

B10

 

 

 

442

 

Zasiłki i pomoc materialna dla dzieci

B5

Decyzje dotyczące dożywiania

 

 

443

 

Bezpieczeństwo i ubezpieczenia dzieci

 

 

 

 

 

4430

Przepisy dotyczące bezpieczeństwa i ubezpieczenia dzieci

B25

 

 

 

 

4431

Wypadki dzieci

B10

Wypadki zbiorowe, śmiertelne, powodujące inwalidztwo oraz rejestr wypadków- kat. B25

 

 

 

4432

Analiza wypadków

B25

 

 

 

 

4433

Ubezpieczenia dzieci

B10

polisy

 

 

444

 

Losy absolwentów

B5

 

 

 

445

 

Wyżywienie dzieci

 

 

 

 

 

4450

Organizacja żywienia zbiorowego- księga HCCP

B25

 

 

 

 

4451

Karty zapisów pomiarów i kontroli dot. żywności

B2

Dot. przechowywania żywności, temp. potraw itp.

 

 

 

4452

Listy obecności dzieci korzystających z wyżywienia

B5

 

 

 

 

4453

Sprawy sanitarno- epidemiologiczne

B5

Protokoły, decyzje

 

45

 

 

Poradnictwo psychologiczno- pedagogiczne

 

 

 

 

450

 

Zasady udzielania pomocy psychologiczno- pedagogicznej

B25

Przepisy, regulacje, wyjaśnienia

 

 

451

 

Opinie poradni psychologiczno- pedagogicznej

B10

Odkłada się do teczek z dokumentacją  badań dzieci- klasa 453

 

 

452

 

Dokumentacja badań dziecka

B10

 

 

 

453

 

Organizacja pomocy psychologiczno- pedagogicznej

B10

Powołanie  zespołów pomocy p-p, harmonogramy pracy zespołów, zawiadomienia o posiedzeniach zespołów, rejestr zespołów

 

 

454

 

Udzielenie pomocy psychologiczno- pedagogicznej

B10

Wnioski o objęcie dzieci pomocą, plany działań wspierających, informacje dla rodziców dot. udzielanej pomocy psychologiczno- pedagogicznej, ocena pomocy psychologiczno- pedagogicznej dla danego dziecka, opinie.

 

 

455

 

Teczki pomocy psychologiczno- pedagogicznej

B10

Dla każdego dziecka prowadzi się osobną teczkę zawierającą dokumentację badań  i czynności  uzupełniających

 

 

456

 

Dzienniki specjalistyczne

B5

Do terapii pedagogicznej, zajęć rewalidacyjno- wychowawczych, itp.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nazwa dokumentu: Instrukcja Kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt
Skrócony opis: Instrukcja, wykaz akt
Podmiot udostępniający: Publiczne Przedszkole Nr 7
Osoba, która wytworzyła informację: Jolanta Jurewicz
Osoba, która odpowiada za treść: Jolanta Jurewicz
Osoba, która wprowadzała dane: Jolanta Jurewicz
Data wytworzenia informacji: 2019-07-02 09:23:06
Data udostępnienia informacji: 2019-07-02 09:23:06
Data ostatniej aktualizacji: 2019-07-02 09:54:44

Wersja do wydruku...

corner   corner