logo
Wersja dla niedowidzących
  
      
corner
Statystyki
Rejestr zmian
Mapa strony
Instrukcja biuletynu
Pliki do pobrania
corner
  
corner corner
corner corner
 JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE
minus Jednostki budżetowe
   plus Szkoły
   minus Przedszkola
      plus Publiczne Przedszkole nr 3
      plus Przedszkole Publiczne nr1
      minus Przedszkole Publiczne Nr 4
         minus Organizacja
         minus Status prawny
         minus Statut
         minus Przedmiot działalności i kompetencje
         minus Struktura organizacyjna
         minus Struktura własnościowa
         minus Majątek
         minus Tryb działania
         minus Załatwianie spraw
         minus Archiwa danych
         minus Kontakt
         minus Strona www
         minus Ogłoszenia
            minus Nabór na wolne stanowisko urzędowe
            minus Archiwum
            minus Instrukcja Kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, Składnica
               minus Składnica akt
      plus Publiczne Przedszkole nr 5
      plus Publiczne Przedszkole nr 6
      plus Publiczne Przedszkole nr 7
   plus Ośrodek Sportu i Rekreacji
   plus Integracyjny Żłobek Publiczny Nr 1
   minus Bogatyński Ośrodek Pomocy Społecznej i Wsparcia Rodziny w Bogatyni
   plus Straż Miejska
plus Instytucje kultury
plus Zakłady budżetowe
plus Samodzielny Publiczny Zespół Opieki Zdrowotnej
plus Spółki akcyjne
plus Spółki z o.o.
A A A


Spis treści

 

1.Postanowienia ogólne................................................................................................................s. 2 -3

2.Zakres działania składnicy akt..................................................................................................s. 3

3.Obowiązki pracownika składnicy akt......................................................................................s. 4

4.Lokal i wyposażenie składnicy akt...........................................................................................s. 4 -5

5.Przyjmowanie dokumentacji do składnicy akt.......................................................................s. 5 -6

6.Przechowywanie dokumentacji  w składnicy akt........................................................... .......s. 6 -7

7.Ewidencja dokumentacji w składnicy akt.............................................................................. .s. 8

8.Przechowywanie i ewidencja akt osobowych ........................................................................s. 8 -9

9.Udostępnianie dokumentacji w składnicy akt........................................................................s.9 -10

10. Wycofywanie dokumentacji ze składnicy akt......................................................................s.10

11.Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej  ......................................................................... .s.10-11

12.Nadzór nad składnicą akt.........................................................................................................s.11

13.Postanowienia końcowe...........................................................................................................s.12

 

Załączniki do instrukcji:

Załącznik Nr 1 Wzór spisu zdawczo-odbiorczego (akt przekazywanych do archiwum

                         zakładowego)

Załącznik Nr 2 Wzór spisu zdawczo-odbiorczego informatycznych nośników danych

Załącznik Nr 3 Wzór wykazu spisów zdawczo- odbiorczych

Załącznik Nr 4 Wzór karty udostępnienia akt

Załącznik Nr 5 Wzór karty zastępczej akt

Załącznik Nr 6 Wzór protokołu zniszczenia, uszkodzenia, zagubienia dokumentacji

                         udostępnionej przez archiwum zakładowe

Załącznik Nr 7 Wzór protokołu wycofania dokumentacji ze składnicy akt

Załącznik Nr 8 Wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej

Załącznik Nr 8a Wzór wniosku do Archiwum Państwowego w sprawie brakowania akt

Załącznik Nr 9 Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę

                         lub  zniszczenie

Załącznik Nr 10  Wzór opisu teczki aktowej

Załącznik Nr 11 Wzór opisu akt osobowych                                                                      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                      

 

 

 

 

 

 

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT

 

 

 

 

 

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

§1

 

  1. Instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt, zwana dalej instrukcją

     archiwalną, określa organizację i zasady funkcjonowania składnicy akt w Przedszkolu

     Publicznym Nr 4 w Bogatyni , tryb postępowania z dokumentacją przekazywaną do

     składnicy akt, zasady jej przechowywania i udostępniania oraz przekazywania dokumentacji

     niearchiwalnej na zniszczenie.                                                                              

2. Podstawa prawna działania składnicy akt:

    1/ ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst

        jednolity: Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z późn. zm.),zwana dalej ustawą archiwalną,

    2/ rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania   

        z dokumentacją zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu  przeka-

        zywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r.

        Nr 167, poz. 1375),

3. Odrębne przepisy regulują postępowanie z dokumentacją niejawną.

4. Składnica akt podlega Dyrektorowi Przedszkola Publicznego Nr 4 w Bogatyni.

5. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

  1. archiwum państwowe - Archiwum Państwowe we Wrocławiu i Oddział Archiwum

      Państwowego w Lubaniu ,

2)   jednostka organizacyjna, Przedszkole -  Przedszkole Publiczne Nr 4 w Bogatyni,      

  1. kierownik jednostki organizacyjnej, dyrektor - dyrektor Przedszkola Publicznego

      Nr 4 w Bogatyni,

  1. składnica akt - wyodrębnione pomieszczenie, w którym gromadzi się dokumentację spraw zakończonych powstającą w związku z działalnością jednostki organizacyjnej, po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji na stanowiskach pracy,
  2. dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji, dokumentacji finansowej, statystycznej itp. niezależnie od techniki ich wykonania (np. rękopisy, maszynopisy ,wydruki komputerowe ,mapy ,fotografie ,nagrania),
  3. prowadzący sprawę - pracownik wyznaczony do wykonywania określonych zadań, wytwarzający, rejestrujący i przechowujący akta, które przekazuje następnie do składnicy akt,
  4. teczka spraw - skoroszyt, segregator, teczka wiązana służąca do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną w jednolitym rzeczowym wykazie akt,
  5. jednolity rzeczowy wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt, służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt (zwany dalej wykazem akt),
  6. kategoria archiwalna - oznaczenie wartości archiwalnej akt przy pomocy symboli A, B,BE, Bc,
  7. kwalifikacja archiwalna - zaliczenie akt do danej kategorii archiwalnej,
  8. archiwista - pracownik jednostki organizacyjnej, prowadzący składnicę akt.

 

 

 

 

 

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT

 

 

§2

 

1. Całość dokumentacji dzieli się pod względem wartości  archiwalnej na dwie kategorie

    archiwalne:

1) dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, kategorii A,

2) dokumentację posiadającą czasową wartość praktyczną zwaną dalej dokumentacją niearchiwalną.

2. Kategorię dokumentacji niearchiwalnej oznacza się symbolem B, z tym, że :

1) symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, po uzyskaniu zgody archiwum państwowego; okres przechowywania, liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczek spraw,

2) symbolem Bc oznacza się dokumentację niearchiwalną posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu może być brakowana przez prowadzącego sprawę bez przekazywania do składnicy akt, lecz w porozumieniu z archiwistą i w trybie uzgodnionym z właściwym terytorialnie archiwum państwowym.

 

 

§3

 

 

1. Przedszkole tworzy dokumentację niearchiwalną, nie wytwarza materiałów archiwalnych

2. Kwalifikacja archiwalna dokumentacji określona została w obowiązującym w Przedszkolu

    jednolitym rzeczowym wykazie akt.

 

 

ZAKRES DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT

 

§4

 

1. Do zadań składnicy akt należy:    

   1) współpraca z prowadzącymi sprawy w zakresie prawidłowego przygotowania doku-

        mentacji do przekazania do składnicy akt,

   2)  przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych stanowisk pracy,

   3)  porządkowanie i ewidencjonowanie dokumentacji, jeśli do składnicy akt

        przekazana zostanie dokumentacja nieopracowana,

   4)  prowadzenie ewidencji przyjętej dokumentacji oraz przechowywanie tej dokumentacji,

   5)  udostępnianie dokumentacji,

   6)  wycofywanie dokumentacji ze stanu składnicy akt,

   7)  inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym

        brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po

        uprzednim uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego,

   8)  zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, kradzieżą, uszkodzeniem, zniszczeniem,

   9)  współpraca z archiwum państwowym.

 

 

 

 

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT

 

 

 

OBOWIĄZKI PRACOWNIKA SKŁADNICY AKT

 

§5

 

1. Składnicę akt prowadzi pracownik jednostki organizacyjnej, któremu powierzono dodatkowe obowiązki w tym zakresie.

2. Pracownik prowadzący składnicę akt winien posiadać odpowiednie kwalifikacje pozwalające na prawidłowe wykonywanie przez niego obowiązków, winien też utrzymywać stałe  kontakty

    z archiwum państwowym i znać obowiązujące przepisy archiwalne.

3. Do obowiązków archiwisty należą zadania wymienione w §4instrukcji.

4. Archiwista zobowiązany jest informować  przełożonych o wszelkich zdarzeniach, które spowodować mogą zniszczenie ,uszkodzenie lub utratę dokumentacji zgromadzonej 

     w składnicy akt.

5. W przypadku zmiany na stanowisku archiwisty powierzenie obowiązków nowemu pracownikowi odbywa się protokolarnie.

6. Pracownik prowadzący składnicę akt winien znać organizację pracy w Przedszkolu oraz  

    obowiązujące w niej przepisy kancelaryjno-archiwalne, w tym instrukcję kancelaryjną

    i jednolity rzeczowy wykaz akt.

 

LOKAL I WYPOSAŻENIE SKŁADNICY AKT

 

§6

  1. Składnica akt powinna posiadać odrębne pomieszczenie o odpowiedniej powierzchni magazynowej. Wielkość tego pomieszczenia winna zależeć od ilości zgromadzonych akt

     i wielkości rocznego przyrostu dokumentacji.

  1. Składnica akt jednostki organizacyjnej powinna być właściwie zabezpieczone przed włamaniem (drzwi antywłamaniowe lub obite blachą, plombowane, kraty w oknach pomieszczenia archiwalnego w piwnicy i na parterze lub system antywłamaniowy) 

     i dostępem osób niepowołanych.

  1. Lokal składnicy akt powinien być suchy, dobrze wietrzony, nie narażony

     na bezpośrednie działanie promieni słonecznych.

  1. Należy zabezpieczyć akta przed dostępem promieni słonecznych poprzez zawieszenie

     w oknach żaluzji lub rolet.

5.  Składnica akt winna mieć oświetlenie sztuczne o odpowiednim natężeniu, a punkty

     świetlne winny być umieszczone między regałami.

6.  W pomieszczeniu składnicy akt nie można ustawiać żadnych niezabezpieczonych

     urządzeń do ogrzewania. Zakazane jest również palenie tytoniu i używanie

     otwartego ognia.

7.  Przez pomieszczenie składnicy akt nie mogą przebiegać rury i przewody

     wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba że zostały zabezpieczone w sposób

     nie zagrażający dokumentacji.

8.  Lokal składnicy akt musi być zawsze utrzymany w należytym porządku.

  9. Umeblowanie i wyposażenie składnicy akt powinno składać się z :

  1) regałów dostosowanych do wymiarów akt i rozmieszczonych w sposób umożliwiający  swobodny dostęp do dokumentacji - odstępy miedzy regałami nie powinny być mniejsze niż 80 cm, odstępy między półkami powinny wynosić co najmniej 40 cm, pierwszą półkę od dołu regału należy umieścić co najmniej 15 cm nad podłogą, a półkę najwyższą co najmniej

    50cm od sufitu, regały należy ustawiać prostopadle do okien, nie powinny one przylegać  bezpośrednio do ścian i  grzejników,  

 

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT

 

 

 

  2) stołu i krzesła,

  3) sprzętu ochrony przeciwpożarowej (gaśnica proszkowa),

  4) sprzętu do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza (termometr, higrometr)

  5) drabiny.

10. Temperatura właściwa dla dokumentacji aktowej powinna być utrzymywana w grani-

  cach 14-18 stopni C (wahania dobowe temperatury 1 stopień), a wilgotność w granicach

  30-50% (wahania dobowe wilgotności 3%).

     11. Regały należy ponumerować cyframi rzymskimi, a półki arabskimi.

     12. Prawo wstępu do składnicy akt mają: archiwista, dyrektor jednostki organizacyjnej oraz

           upoważnieni przedstawiciele organów kontrolnych.

  13. Naprawy, prace remontowe oraz sprzątanie mogą być wykonywane tylko w obecności

    archiwisty.

 

 

 

PRZYJMOWANIE DOKUMENTACJI DO SKŁADNICY AKT

 

§7

 

 

1.   Zasady przekazywania dokumentacji do składnicy akt określa instrukcja kancelaryjna.

2. Składnica akt przejmuje akta spraw ostatecznie załatwionych po upływie 2-let-

      niego okresu ich przechowywania na stanowiskach pracy, liczonego od 1 stycznia roku

       następnego po zamknięciu teczek spraw. Przejmowane są wszystkie akta z danego roku

       kalendarzowego.

3.   W przypadku, gdy akta są nadal potrzebne do prac bieżących i pozostają na stanowiskach

      pracy dłużej niż 2 lata, składnica akt przyjmuje spisy zdawczo -odbiorcze tych akt

      (pozostają one wówczas na stanowiskach pracy na zasadzie wypożyczenia ze składnicy

      akt).

4.  Składnica akt przyjmuje akta ze stanowisk pracy wyłącznie w stanie  uporządkowanym. Przez uporządkowanie akt rozumie się:

1) W odniesieniu do akt kategorii B25:

a) ułożenie akt wewnątrz teczek sprawami w kolejności zarejestrowania ich w spisie spraw, a w obrębie spraw chronologicznie od pisma rozpoczynającego sprawę na początku,

b) usunięcie z akt wtórników pism, części metalowych i plastikowych (spinacze, zszyw- ki, koszulki, itp.),

c) ponumerowanie ołówkiem wszystkich zapisanych stron w prawym górnym rogu

    a na odwrocie strony w lewym,

d) przełożenie akt do tekturowych teczek i zszycie akt, 

e) opisanie teczek aktowych.

2) W odniesieniu do pozostałych akt kategorii B (innych niż akta osobowe):

a) przełożenie akt do tekturowych teczek lub obłożenie ich tekturowymi okładkami

    i zszycie akt,

b) opisanie teczek aktowych.

      3)  Zasady porządkowania akt osobowych określono w § 10 instrukcji

5. Każda teczka aktowa przejęta przez składnicę akt powinna być opisana  w następujący sposób:

1) na środku u góry – nazwa jednostki organizacyjnej,

  2) w lewym górnym rogu – znak akt tj. symbol Przedszkola i symbol klasyfikacyjny

     z wykazu akt,

 

 INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT

 

 

   3) w prawym górnym rogu – kategoria archiwalna akt,

4)  na środku – tytuł akt, to jest pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o informacje

     określające rodzaj i treść akt zawartych w teczce,

   5) pod tytułem – daty skrajne (roczne) tj. data najwcześniejszego i najnowszego pisma

       w teczce (w przypadku akt osobowych nad datami skrajnymi wpisuje się dzienną,

       miesięczną i roczną datę przyjęcia i zwolnienia pracownika z pracy),

  6) numer tomu, jeżeli teczka podzielona jest na tomy, i - w odniesieniu do akt kategorii

       B25 i akt osobowych - liczba zapisanych stron,

  7) w lewym dolnym rogu -  numer teczki aktowej ze spisu zdawczo-odbiorczego

  stanowiący element sygnatury archiwalnej (wzór opisu teczki - załącznik nr 10).

6. Składnica akt przejmuje akta na podstawie sporządzonych przez stanowiska pracy spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 1), datowanych i podpisanych przez przekazującego akta

     i dyrektora jednostki organizacyjnej.

7.  Spisy sporządza się w trzech egzemplarzach osobno dla akt kategorii B25 i pozostałych akt kategorii B (można sporządzić też osobne spisy dla akt kategorii B50 i dzienników zajęć), w kolejności zgodnej z kolejnością haseł w jednolitym rzeczowym wykazie akt, według zasady, że pod 1 pozycją spisu ujmuje się wyłącznie 1 teczkę aktową.

8. Archiwista sprawdza zgodność spisu zdawczo – odbiorczego z przekazywanymi aktami oraz stan uporządkowania tych akt i prawidłowość sporządzenia ewidencji archiwalnej.

    Jeśli archiwista nie wniesie zastrzeżeń, podpisuje spis zdawczo-odbiorczy i przyjmuje akta

    do składnicy akt.

    W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości archiwista odmawia przyjęcia akt do składnicy akt do czasu usunięcia wskazanych usterek.

9. Po przejęciu dokumentacji do składnicy akt i zarejestrowaniu spisów zdawczo-odbiorczych w wykazie spisów należy:

     1) jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego oddać przekazującemu akta, 2

         egzemplarze pozostawić w składnicy akt,

     2) z tych dwóch egzemplarzy spisów zdawczo-odbiorczych jeden egzemplarz odłożyć

        do teczki zbiorczej spisów, a drugi do teczek z ewidencją prowadzonych osobno

        dla poszczególnych stanowisk pracy (można dodatkowo prowadzić teczkę z kopiami

        spisów akt kategorii B25)

 

 

PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI W SKŁADNICY AKT

 

§8

 

1. Archiwista rejestruje spisy zdawczo-odbiorcze w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych

    (załącznik nr 3) i oznacza te spisy kolejnym numerem z wykazu spisów.

2.Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych powinien być oznaczony nazwą jednostki organizacyjnej i  zawierać:

     1) numer spisu zdawczo-odbiorczego,

     2) datę przekazania dokumentacji do składnicy akt,

     3) nazwę stanowiska pracy, które przekazuje dokumentację do składnicy akt

         i nazwę stanowiska, które wytworzyło dokumentację,

     4) liczbę pozycji spisu i liczbę przekazywanych teczek aktowych.

2. Numeracja wykazu spisów zdawczo-odbiorczych jest ciągła bez względu na koniec roku kalendarzowego, założenie drugiego lub następnych tomów wykazu spisów zdawczo- odbiorczych nie powoduje zmiany numeracji ciągłej.

 

 

    INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT

 

 

 

 Strony wykazu spisów zdawczo-odbiorczych muszą być kolejno ponumerowane. Należy też wyraźnie oddzielić zapisy kolejnego roku np. poprzez podkreślenie ostatniego zapisu danego roku.

3. Po zarejestrowaniu spisu zdawczo-odbiorczego w wykazie spisów archiwista uzupełnia

    w lewym dolnym rogu teczki sygnaturę archiwalną o numer spisu zdawczo-odbiorczego - sygnatura ta składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego, łamanego przez numer pozycji danego spisu , np. teczkę wymienioną w spisie nr 10 pod poz. 2 oznacza się sygnaturą 10/2.

     Numer pozycji z danego spisu wpisywany jest na teczki na stanowiskach pracy.

4. Po odłożeniu akt na regały archiwista wpisuje w spisie zdawczo- odbiorczym (w rubryce 7) dane o miejscu złożenia akt na regałach (np. I/2 ,co oznacza, że teczka aktowa znajduje się na regale I, półce 2).

5. W składnicy akt układa się dokumentację według stanowisk pracy lub - w przypadku braku miejsca -  w kolejności spisów zdawczo-odbiorczych, przy tym na osobnym regale winny być ułożone akta kategorii B25.

    Osobny zbiór dokumentacji w składnicy akt mogą też tworzyć akta osobowe i dokumentacja

    płacowa kategorii B50 oraz dzienniki zajęć.

6. Podczas układania akt na półkach należy zachować porządek teczek zgodny z kolejnością poszczególnych pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, tj. układać teczki wg sygnatur archi-

     walnych.

7. Dokumentację układa się na regałach pionowo, systemem bibliotecznym od lewej ku prawej stronie lub poziomo od dołu ku górze. Przy układaniu akt na półkach należy przestrzegać zasady, aby nie były one zbyt ściśnięte.

 

§9

 

 

1. W składnicy akt osobno przechowuje się informatyczne nośniki danych  przejęte

     ze składów tych nośników na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych informatycznych

     nośników danych (załącznik nr 2).

2.  Nie rzadziej niż raz na 5 lat dokonuje się przeglądu informatycznych nośników danych

     i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa.

3.  Kopie te powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie

     w przypadku niemożności odczytania zapisu na informatycznym nośniku danych, na którym

     pierwotnie zapisano dokumentację elektroniczną.

4.  Kopie bezpieczeństwa mogą być zapisywane na jednym nośniku, pod warunkiem,

     że zapisane na nim dane są zabezpieczone przed utratą w wyniku awarii tego nośnika.

5.  Jeżeli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na uszkodzenie

     nośnika, odnotowuje się to w aktach sprawy, z którym powiązany jest nośnik podając:

  1. datę stwierdzenia uszkodzenia nośnika,
  2. imię i nazwisko osoby sporządzającej adnotację,
  3. informację umożliwiającą jednoznaczne wskazanie uszkodzonego nośnika.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT

 

 

 

EWIDENCJA DOKUMENTACJI W  SKŁADNICY AKT

 

§10

 

1. Dokumentacja przechowywana w składnicy akt powinna być objęta prowadzoną na bieżąco ewidencją, pozwalającą na określenie stanu zasobu archiwalnego i sprawne wyszukiwanie teczek aktowych.

2. Środkami ewidencyjnymi w składnicy akt są:

1) spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych do składnicy akt

     /załącznik nr 1/,

2) spisy zdawczo-odbiorcze informatycznych nośników danych /załącznik nr 2/,

3) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych /załącznik nr 3/,

4) karty udostępnienia akt /załącznik nr 4/,

5) protokoły zniszczenia, uszkodzenia lub zagubienia dokumentacji udostępnionej

    przez składnicę akt /załącznik nr 6/,

6) protokoły wycofania akt ze składnicy akt /załącznik nr 7/,

7) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej (protokoły brakowania) /załącznik nr 8/,

8) spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (spisy akt brakowanych) /załącznik nr 9/,

    spisy akt brakowanych i protokoły brakowania przechowuje się łącznie wraz ze zgodą na zniszczenie akt wydaną przez archiwum państwowe,

  9) skorowidz alfabetyczny do akt osobowych.

   3. Pomoce ewidencyjne powinny być przechowywane w oddzielnych teczkach, poza kartami

       udostępnienia i skorowidzem alfabetycznym do akt osobowych, stanowią one dokumentację

       kategorii  B25.

 

PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA AKT OSOBOWYCH

 

§11

 

1. Akta osobowe powinny być przekazywane do składnicy akt w stanie uporządkowanym

    i na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.

2. Przez uporządkowanie akt osobowych należy rozumieć:

1) wyłączenie spośród akt nieistotnej dokumentacji o charakterze manipulacyjnym

    (np. dokumentów dotyczących urlopów, zwolnień lekarskich, okolicznościowych

    zwolnień z pracy, itp.),

2) wyłączenie z akt wszystkich oryginalnych dokumentów lub ich uwierzytelnionych 

    odpisów i przekazanie ich pracownikowi lub jego rodzinie,

3) usunięcie spośród akt wszystkich części metalowych, plastikowych (spinacze, zszywki,

    koszulki, itp.),

4) ułożenie akt zgodnie z wynikającym z przepisów porządkiem kancelaryjnym (w po-

    dziale na części A,B,C) , chronologicznie tak, by pismo najwcześniejsze znalazło się na

    wierzchu, a najnowsze na spodzie przy uwzględnieniu następującej kolejności: podanie

    o  przyjęcie do pracy, życiorys, kwestionariusz osobowy, świadectwa z poprzednich

    miejsc pracy i świadectwa potwierdzające kwalifikacje zawodowe sprzed okresu zatrud-

    nienia , umowa o pracę, dokumentacja z przebiegu pracy zawodowej ułożona chronolo-

    gicznie ,w tym angaże, nagrody, świadectwa podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

    na końcu podanie o zwolnienie z pracy, lub wypowiedzenie umowy o pracę, świadectwo

    pracy,

 

5) zszycie akt po uprzednim wzmocnieniu ich grzbietu tekturą,

6) ponumerowanie każdej zapisanej strony ołówkiem - w prawym górnym rogu,

    a na odwrocie strony w lewym rogu,

7) ułożenie akt w teczkach (lub w kopertach) osobnych dla danego pracownika,

8) opisanie teczek według zasad określonych w §7 pkt 5 instrukcji, z uwzględnieniem do-

    datkowo dokładnej daty zatrudnienia - dziennej, miesięcznej i rocznej daty przyjęcia

    i zwolnienia pracownika /załącznik nr 11/

3. Akta osobowe winny być ewidencjonowane w spisach zdawczo-odbiorczych w porządku

    alfabetycznym.

4. W składnicy akt teczki z aktami osobowymi mogą być ułożone w porządku alfabetycznym

     (z numeracją od 1w ramach danej litery),numerycznym ciągłym lub według sygnatur

     archiwalnych wynikających ze spisu zdawczo-odbiorczego.

5. W przypadku braku ewidencji elektronicznej akt osobowych, pozwalającej na ich sprawne   

    wyszukiwanie w składnicy akt na podstawie nazwiska pracownika ,winna być prowadzona

    dodatkowo ewidencja tych akt w postaci skorowidza alfabetycznego.

 

 

UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI W SKŁADNICY AKT

 

§12

 

1. Składnica akt udostępnia dokumentację dla celów służbowych za zgodą dyrektora jednostki organizacyjnej, na podstawie kart udostępnienia /załącznik nr 4/.

2. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniu składnicy akt.

3. W uzasadnionych wypadkach dokumentacja może być wypożyczona ze składnicy akt

     do pomieszczeń biurowych, ale na okres nie dłuższy niż 2 miesiące, za wyjątkiem dokumentacji uszkodzonej i ewidencji archiwalnej.

4. Udostępnianie dokumentacji pracownikom innej jednostki organizacyjnej oraz udostęp-

     nianie dokumentacji poza siedzibę jednostki organizacyjnej następuje za zezwoleniem dyrektora jednostki organizacyjnej, na podstawie karty udostępnienia.

5.  Dokumentacja może być udostępniana w postaci kopii.

6.  W przypadku wypożyczania na zewnątrz oryginalnej dokumentacji można wykonać

     kopię zastępczą i zachować ją w składnicy akt do czasu zwrotu dokumentacji.

7. W karcie udostępnienia zamieszcza się:

     1) datę i nazwisko/nazwę wnioskującego,

     2) wskazanie dokumentacji podlegającej udostępnieniu poprzez określenie jej tytułu,

         datacji i sygnatury archiwalnej oraz  stanowiska pracy, z którego pochodzi ta

         dokumentacja,

     3) informację o sposobie udostępniania (udostępnienie, wypożyczenie, w postaci kopii),

     4) podpis wnioskującego o udostępnienie,

     5) w przypadku udostępniania na zewnątrz jednostki organizacyjnej i osobom spoza

         jednostki organizacyjnej - cel i uzasadnienie udostępnienia,

     6) zgodę/zezwolenie na udostępnienie (datę i podpis dyrektora jednostki organizacyjnej),

     7) potwierdzenie odbioru udostępnianej dokumentacji (datę i podpis wnioskującego

         o udostępnienie),

     8) potwierdzenie zwrotu udostępnianej dokumentacji (datę i podpis archiwisty).

8. Dokumentacja wyszukiwana jest w składnicy akt wyłącznie przez archiwistę.

9. W miejsce wyjętej z półek dokumentacji wkłada się w zastępstwie zakładkę zwaną kartą zastępczą akt, na której wpisuje się nazwisko wypożyczającego, sygnaturę archiwalną oraz datę wypożyczenia akt /załącznik nr 5/.

     10.  Wypożycza się teczki aktowe, a nie pojedyncze pisma wyjęte z teczek.

 

 

 

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT

 

 

     11.  Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za całość udostępnionej mu

            dokumentacji i jej zwrot w wyznaczonym terminie.

     12.  Niedopuszczalne jest nanoszenie na wypożyczonej dokumentacji adnotacji i uwag

     oraz przekazywanie tej dokumentacji innym osobom bez wiedzy archiwisty.

13. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanej dokumentacji pracownik

       prowadzący składnicę akt zobowiązany jest sporządzić protokół, który podpisuje

       osoba wypożyczająca akta, archiwista i kierownik jednostki organizacyjnej /załącznik nr 6/.

   14. W protokole zniszczenia, uszkodzenia ,zagubienia dokumentacji udostępnionej ze

         składnicy akt zamieszcza się datę jego sporządzenia, imię i nazwisko osoby, która

         uszkodziła lub zagubiła akta, opis przedmiotu  zniszczenia, uszkodzenia lub zagubienia

         oraz okoliczności zdarzenia.

   15. Protokół ,wymieniony w ust. 14,sporządza się w trzech jednobrzmiących egzemplarzach,

         z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych lub dołącza do uszkodzonych akt, drugi

         przechowuje się w składnicy akt w specjalnej teczce, a trzeci przekazuje się dyrektorowi

         jednostki organizacyjnej w celu podjęcia odpowiednich decyzji.

 

 

WYCOFYWANIE DOKUMENTACJI ZE SKŁADNICY AKT

 

                                               §13

 

 

1.  W przypadku wznowienia w jednostce organizacyjnej sprawy, której dokumentacja

     znajduje się już w składnicy akt, archiwista na wniosek prowadzącego sprawę

      wycofuje dokumentację ze składnicy akt.

2.   Wycofania dokumentacji ze składnicy akt dokonuje się na podstawie protokołu

      wycofania, zawierającego następujące dane: numer protokołu wycofania, datę wycofania,

      nazwę stanowiska pracy, do którego wycofano dokumentację, tytuł teczki aktowej

      lub tytuł sprawy, sygnaturę archiwalną teczki aktowej /załącznik nr 7/.

3.   Protokół wycofania dokumentacji winien być podpisany przez archiwistę, prowadzącego

      sprawę, na wniosek którego dokonuje się wycofania, oraz przez kierownika

      jednostki organizacyjnej.

4.   Po wycofaniu dokumentacji ze składnicy akt  należy zaktualizować ewidencję

      archiwalną  poprzez wpisanie w rubryce 8 spisu zdawczo-odbiorczego, przy właściwej

      pozycji spisu, numeru i daty protokołu wycofania.

 

 

BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

 

§14

 

1Procedurę brakowania dokumentacji oraz wzór formularzy przeznaczonych do

     przeprowadzenia brakowania określają przepisy wydane na podstawie art.5 ust. 2

     i 2b ustawy archiwalnej.

2. Wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej do brakowania dokonuje się komisyjnie,

    na wniosek pracownika składnicy akt. Przez wydzielenie dokumentacji należy

    rozumieć wyłączenie na makulaturę dokumentacji kategorii B, której okres przechowywania

    minął.

3. W skład komisji brakowania, powołanej przez kierownika jednostki organizacyjnej, wchodzi

    przewodniczący - gł. księgowy, archiwista oraz przedstawiciele stanowisk pracy,

    z których dokumentacja jest brakowana.

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT

 

 

4. Wydzielanie dokumentacji odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych

    oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt.

5. Do zadań komisji brakowania należy:

    1) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej kategorii B do zniszczenia lub wydłużenie

        okresu jej przechowywania,

    2) sporządzenie wniosku brakowania tj. protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej,

        której okres przechowywania upłynął oraz spisu dokumentacji niearchiwalnej przezna-

        czonej na makulaturę lub zniszczenie -  w dwóch egzemplarzach /załączniki nr 8,9/.

6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odejmuje następujące czynności:

    1) przegląd   spisów   zdawczo – odbiorczych   w   celu   ustalenia   tych  akt,   których  

        okres przechowywania w składnicy akt już minął,

    2) wyłączenie  spośród  akt poszczególnych stanowisk pracy dokumentacji

  przewidzianej do brakowania  i  umieszczania  jej  w  oddzielnym  miejscu  w po-

  rządku, w jakim występuje w  spisie  akt  brakowanych (gdy w składnicy akt

  jest  na to miejsce),

    3) dokonanie komisyjnej oceny przydatności akt przeznaczonych do wybrakowania.

7. Spis akt brakowanych, podpisany przez członków komisji, wraz z protokołem brakowania

    stanowią załącznik do wniosku dyrektora Przedszkola do archiwum państwowego

    o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej /załącznik nr 8a/.

    Wniosek taki przesyła się do archiwum państwowego w jednym egzemplarzu. 

8. Archiwum państwowe wydaje zgodę na wybrakowanie akt w trzech egzemplarzach,

    z których dwa przesyła jednostce organizacyjnej. Jeden egzemplarz zgody należy dołączyć

    do wniosku brakowania, na podstawie drugiego egzemplarza przekazuje się akta do skład-

    nicy makulatury lub do zniszczenia.

9. Przed uzyskaniem zgody z archiwum państwowego nie wolno wyjmować akt z teczek

    i robić z nich rozsypu.

10. Po wybrakowaniu akt należy zaktualizować ewidencję, tzn. wpisać do rubryki 8 spisów

    zdawczo-odbiorczych datę i numer zgody archiwum państwowego na brakowanie akt.

 11. Po fizycznym zniszczeniu wybrakowanych akt należy dołączyć do wniosku brakowania

    protokół zniszczenia.

 

 

 

 

                                            NADZÓR NAD SKŁADNICĄ AKT

 

§15

 

1. Nadzór nad składnicą akt sprawuje dyrektor jednostki organizacyjnej lub osoba przez niego upoważniona.

2. Prawo kontroli składnicy akt mają również przedstawiciele archiwum państwowego, ponadto kontroli mogą dokonać inne upoważnione jednostki organizacyjne.

3. Kontrola składnicy akt dotyczy m.in. sposobu gromadzenia i ewidencji dokumentacji oraz przechowywania, udostępniania oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już minął.

 

 

 

 

 

 

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT

 

 

 

 

 

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

§16

 

 

  1. Dokumentację zlikwidowanego Przedszkola przekazuje się organowi prowadzącemu Przedszkole, z wyjątkiem dokumentacji przebiegu nauczania, którą przejmuje organ sprawujący nadzór pedagogiczny (zgodnie z ustawą o systemie oświaty z dnia  7 września 1991r. - t.j. DzU z 2004r. nr 256,poz. 2572, z późn. zm. ,art. 59 pkt. 3).

2.    Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt może być nowelizowana

       na podstawie zarządzenia dyrektora jednostki organizacyjnej, po zatwierdzeniu zmian

       przez Archiwum Państwowe we Wrocławiu.

   

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  Załącznik nr 1

do Instrukcji archiwalnej

PP4 w Bogatyni

            ...........................................                                                           

(nazwa jednostki organizacyjnej)

        Spis zdawczo – odbiorczy akt Nr .........

 

Lp.

 

Znak teczki

 

  Tytuł teczki

Daty skrajne            od - do

Kategoria

    akt     

Liczba teczek (tomów)

Miejsce przecho -wywania          w składnicy

akt

Data wybra-

kowania i numer  zgody lub data

przekazania do archiwum

państwowego

1

2

3

4

     5

6

7

          8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                         ..............................................                                                                         .....................................

      podpis sporządzającego spis                                                                                   podpis archiwisty                   

 

                                                    .........................................................................                                                                                

                                                            podpis  dyrektora jednostki organizacyjnej

 

     …….................................

data przekazania dokumentacji

 

                                                                                                                                                                                                                                                    Załącznik nr 2

do Instrukcji archiwalnej

PP4 w Bogatyni

 

 

            ...........................................                                                           

(nazwa jednostki  organizacyjnej)

 Spis zdawczo – odbiorczy INFORMATYCZNYCH NOŚNIKÓW DANYCH Nr .........

 

 

Lp.

 

Oznaczenie nośnika

 

Określenie typu nośnika

Znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik, oraz oznaczenie roku

Numer seryjny nośnika     

    Miejsce przechowywa-nia nośników        

w składnicy akt

Data zniszczenia lub przekazania do archiwum

państwowego

1

2

3

4

   5

6

           7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    

 

 ..............................................                                                   .......................................

       podpis sporządzającego spis                                                      podpis archiwisty                                  

 

                                                    ..................................................................................                                                                                

                                                           podpis  dyrektora jednostki organizacyjnej

                                             

     ................................

  data przekazania nośników

 

 

                                                                                                                                    

         Załącznik nr 3

do Instrukcji archiwalnej

PP4 w Bogatyni

 

 

WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO – ODBIORCZYCH

Nr

Data przyjęcia akt

Nazwa stanowiska pracy

przekazującego

dokumentację

Nazwa stanowiska pracy, które wytworzyło lub zgromadziło

dokumentację*

Liczba

Uwagi

poz. spisu

teczek

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

* rubrykę 4 wypełniać wówczas,

   gdy dane z rubryki 3 i 4 różnią się

 

                                                                                                                                             Załącznik nr 4

do Instrukcji archiwalnej

PP4 w Bogatyni

 

KARTA UDOSTĘPNIENIA AKT Nr ..................**)

....................................................................

(pieczątka jednostki organizacyjnej)

...................................

(data)

..............................................................

(imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby wnioskującej)

Proszę o udostępnienie *)/ wypożyczenie*) ,sporządzenie kopii*) akt powstałych na stanowisku pracy:

......................................................................................................................................................

o tytule..........................................................................................................................................,

z lat ................................   ,  o   sygnaturze archiwalnej ................  .......  

                                                                                 

                                                                                                                                   (podpis osoby wnoszącej o udostępnienie)

W przypadku osób spoza jednostki organizacyjnej:

Cel udostępnienia........................................................................................................................

Uzasadnienie................................................................................................................................

 Wyrażam zgodę* /zezwolenie* na  udostępnienie wymienionej wyżej dokumentacji

                            data ...........                                                             (podpis kierownika jednostki organizacyjnej)

*)     zbędne skreślić

**)    wypełnia składnica akt

POTWIERDZENIE ODBIORU DOKUMENTACJI

 

data ..........  / .................  20........ r.                                              ( podpis wnioskującego)

POTWIERDZENIE ZWROTU DOKUMENTACJI

 

data ............../ ..................20.........r.

  ......................................................                                       ........................................................

                 (podpis  zwracającego)                                                                                        (podpis archiwisty)

 

 

 

 

 

                                                                                                                                             Załącznik nr 5

do Instrukcji archiwalnej

PP4 w Bogatyni

 

 

 

 

 

KARTA ZASTĘPCZA AKT

 

Nazwisko wypożyczającego……………………….

Sygnatura archiwalna................................................

Data wypożyczenia...................................................

Planowana data zwrotu.............................................

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                          

  Załącznik nr 6

do Instrukcji archiwalnej

PP4 w Bogatyni

 

 

PROTOKÓŁ  ZNISZCZENIA, USZKODZENIA, ZAGUBIENIA  DOKUMENTACJI UDOSTĘPNIONEJ PRZEZ  SKŁADNICĘ AKT

 

 

Protokół o zniszczeniu, uszkodzeniu, zagubieniu dokumentacji  udostępnionej

w składnicy akt, sporządzony dnia ………………………..

 

W sprawie:  1/ zaginięcia   2/ uszkodzenia/zniszczenia 3/ stwierdzonych braków  dokumentacji

 

wypożyczonej ze składnicy akt

 

 

Dokumentacja o sygnaturze nr …………………… wypożyczona przez ……………………………...

 

…………………………………………………………………………………………………...

/imię i nazwisko, stanowisko pracownika/

 

1/ zaginęła

2/ uległa uszkodzeniu/zniszczeniu

…………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………...

3/ ma niżej wykazane braki stwierdzone przy odbiorze tej dokumentacji:

…………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………...

Wyjaśnienie przyczyn zaginięcia, uszkodzenia /zniszczenia dokumentacji:

…………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………..

 

                                                                                                …………………………………                                                   ………………………………

                    /archiwista/                                                                                                /wypożyczający akta/

 

 

                                                                                                                     ………………………………………...

                                                                                                                         /kierownik jednostki organizacyjnej/

 

 

 

* niepotrzebne skreślić

 

 

 

 

                                                                                                                                             Załącznik nr 7

do Instrukcji archiwalnej

PP4 w Bogatyni

 

 

 

 

.....................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

 

PROTOKÓŁ NR …….

 

wycofania dokumentacji ze składnicy akt

sporządzony dnia ...................................... 20 ....... r.

 

W związku z  ponownym wszczęciem sprawy przez ............................................................................................................................................

                                                 (nazwa stanowiska pracy)

wycofuje się ze składnicy akt następujące teczki spraw zakończonych (podać znak sprawy, tytuł sprawy, tytuł i sygnaturę archiwalną teczki aktowej):

 

....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

 

 

 

        Archiwista                            Prowadzący sprawę                              Dyrektor

 

.............................................. ………………………..         ......................................................

        / podpis /                                              / podpis /                                        / podpis /

 

                                                          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                             Załącznik nr 8

do Instrukcji archiwalnej

PP4 w Bogatyni

 

........................................................                                            ..................................................

       (nazwa i adres  jednostki organizacyjnej)                                                                                             (  miejscowość i data)

 

 

 

 

                                                               

PROTOKÓŁ OCENY
dokumentacji niearchiwalnej

Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska służbowe członków komisji):

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ....................................................  mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.

Przewodniczący komisji .................................................................

(podpis)

Członkowie komisji ........................................................................

(podpisy)

.......................................................................

.......................................................................

.......................................................................

Zał.

.......................  kart spisu

.......................  pozycji spisu

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                             Załącznik nr 8a

do Instrukcji archiwalnej

PP4 w Bogatyni

 

 

 

         .....................................

/ pieczątka jednostki organizacyjnej/

                                                                                               ................., dnia...............20......r

 

 

 

                                                                  ARCHIWUM PAŃSTWOWE

                                                                 .....................................................

 

 

 

Dotyczy: wydania zgody na przekazanie na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji  

               niearchiwalnej

 

 

Na podstawie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej i spisu dokumentacji nie-

archiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, przesyłanych w załączeniu,

proszę o wydanie zgody na wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej , której okres przechowywania już upłynął.

 

 

 

                                                                                 .................................................

                                                                           (podpis dyrektora jednostki organizacyjnej)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                             

 

 

 

Załącznik nr 9

do Instrukcji archiwalnej

PP4 w Bogatyni

 

........................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ)

PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE      

 

 

Lp.

 

Nr i lp. spisu

zdawczo -

odbiorczego

 

Symbol

z wykazu

   akt

 

 

Tytuł teczki

 

   Daty

  skrajne

  od- do

 

Liczba tomów

 

    Uwagi

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                      

 

 

Załącznik nr 10

do Instrukcji archiwalnej

PP4 w Bogatyni

 

WZÓR OPIS  TECZKI  AKTOWEJ

 

 

                               Przedszkole Publiczne Nr 4 w Bogatyni

                                            ............................................................

                                                nazwa jednostki organizacyjnej  

 

 

...........................                                                                                     ........................

       znak akt                                                                                          kategoria archiwalna

                                                                                                                  

 

 

                                       .           .....................................

                                                               tytuł

 

 

 

                                                                                          

 

 

                                                    ....................................

                                                           daty skrajne

                                                  

                                                            ...................

                                                                  tom

 

 

                                                              ......................

                                                     (liczba zapisanych stron -

                                             w odniesieniu do akt kategorii B25)

 

 

 

 

 

.....................................

sygnatura archiwalna       

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                             Załącznik nr 11

do Instrukcji archiwalnej

PP4 w Bogatyni

 

OPIS TECZKI AKT OSOBOWYCH

 

 

                                Przedszkole Publiczne Nr 4 w Bogatyni

                                                 ....................................................

                                          nazwa jednostki organizacyjnej

                                            

                          

                                                                                                                                      B50

  …………..                                                                                                    ………………………          

    znak akt                                                                                                        kategoria archiwalna

 

 

 

 

 

 

AKTA  OSOBOWE

 

 

................................................

(nazwisko i imię pracownika)

 

.....................................

                                                              (imię ojca)

tylko w przypadku powtarzania się imienia i nazwiska

 

....................................

data zatrudnienia

 

(dzienna, miesięczna i  roczna przyjęcia i zwolnienia z pracy)

 

..............................

daty skrajne

 

.......

liczba zapisanych stron

 

 

 

 

sygnatura archiwalna

 

 

Ilość odwiedzin: 11
Nazwa dokumentu: Składnica akt
Osoba, która wytworzyła informację: Agnieszka Danelczyk-Litwicka
Osoba, która odpowiada za treść: Agnieszka Danelczyk-Litwicka
Osoba, która wprowadzała dane: Agnieszka Danelczyk-Litwicka
Data wytworzenia informacji: 2019-11-04 10:41:57
Data udostępnienia informacji: 2019-11-04 10:41:57
Data ostatniej aktualizacji: 2019-11-04 11:06:33

Wersja do wydruku...

Rejestr zmian...

corner   corner