logo
Wersja dla niedowidzących
  
      
corner
Statystyki
Rejestr zmian
Mapa strony
Instrukcja biuletynu
Pliki do pobrania
corner
  
corner corner
corner corner
 JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE
minus Jednostki budżetowe
   plus Szkoły
   minus Przedszkola
      plus Publiczne Przedszkole nr 3
      plus Przedszkole Publiczne nr1
      minus Przedszkole Publiczne Nr 4
         minus Organizacja
         minus Status prawny
         minus Statut
         minus Przedmiot działalności i kompetencje
         minus Struktura organizacyjna
         minus Struktura własnościowa
         minus Majątek
         minus Tryb działania
         minus Załatwianie spraw
         minus Archiwa danych
         minus Kontakt
         minus Strona www
         minus Ogłoszenia
            minus Nabór na wolne stanowisko urzędowe
            minus Archiwum
            minus Instrukcja Kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, Składnica
               minus Składnica akt
      plus Publiczne Przedszkole nr 5
      plus Publiczne Przedszkole nr 6
      plus Publiczne Przedszkole nr 7
   plus Ośrodek Sportu i Rekreacji
   plus Integracyjny Żłobek Publiczny Nr 1
   minus Bogatyński Ośrodek Pomocy Społecznej i Wsparcia Rodziny w Bogatyni
   plus Straż Miejska
plus Instytucje kultury
plus Zakłady budżetowe
plus Samodzielny Publiczny Zespół Opieki Zdrowotnej
plus Spółki akcyjne
plus Spółki z o.o.
A A A


Spis dokumentów:
1. Składnica akt

                                                                                                          

 

                                                                             INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

 

SPIS TREŚCI

 

 

1. Postanowienia ogólne……………………………………………………………......……. s. 2-4

2. System kancelaryjny………………………………………………………………......…….s. 4

3. Jednolity rzeczowy wykaz akt, podział akt na kategorie archiwalne .............................……..... s. 5

4. Podział prac kancelaryjnych……………………………………………………......……… s. 6

5. Przyjmowanie korespondencji………………………………......................……..................... s .6 -8

6. Przekazywanie, przeglądanie i przydzielanie korespondencji …...........……...……………...  s. 8

7. Wewnętrzny obieg akt     ……………………………………………………………….......s. 8

8. Rejestrowanie spraw, znakowanie spraw i zakładanie teczek aktowych ........………….......... s. 9-11

9. Załatwianie spraw……………………………..…………………......……………………. s.11-12

10.Terminy załatwiania spraw…...………………………………….......…………………….. s.13 11.Podpisywanie pism…………………………………………………......…………………. s.13

12.Wysyłanie i doręczanie korespondencji ……………….............….………………...……… s.13-14

13. Postępowanie z aktami ostatecznie załatwionymi i przekazanie ich do składnicy akt............ s.14-16

14. Zasady wydawania świadectw oraz innych druków szkolnych.

Pobieranie opłaty skarbowej za duplikaty .......................................................................

15.Wykorzystywanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych…….........…………................s.16-17

16. Kontrola pracy biurowej……………………………………………......………………… s.17

17.Postanowienia końcowe…………………………………………………………………....s.17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ZAŁĄCZNIKI

Nr 1 – wzór pieczęci wpływu

Nr 2 -  wzór dziennika korespondencji

Nr 3 – wzór spisu spraw

Nr 4 – wzór opisu teczki aktowej

Nr 5 – wzór spisu zdawczo-odbiorczego

Nr 6 - wzór spisu zdawczo-odbiorczego informatycznych nośników danych

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                   INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

§ 1

  1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Przedszkolu Publicznym Nr 4 w Bogatyni.
  2. Instrukcja reguluje organizację pracy kancelaryjnej oraz zasady postępowania z dokumentacją, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji

      w niej zawartych, od czasu jej wpływu lub powstania w Przedszkolu Publicznym Nr 4

      w Bogatyni do czasu przekazania tej dokumentacji do składnicy akt (wykorzystano

      w opracowaniu tej instrukcji rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów  z dnia 18 stycznia

      2011r.  w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz

      instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działań archiwów zakładowych - Dz.U. z 2011r.

      Nr 14, poz. 67).

  1. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne stosuje się niniejszą instrukcję, z uwzględnieniem przepisów w sprawie szczególnych zasad  i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową  i służbową.
  2. Czynności kancelaryjne prowadzone są w  Przedszkolu Publicznym Nr 4 w Bogatyni

      w systemie tradycyjnym.

  1. W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności:
        1) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych,
        2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej,
        3) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje się w teczkach aktowych.
  2. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:
       1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw,
       2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 6/1, rejestrów i ewidencji,
       3) udostępniania i rozpowszechniania pism w Przedszkolu Publicznym Nr 4

             w Bogatyni,             

         4) przesyłania przesyłek.

  1. Wykorzystanie narzędzi informatycznych, o którym mowa w pkt. 6, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.
  2. W Przedszkolu Publicznym Nr 4 w Bogatyni obowiązuje bezwydziałowa struktura

      organizacyjna.

§ 2

 

  1. Użyte w instrukcji pojęcia oznaczają:
    1. jednostka organizacyjna, Przedszkole - Przedszkole Publiczne Nr 4 w Bogatyni,      
    2. kierownik jednostki organizacyjnej, dyrektor - dyrektor Przedszkola Publicznego Nr 4

       w Bogatyni,

3)    akta -  wszelkiego rodzaju dokumentacja utrwalona za pomocą pisma, niezależnie od  

       techniki wykonania i formy zewnętrznej,

4)    dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji,

       dokumentacji finansowej, statystycznej, technicznej, itp. ,niezależnie od techniki ich

 

 

 

 

 

                                                                 INSTRUKCJA KANCELARYJNA

     

 wykonania (np. rękopisy, maszynopisy ,wydruki komputerowe, mapy, fotografie,

       nagrania, płyty CD),

5)    dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający

       prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (decyzja, świadectwo),

6)    sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy wymagający podjęcia i wykonania czynności

       urzędowych lub przyjęcia do wiadomości,

7)    akta sprawy – każde pismo, notatka, wypełniony formularz, plan, fotokopia, rysunek,

       dokument elektroniczny, itp. zawierające dane, które były lub mogą być istotne przy  

       rozpatrywaniu poszczególnych spraw, szereg dokumentów, niezależnie od techniki

       wytworzenia i postaci, dotyczących tego samego zdarzenia,

8)    spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw, wpływających

       lub zapoczątkowanych w jednostce organizacyjnej, zakładany oddzielnie dla

       najbardziej szczegółowych haseł w jednolitym rzeczowym wykazie akt,

9)   teczka spraw, teczka aktowa – skoroszyt, segregator, teczka wiązana służące do

       przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie

       załatwionych, objętych tą samą grupą akt (hasłem klasyfikacyjnym) ustaloną w jedno-

       litym rzeczowym wykazie akt,

10)  pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających

       na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę jednostki organizacyjnej,

       datę wpływu, a także miejsce na wpisanie numeru pisma z dziennika korespondencji,

11)  dziennik korespondencji – specjalna książka przeznaczona do rejestrowania w  po-

       rządku chronologiczno-numerycznym pism wpływających i wychodzących z jednostki

       organizacyjnej,

12)  sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy wykonywanie czynności

       kancelaryjnych w zakresie przyjmowania i wysyłania korespondencji oraz obsługa

       kancelaryjna dyrektora jednostki organizacyjnej,

13)  prowadzący sprawę – pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę, wykonujący

       w związku z tym określone czynności kancelaryjne, w tym rejestrowanie

       sprawy, przygotowanie projektów pism, kompletowanie akt sprawy,

14)  punkt zatrzymania – każde stanowisko pracy załatwiające sprawę i przechowujące

       dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania,

15)  czystopis – tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej

       do podpisu przez wystawcę,

16)  korespondencja – każde pismo wpływające do jednostki organizacyjnej lub wysyłane

       przez tę jednostkę,

17)  przesyłka – każdy oddzielnie zapieczętowany otrzymany lub wysłany list, paczka,

18)  wpływ - każde pismo i przesyłka wpływające do jednostki organizacyjnej,

19)  załącznik – każda luźna kartka papieru zawierająca treść odnoszącą się do pisma

       podstawowego, akta składające się z kilku lub więcej luźnych arkuszy, które pod

       względem treści stanowią całość, uważa się za jeden załącznik,

20)  znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do komórki organizacyjnej

       i określonej grupy spraw w jednolitym rzeczowym wykazie akt, uzupełniony

       o numer sprawy i rok, w którym została ona wszczęta (w Przedszkolu w miejsce

       symbolu komórki organizacyjnej wpisuje się symbol jednostki organizacyjnej),

       wpisywany na pisma,

21)  znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do komórki organizacyjnej    

        i określonej grupy spraw w jednolitym rzeczowym wykazie akt (w Przedszkolu

        

                                                                

 INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

            w miejsce symbolu komórki organizacyjnej wpisuje się symbol jednostki

       organizacyjnej),wpisywany na teczkę aktową,

22)  aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,

23)  dekretacja - odręczna adnotacja osoby upoważnionej na korespondencji wpływającej,

       wskazująca komórkę organizacyjną właściwą do prowadzenia sprawy lub prowadzącego

       sprawę, ewentualnie sposób załatwienia tej sprawy,

24)  nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona    

       jest treść dokumentu, pisma itp.,

25)  informatyczny nośnik danych - płyta CD, taśma magnetyczna lub inny nośnik, na którym

       zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,

26)  skład informatycznych nośników danych -  zbiór informatycznych nośników

       danych, na których zapisana jest dokumentacja w postaci elektronicznej wpływająca

        i powstająca w związku z załatwianiem spraw przez jednostkę organizacyjną,

27)  jednolity rzeczowy wykaz akt – rzeczowy klasyfikator i archiwalny kwalifikator

       dokumentacji, zawierający hasła klasyfikacyjne oznaczone symbolami klasyfikacyjnymi

       i kategorią archiwalną,

28)  system kancelaryjny - sposób rejestracji, obiegu  i układu akt powstających w związku

       z działalnością jednostki organizacyjnej,

29)  system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania       

       przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci

       nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania

       procesu obiegu dokumentacji w tej postaci,

30)  jednolity rzeczowy wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami

       klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną dokumentacji,

           31)  system kancelaryjny - sposób rejestracji, obiegu  i układu akt powstających

       w związku z działalnością jednostki organizacyjnej,

32)  system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych,  dokumentowania

       przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci,  

       nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania

       gania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci

 

SYSTEM KANCELARYJNY

 

§ 3

 

  1. W Przedszkolu obowiązuje system kancelaryjny oparty na rejestracji pism przychodzących

    i wychodzących w dzienniku korespondencji (system dziennikowy) oraz rejestracji spraw

    w spisach spraw (system bezdziennikowy) na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt

    (zwanego dalej wykazem akt).

  1. System bezdziennikowy polega na klasyfikacji dokumentacji w układzie rzeczowym (na podstawie wykazu akt) stanowiącej podstawę rejestrowania spraw, znakowania pism, łączenia poszczególnych pism w aktach spraw, podziału akt na kategorie archiwalne. Rejestracji podlegają tylko sprawy,

     a nie poszczególne pisma dotyczące tych spraw, rejestracja ta prowadzona jest na stanowiskach  

     pracy.   

  1. Dodatkowo rejestruje się pisma przychodzące i wychodzące w dzienniku korespondencji, prowadzonym przez sekretariat na zasadzie pomocniczego środka ewidencyjnego.
  2. Osobno ewidencjonowana jest korespondencja niejawna.    

 

 

 

                                                                                      INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

 

 

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT, PODZIAŁ AKT NA KATEGORIE

                                                           ARCHIWALNE

 

§ 4

  1. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej  i podziału

      kompetencji w jednostce organizacyjnej klasyfikację akt powstających w toku działalności

      Przedszkola oraz zawiera kwalifikację dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania

      (kategorie archiwalne).

  1.  Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, że całość zadań  

      jednostki organizacyjnej dzieli się na maksymalnie 10 głównych grup (klas) pierwszego       

      rzędu oznaczonych symbolem od 0 do 9. W ramach tych klas wprowadza się podział

      na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe - minimum dwa, maksymalnie 10)

      oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy

      pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, to jest 00 - 99. Analogicznie dokonuje się

      dalszego podziału klas drugiego rzędu na  klasy trzeciego  rzędu  oznaczone  symbolami

      trzycyfrowymi, to jest 000 - 999, a w ramach klas trzeciego rzędu tworzy się, w razie

      potrzeby, klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest 0000 -

      9999, aż do stworzenia klasy  końcowej oznaczonej kategorią archiwalną.

  1. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw ,tj. hasła   

      oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom akto-

      wym oznaczonym tym samym symbolem klasyfikacyjnym co klasy końcowe w wykazie

      akt.

  1.  Akta jednorodne tematycznie będą posiadały to samo hasło i symbol klasyfikacyjny.
  2. W uzasadnionych przypadkach dyrektor jednostki organizacyjnej może dokonać zmian

      w jednolitym rzeczowym wykazie akt polegających na przekształceniu dotychczasowych

      lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych. Zmiany te mogą być dokonywane

      tylko na  podstawie zarządzenia dyrektora Przedszkola w porozumieniu z właściwym

      terytorialnie archiwum państwowym.

  1. Podział akt na kategorie archiwalne:
    1. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem "A" zalicza się dokumentację

       o wartości historycznej, naukowej, podlegającą przekazaniu do właściwego archiwum

        państwowego.

W Przedszkolu nie tworzy się i nie gromadzi dokumentacji kategorii A.

    1. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B" i cyframi arabskimi, określającymi czas przechowywania w jednostce organizacyjnej, zalicza się dokumentację mającą czasowo

       znaczenie praktyczne, którą można wybrakować za zgodą właściwego terytorialnie archiwum

       państwowego.

    1. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "Bc" zalicza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu może być brakowana na stanowiskach pracy bez przekazywania do składnicy akt, lecz w porozumieniu z archiwistą

       i w trybie uzgodnionym z archiwum państwowym.

7.   Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) liczy się w pełnych     

      latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczek spraw.

8.   Akta sklasyfikowane w wykazie akt pod tym samym symbolem klasyfikacyjnym można

      gromadzić w porządku tematycznym, chronologicznym, alfabetycznym lub innym

      ułatwiającym kompletowanie i wykorzystywanie akt w bieżącej pracy.

 

                                                                                           

                                                                                               INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

 

PODZIAŁ PRAC KANCELARYJNYCH

 

 

§ 5

 

1.  Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

 1) przyjmowanie, rejestracja i rozdział korespondencji oraz przesyłek,

 2) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,

 3) wysyłanie korespondencji i przesyłek,

 4) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej,

 5) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych

    pracowników,

2. Czynności kancelaryjne w przedszkolu wykonują:

 1) sekretariat,   

 2) prowadzący sprawy.

  1. Pracownicy prowadzący sprawy rejestrują je w spisach spraw oraz załatwiają.
  2. Zakresy obowiązków poszczególnych pracowników prowadzących sprawy określają zakresy czynności stanowisk pracy, ustalone przez dyrektora jednostki organizacyjnej.

 

 

PRZYJMOWANIE KORESPONDENCJI

 

§ 6

 

1.  Korespondencję przyjmuje sekretariat i rejestruje ją w dzienniku korespondencji.

2.  Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe,

     sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan ich opakowania.

     W razie stwierdzenia uszkodzenia, sekretariat sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu

     oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego

     spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie kierownika jednostki organizacyjnej.

3.  Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem ust.9, z wyjątkiem:

1) adresowanych imiennie (bez nazwy Przedszkola), które przekazuje adresatom,

2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie za pokwitowaniem.

4.  Po otwarciu koperty stwierdza się:

1)  czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,             

       2)  czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. Brak załączników lub

            otrzymanie samych załączników bez pisma zasadniczego odnotowuje się na

            danym piśmie lub załączniku.

5.  Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:

1)  wartościowych, poufnych, priorytetowych,

2)  dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,

3)  w których brak nadawcy lub daty pisma,

4)  mylnie skierowanych,

5)  załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

       6)  w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością,

                                                                                  

 

 

                                                                              INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

       7)  przy których stwierdzono uszkodzenie koperty.

6.  Jeżeli pracownik Przedszkola otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy

     ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do sekretariatu w celu rejestracji

      i uzupełnienia danych w dzienniku korespondencji.

7.  Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.

8.  Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się

     bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub przesyła pod właściwy adres wskazany na przesyłce.

 9.  Odbiór i otwieranie przesyłek niejawnych regulują odrębne przepisy.

10. Na każdym wpływającym piśmie umieszcza się w lewym górnym rogu pierwszej strony

      (na korespondencji przekazywanej bez otwierania na pierwszej stronie koperty) pieczęć

      wpływu (załącznik nr 1) określającą datę otrzymania i numer ewidencyjny pisma

      zarejestrowanego w dzienniku korespondencji. Pieczęci wpływu nie umieszcza się na  przesyłkach

      i wpływach nie wymagających merytorycznego załatwienia (prospekty,

       czasopisma, załączniki, dokumenty osobiste itp.).

11. W dzienniku korespondencji (załącznik nr 2) przy rejestracji pism wpływających zamieszcza się:

       1) liczbę porządkową,

       2) datę wpływu przesyłki,

       3) tytuł (treść) przesyłki,

       4) nazwę nadawcy, który przesłał przesyłkę,

       5) datę przesyłki,

       6) znak, którym opatrzona jest przesyłka,

       7) wskazanie, komu przydzielono przesyłkę,

       8)liczbę załączników, jeśli dołączono je do przesyłki,

       9) inne informacje, jeśli są konieczne.        

 

 § 7

 

  1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

 2. Przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej Przedszkola oraz przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej, mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia

      przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez jednostkę organizacyjną, rejestruje się i drukuje               

      oraz nanosi na nie pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

 3.  Przesyłki mające robocze znaczenie dla spraw załatwionych i rozstrzyganych przez jednostkę

      organizacyjną drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy,

      natomiast pozostałych przesyłek nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.

 

§ 8

 

1.  Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku dzieli się na:

     1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych,

     2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

2.  Przesyłki, o których mowa w ust. 1 rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć

     wpływu na pierwszej stronie wydruku.

                                                                         

 

                                                                            INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

3.  Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt 2 rejestruje się odnotowując 

     w dzienniku korespondencji informacje o załączniku zapisanym na informatycznym

     nośniku danych.

4. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci

     elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego

     (np. nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość

     dokumentu elektronicznego (np. dokument zawierający dużą liczbę stron albo

     wymagającym wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez własne urządzenia) należy:

     1) wydrukować tylko część przesyłki ( np. pierwszą stronę pisma lub pismo bez

         załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę

         o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku,

     2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym

         mowa  w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, a następnie przekazać go do składu

         informatycznych nośników danych.

  1. Dopuszcza się prowadzenie w jednostce organizacyjnej kilku składów informatycznych

      danych, jeśli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją stanowisk pracy.

 

 

PRZEKAZYWANIE, PRZEGLĄDANIE I PRZYDZIELANIE KORESPONDENCJI

 

§ 9

 

1. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i wpisaniem przesyłek do dziennika
    korespondencji sekretariat przekazuje korespondencję dyrektorowi jednostki organizacyjnej do dekretacji.
2. Przesyłki adresowane imiennie do dyrektora jednostki organizacyjnej sekretariat

    Przekazuje bezpośrednio dyrektorowi.
3. Dyrektor jednostki organizacyjnej po przejrzeniu przesyłek określa, które sprawy załatwia osobiście,

   a pozostałe przesyłki dekretuje, przydzielając je do załatwienia   pracownikom prowadzącym sprawę.

4. Na przesyłkach dyrektor jednostki organizacyjnej może w razie potrzeby umieścić

    dyspozycje dotyczące sposobu i terminu załatwienia sprawy.

5. W przypadku błędnej dekretacji przesyłki jej zmiany dokonuje dekretujący.
6. Po zadekretowaniu przesyłek sekretariat dokonuje ich rozdziału do właściwych  

    stanowisk pracy.          

  

WEWNĘTRZNY OBIEG AKT

§ 10

 

  1. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się jedynie akta, co do których obowiązek pokwitowania wynika z odrębnych przepisów.
  2. Wewnętrzny obieg akt powinien być bezpośredni, tzn. pisma należy kierować wprost do właściwego pracownika prowadzącego sprawę z uwzględnieniem jedynie niezbędnych punktów zatrzymania.
  3. Pisma w obiegu wewnętrznym przekazywane są za pośrednictwem sekretariatu.

 

                                                                                   

 

 

                                                                              INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

 

REJESTROWANIE SPRAW, ZNAKOWANIE SPRAW I ZAKŁADANIE TECZEK

AKTOWYCH

 

§ 11

 

1.   Dokumentacja powstająca w jednostce organizacyjnej i do niej przesyłana dzieli się  ze względu na  

     sposób jej rejestracji i przechowywania na dokumentację tworzącą akta

      sprawy i dokumentację, która nie tworzy akt sprawy.

2.   Dokumentacja tworząca akta sprawy jest przyporządkowana do sprawy i oznaczona

      w wyniku rejestracji znakiem sprawy, dokumentacja nie tworząca akt sprawy podlega

      przyporządkowaniu jedynie do klasy z wykazu akt, a nie do sprawy.

3.   Rejestracja sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw (załącznik nr 3). Sprawę rejestruje się jeden

      raz, na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego  z zewnątrz lub sporządzonego

      w jednostce organizacyjnej. Dalszych pism dotyczących danej sprawy nie wpisuje się do spisu spraw,  

      tylko dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.

  1. Prowadzący sprawę po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdza, czy pismo dotyczy już

      wszczętej sprawy, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt

      sprawy, w drugim przed przystąpieniem do załatwienia sprawy rejestruje pismo jako nową sprawę.

  1. Wszystkie dokumenty (pisma) dotyczące tej samej sprawy tworzą akta sprawy i otrzymują ten sam znak sprawy. Na korespondencji przychodzącej znak sprawy wpisuje się w pieczęci wpływu

     (załącznik nr 1),a w przypadku pism wychodzących z lewej strony u góry pisma pod pieczęcią

      nagłówkową.

6.  Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje  

      identyczny znak.

7.   Znak sprawy zawiera:

       1) symbol literowy jednostki organizacyjnej,

2)  symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

3)  kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

       4)  cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła,

       5)  znak sprawy można uzupełnić o inicjały prowadzącego sprawę.     

8.  Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa

     w pkt. 7, i oddziela kropką w następujący sposób:

     PP4.4450.5.2014.WD, gdzie:

     1) PP4 - oznacza Przedszkole Publiczne Nr 4 w Bogatyni,

2) 4450 - oznacza symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt,

3) 5 - oznacza piątą sprawę rozpoczętą w 2014 r., w  ramach symbolu klasyfikacyjnego 4450,

4) 2014 – oznacza rok, w którym sprawa została wszczęta,

5) WD - oznacza inicjały prowadzącego sprawę.

  9.  Sprawy otrzymane do załatwienia rejestruje się w dniu ich otrzymania.

10.  Akta szeregu spraw dotyczących tego samego zagadnienia z danego roku kalendarzowego, łączy się

       w jednej lub kilku teczkach ,w zależności od ilości akt, które oznacza się tym

     samym symbolem klasyfikacyjnym.

11.  Dla każdej teczki, założonej według wykazu akt ,prowadzi się oddzielnie spis spraw

     (załącznik nr 3). Zamieszcza się w nim:    

  1. kolejny numer sprawy, poczynając od nr 1 w każdym roku,

                                                                                    

 

 

 

                                                                           INSTRUKCJA KANCELARYJNA

          

 

 

  1. treść danej sprawy,
  2. nazwę nadawcy oraz znak i datę pisma nadawcy,
  3. datę wpływu pierwszego pisma nadesłanego lub datę pierwszego pisma  wysłanego w danej

           sprawie (datę wszczęcia sprawy),

  1. datę pisma załatwiającego ostatecznie sprawę.

12.  Sprawę nie zakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany  

       dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

13.  Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może  nastąpić dopiero

       wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa.

14.  W sytuacji, o której mowa w pkt 13, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt

       w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: „przeniesiono do znaku

       sprawy…” i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy

       przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy.

15. Nie podlega rejestracji dokumentacja nie tworząca akt sprawy, tj.:

  1. zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią akt sprawy,
  2. nie zamawiane przez jednostkę organizacyjną oferty, które nie zostały wykorzystane,
  3. publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma,
  4. dokumentacja finansowo – księgowa, a w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe,
  5. listy obecności,
  6. karty urlopowe,
  7. środki ewidencyjne składnicy akt,
  8. rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych,
  9. dzienniki zajęć.
  1. Dokumentację nie tworząca akt sprawy należy odkładać do teczek aktowych założonych zgodnie

       z klasyfikację wynikającą z wykazu akt.

        

§ 12

 

1. Teczki spraw zakłada pracownik prowadzący sprawę w miarę powstawania akt, zgodnie z wykazem akt.

2.  Każdej końcowej klasie wykazu akt, oznaczonej kategorią archiwalną, powinna odpowiadać

     teczka (w przypadku dużej ilości akt podzielona na tomy) zawierająca akta o tym samym symbolu

     i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej. Niedopuszczalne jest łączenie w jednej teczce

     akt o różnych kategoriach archiwalnych.

3.  Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw dla każdej z nich.

4.  W razie potrzeby można niektóre teczki prowadzić przez okres dłuższy niż jeden rok.

      Dotyczy to spraw objętościowo niedużych, których charakter wymaga, aby łączone były

      przez dłuższy okres. W takim przypadku na każdy rok zakłada się odrębny spis spraw.

5.   Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla przedmiotu lub podmiotu sprawy, w  których

      grupuje się wiele akt spraw o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w tym samym spisie spraw.

     W takim przypadku w teczkach założonych według przedmiotu lub podmiotu

      sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.

  1. Dopuszcza się zakładanie teczek zbiorczych, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych

      w kilku różnych spisach spraw (np. akta osobowe).

                                                                                         

                                                                                     

                                                                                   INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

  1. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt teczki aktowej, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej.
  2. W przypadku założenia podteczki, zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki aktowej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki aktowej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw danej teczki, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki oraz oznaczenie roku (np. PP4.0712.2.5.2014).
  3. Każda teczka aktowa powinna zawierać następujące elementy opisu:

1) na środku u góry – nazwę jednostki organizacyjnej,

   2) w lewym górnym rogu – znak akt tj. symbol jednostki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny

     z wykazu akt,

   3) w prawym górnym rogu – kategorię archiwalną akt,

4) na środku – tytuł akt, to jest pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o informacje określające rodzaj

    i treść akt zawartych w teczce,

   5) pod tytułem – daty skrajne (roczne) tj. datę najwcześniejszego i najnowszego pisma

       w teczce (w przypadku akt osobowych nad datami skrajnymi wpisuje się dzienną, miesięczną

     i roczną datę przyjęcia i zwolnienia pracownika z pracy),

   6) numer tomu, jeżeli teczka podzielona jest na tomy (wzór opisu tytułowej strony teczki –

       załącznik nr 4 ).

  1.  Przechowywanie akt luzem w biurkach lub szafach jest niedopuszczalne.

 

 

ZAŁATWIANIE SPRAW

 

§ 13

 

    1. Przy załatwianiu spraw należy stosować najbardziej celowe i najprostsze formy załatwiania,

      w dostosowaniu do rodzaju spraw i obowiązujących przepisów.

    1. Formy załatwiania sprawy mogą być ustne, odręczne lub pisemne.
    2. Załatwienie ustne polega na udzieleniu stronie zainteresowanej odpowiedzi (informacji)

     ustnie (telefonicznie) i sporządzeniu notatki wskazującej na sposób załatwienia sprawy.

    1. Załatwienie ustne w sprawach indywidualnych może być stosowane w przypadkach,

      w których przemawia za tym interes strony, a przepisy prawne nie stoją temu na  przeszkodzie.

    1. Załatwianie odręczne polega na pisemnym załatwieniu sprawy bez pozostawienia kopii pisma na stanowisku pracy, bądź też na sporządzeniu notatki na wpływie otrzymanym do załatwienia, informującym o sposobie załatwienia sprawy.
    2. Odręcznie należy załatwiać pisma, które ze względu na treść nie wymagają pozostawienia odpisu załatwienia sprawy w aktach jednostki organizacyjnej, tj. pisma o charakterze informacyjnym, żądanie nadesłania akt, wyjaśnień, ponaglenia, itp.
    3. W załatwieniach odręcznych, w których nie stosuje się gotowych formularzy, tekst odręcznego załatwienia zamieszcza się bezpośrednio pod tekstem lub na odwrocie nadesłanego pisma, względnie, gdy nie ma miejsca na nadesłanym piśmie, na oddzielnej kartce papieru dołączonej do danego pisma.
    4. Załatwienie pisemne polega na sporządzeniu projektu pisma załatwiającego sprawę, zaaprobowaniu go przez zatwierdzającego i sporządzeniu czystopisu. Czystopis podpisany przez zatwierdzającego  wysyła się do adresata, natomiast jego kopie pozostawia w aktach jednostki organizacyjnej.
    5. Przy pisemnym załatwieniu spraw należy przestrzegać następujących zasad:
    1. umieścić nagłówek (pełną nazwę jednostki organizacyjnej),

                                                                                              

 

                                                                                  

                                                                      INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

    1. w odpowiedzi podać datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy,
    2. wpisać adres,
    3. każde pismo oznaczyć datą i znakiem sprawy oraz znakiem pisma,
    4. treść załatwienia sprawy powinna być opracowana jasno i zwięźle oraz zgodnie
       z obowiązującymi przepisami,
    5. zamieścić podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko),
    6. pod treścią załatwienia sprawy z lewej strony pisma podaje się liczbę przesłanych załączników lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych, na załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika,
    7. w razie potrzeby należy określić pilność sprawy – „bardzo pilne”, „terminowe” lub podać określenie „poufne”, itp. zamieszczone pod adresem.

10. Przy sporządzaniu odpisu pisma lub dokumentu należy zachować wszystkie ich elementy

      (treść, oznaczenie pieczęci, podpisy). W zależności od tego, czy odpis sporządza się z oryginału,

      czy też z odpisu - należy u góry zaznaczyć „odpis” lub „odpis z odpisu”, a pod tekstem z lewej strony

      umieszcza się klauzulę: „Stwierdzam zgodność z oryginałem” lub

       „Stwierdzam  zgodność odpisu z odpisem”, po czym umieszcza się datę, podpis osoby

       stwierdzającej zgodność treści, z podaniem stanowiska służbowego.

11.  Prowadzący sprawy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.  

       Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą, nie mającą                

       z nią bezpośredniego związku.

12.  Prowadzący sprawę opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada  

       aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy

       i  po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami prowadzącemu sprawę.

13.  Prowadzący sprawę powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu.

       Po podpisaniu czystopisu sekretariat wysyła go adresatowi.

       Prowadzący sprawę, po otrzymaniu kopii wysłanego pisma (z dołączonymi załącznikami),

       odkłada je do akt sprawy.

14.  W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można

       mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania.

15. Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie   z zasadami

      dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane  jedynie  w porozumieniu

       i za zgodą aprobującego.

       Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej

       przez  prowadzącego sprawę.

16.  Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać parafę prowadzącego sprawę

       (z lewej strony pod treścią pisma).

17.  W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące   

       określenia:

  1. nad adresem z prawej strony- wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu:  

     „polecony", „priorytet", „za potwierdzeniem odbioru", itp., brak takiej dyspozycji

     oznacza, że pismo na być wysłane jako przesyłka zwykła,

  1. adresy instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą:   

     „Otrzymują do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do

     wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma,

  1. ewentualne wskazówki dla sekretariatu.

18. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami

      szczególnymi.

 

 

                                                                                   INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

TERMINY ZAŁATWIANIA SPRAW

 

§ 14

 

    1. Sprawy pod względem kolejności załatwienia dzielą się na:
    1. pilne, które powinny być załatwione niezwłocznie,
    2. terminowe, które powinny być załatwione do 14 dni z takim wyliczeniem, aby adresat otrzymał odpowiedź w ustalonym terminie,
    3. zwykłe, które powinny być załatwione najpóźniej w ciągu 30 dni licząc od dnia otrzymania sprawy do załatwienia.
    1. Jeżeli załatwienie sprawy w wyznaczonym terminie nie jest możliwe:
      1. należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów  Kpa,
      2. gdy sprawa dotyczy odpowiedzi dla organów władz nadrzędnych, należy zwrócić się do tego organu z wnioskiem o przesunięcie terminu z podaniem uzasadnienia oraz zaproponować nowy termin jej załatwienia,
      3. otrzymane ponaglenia dołącza się do akt sprawy, której one dotyczą.
    2. Sprawy, które można załatwić od ręki (krótkie odpowiedzi, sprawy powtarzające się) należy załatwić w miarę możliwości w dniu otrzymania.

 

 

 

PODPISYWANIE PISM

§ 15

 

  1. Wszystkie pisma wychodzące z jednostki organizacyjnej podpisuje dyrektor

       jednostki organizacyjnej lub osoby uprawnione.

  1. Prowadzący sprawy składają pisma do podpisu w sekretariacie.

     3.    Pieczęcie na pismach są stawiane w sekretariacie.

4.    Urzędową pieczęć okrągłą umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej uwagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt Przedszkola oraz na innych pismach wysyłanych z jednostki organizacyjnej, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Wzór pieczęci urzędowej oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy.

     5.   Na pismach posiadających charakter dokumentów, jak zaświadczenia, decyzje, orzeczenia, 

           umowy oraz na pismach niejawnych nie można umieszczać facsimile.

 

WYSYŁANIE I DORĘCZANIE KORESPONDENCJI

 

§ 16

 

  1. Pisma przeznaczone do wysłania pracownicy prowadzący sprawę składają w  sekretariacie.      
  2. Sekretariat rejestruje te pisma w dzienniku korespondencji i wpisuje znak pisma z lewej

       strony u góry pod znakiem sprawy.

3.    W dzienniku korespondencji (załącznik nr 2) przy rejestracji przesyłek wysyłanych zaznacza się:

       1) liczbę porządkową przesyłki,

       2) datę przekazania przesyłki do wysłania,

       3) temat (treść) wysyłanej przesyłki,

       4) nazwę adresata ,do którego przesłano przesyłkę,

                                                                              INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

       5) znak sprawy wysyłanego pisma,

       6) sposób przekazania przesyłki (np. list zwykły, polecony, faks, poczta elektroniczna).

4.  Przed wysłaniem pisma należy sprawdzić, czy jest podpisane, zaopatrzone w znak sprawy,          

     oznaczone datą oraz czy dołączone są odpowiednie załączniki, w razie stwierdzenia braków

     sekretariat zwraca pismo prowadzącemu sprawę do uzupełnienia.

5.   Sekretariat przyjmując pisma do wysyłki:

    1. segreguje pisma przeznaczone do wysłania, grupuje pisma kierowane do tego samego adresata w celu łącznego wysłania,
    2. wkłada pisma do kopert, adresuje te koperty i opatruje pieczęcią nagłówkową,
    3. przesyłki wpisuje do pocztowej książki nadawczej,
    4. przekazuje korespondencję na pocztę.

6.   Korespondencję wysyła się listami poleconymi, zwykłymi i za zwrotnym potwierdzeniem

      odbioru. Brak dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.

  1. Sekretariat wysyła faksy natychmiast po otrzymaniu dyspozycji ich wysłania.
  2. Data udokumentowania rozchodu znaczków pocztowych na wysyłki nadawane za pośrednictwem urzędów pocztowych, ilość oraz wartość znaczków powinna być odnotowana w ewidencji pism wysyłanych (książkach nadawczych).
  3. Pisma mogą być przekazywane do urzędów za pośrednictwem wyznaczonych pracowników.

      W takich przypadkach na kopii musi znaleźć się pieczęć odpowiedniego urzędu z datą wpływu

      bądź podpis odbierającego pracownika.

 

 

 

POSTĘPOWANIE Z AKTAMI OSTATECZNIE ZAŁATWIONYMI

I PRZEKAZANIE ICH DO SKŁADNICY AKT

 

§ 17

 

1.  W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych Przedszkole prowadzi składnicę akt.

2. Wszystkie akta po upływie 2-letniego okresu przechowywania ich na stanowiskach pracy, licząc od 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczek spraw, należy przekazać kompletnymi rocznikami do składnicy akt w stanie uporządkowanym.

3. Przez uporządkowanie akt rozumie się:

1) W odniesieniu do akt kategorii B25:

a) ułożenie akt wewnątrz teczek sprawami w kolejności zarejestrowania ich w spisie spraw,

    a w obrębie spraw chronologicznie od pisma rozpoczynającego sprawę na początku,

b) usunięcie z akt wtórników pism, części metalowych, plastikowych (spinacze, zszywki,

    koszulki, itp.),

c) ponumerowanie ołówkiem wszystkich zapisanych stron w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym,

d) przełożenie akt do tekturowych teczek i zszycie tych akt, 

e) opisanie teczek aktowych.

2) W odniesieniu do pozostałych akt kategorii B (innych niż akta osobowe):

a) przełożenie akt do tekturowych teczek lub obłożenie ich tekturowymi okładkami

    i zszycie akt,

b) opisanie teczek aktowych.

3) Akta osobowe winny być porządkowane analogicznie jak akta kategorii B25, przy tym

    można je gromadzić w kopertach.

     4) Nie zszywa się dokumentacji, która ze względu na  oprawę nie wymaga takiego szycia

                                                                                         INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

      (jak rejestry) lub która nie powinna być szyta (jak fotografie, dokumentacja techniczna)

    5) Grubość przekazywanych do składnicy akt teczek nie powinna przekraczać 5 cm,

         w przypadku większej ilości akt należy tworzyć tomy.

    6) Teczki aktowe winny być opisane według zasad określonych w § 12 pkt 9 instrukcji, a ponadto:

a) pod datą wpisuje się liczbę zapisanych stron w przypadku akt kategorii B25 i akt osobowych,

b) w lewym dolnym rogu – wpisuje się numer, pod którym teczka została

    zewidencjonowana w spisie zdawczo-odbiorczym (numer ten jest elementem

    sygnatury archiwalnej) .

Wzór opisu teczki aktowej – załącznik nr 4          

4. Akta gromadzone na stanowiskach pracy przekazywane są do składnicy akt na podstawie spisu  

    zdawczo-odbiorczego (wzór - załącznik nr 5), który sporządza się oddzielnie dla akt

    kategorii B25 i oddzielnie dla pozostałej dokumentacji kategorii B (można też sporządzać   

    osobne spisy zdawczo-odbiorcze dla dokumentacji płacowej  kategorii B50, dzienników zajęć).  

    Spisy sporządza się w trzech egzemplarzach.

  5.  W spisie zdawczo-odbiorczym zaznacza się:

     1) liczbę porządkową,

     2) znak akt,

     3) tytuł teczki aktowej,

     4) daty skrajne dokumentacji w teczce aktowej,

     5) kategorię archiwalną akt ,

     6) liczbę teczek,

     7) dane o miejscu przechowywania akt w składnicy akt,

     8) dane o wybrakowaniu akt.

6.  Dane wymienione w ust. 5 pkt 1-6 wpisuje się do spisów zdawczo-odbiorczych  na stanowiskach pracy,

    dane wymienione w pkt. 7-8 wpisywane są w składnicy akt.

7.  W spisie zdawczo - odbiorczym teczki ewidencjonuje się w kolejności zgodnej z kolejnością haseł

     w wykazie akt, według zasady, że pod 1 pozycją spisu ujmuje się wyłącznie  1 teczkę aktową.

8.  Spisy zdawczo-odbiorcze winny być oznaczone nazwą jednostki organizacyjnej i datą

      przekazania akt do składnicy akt oraz podpisane przez  pracownika, który sporządził spis, dyrektora

      jednostki organizacyjnej i archiwistę.

  1. Jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych potwierdzonych przez archiwistę, po zarejestrowaniu

      tych spisów w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, winien być

      odkładany do teczki aktowej  prowadzonej na danym stanowisku pracy.

  1. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które są potrzebne na stanowisku pracy dłużej niż 2 lata,

      po dokonaniu formalności przekazania ich do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo-

      odbiorczego, mogą pozostać na  tym stanowisku na zasadzie wypożyczenia ze składnicy akt.

11.Organizację i zakres działania składnicy akt reguluje odrębna instrukcja.

 

§18

 

1. Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych zgromadzonych

    w składzie informatycznych nośników danych przekazuje się do składnicy akt po upływie 2 lat licząc, od 1 stycznia roku następnego po roku zakończenia spraw, dla których powstał zbiór informatycznych nośników danych.

 

     

 

                                                                                    

 

 

                                                                                INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

2. Każdy informatyczny nośnik danych przekazywany ze składu informatycznych nośników danych

    do składnicy akt winien być oznakowany w sposób pozwalający na jego identyfikację.

3.  Informatyczne nośniki danych przekazuje się do składnicy akt na podstawie  spisu zdawczo-odbiorczego nośników (załącznik nr 6),w którym zaznacza się:

  1. liczbę porządkową,
  2. oznaczenie informatycznego nośnika danych,
  3. określenie typu informatycznego nośnika danych,
  4. znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik oraz oznaczenie roku,
  5. numer seryjny informatycznego nośnika danych (jeśli występuje),

     6) dane o miejscu przechowywania nośników w składnicy akt,

     7) dane o wybrakowaniu dokumentacji zapisanej na informatycznych nośnikach danych.        

 4. Dane wymienione w ust. 3 pkt.1-5 wpisuje się do spisów zdawczo-odbiorczych na stanowiskach   

     pracy, dane wymienione w pkt. 6-7 wpisywane są w składnicy akt.    

5. Spisy zdawczo-odbiorcze informatycznych nośników danych winny być oznaczone nazwą

    jednostki i komórki organizacyjnej, datą przekazania nośników do składnicy akt oraz  podpisane

    przez pracownika, który sporządził spis, kierownika jednostki organizacyjnej i archiwistę.

 

 

 

WYKORZYSTANIE INFORMATYKI W CZYNNOŚCIACH KANCELARYJNYCH

 

§ 19

 

1. Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w Przedszkolu, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeśli ich gromadzenie dopuszczają przepisy.

2. Korzystanie z informatyki  obejmuje:

1) przyjmowanie i wysyłanie korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty

    elektronicznej, z zastrzeżeniem poczty niejawnej,

2) przesyłanie korespondencji i innych wiadomości pocztą elektroniczną,

3) prowadzenie wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów,

4) udostępnienie upoważnionym pracownikom zakupionego oprogramowania aplikacyjnego,

    a w szczególności: edytorów tekstów, arkuszy kalkulacyjnych, baz

    danych, programów graficznych, oprogramowania antywirusowego,

5) tworzenie, przekształcanie i przechowywanie niezbędnych dokumentów,

6) monitorowanie obiegu dokumentów wewnątrz jednostki organizacyjnej,

7) umieszczanie na stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o Przedszkolu.

3. Zaleca się powierzanie kierowania procesem informatyzacji osobie z wykształceniem informatycznym, zatrudnionej w jednostce organizacyjnej.

4. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:

1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników prowadzących sprawę,

2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.

5.  Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:

     1)  system haseł,

   2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danym osobom

       nie posiadającym odpowiednich uprawnień.

6.  Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:

                                                                                          INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

 

1) operacyjnego,

2) narzędziowego,

3) aplikacyjnego.

7.  Dokonuje się codziennego archiwizowania zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych,    które należy przechowywać w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym miejscu.                  

8. Obieg nośników informatycznych w jednostce organizacyjnej ogranicza się poprzez ich oznaczenie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników nieoznakowanych.

9. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy

    o ochronie danych osobowych.

 

KONTROLA PRACY BIUROWEJ

§ 20

 

    1. Nadzór i kontrolę czynności kancelaryjnych wykonywanych przez pracowników sprawuje dyrektor jednostki organizacyjnej lub osoba przez niego upoważniona.
    2. Kontrola polega w szczególności na sprawdzaniu:
      1. prawidłowości stosowania obowiązujących przepisów kancelaryjnych,

       w tym wykazu akt w zakresie klasyfikacji dokumentacji,

      1. prawidłowości prowadzenia spisów spraw i teczek aktowych,
      2. terminowości i prawidłowości załatwiania spraw oraz prawidłowości stosowania pieczęci,
      3. przestrzegania zasad określonych w § 24, ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych   (Dz. U. Nr 101 z 2002 r., poz. 926, ze zm.),
      4. terminowości przekazywania akt do składnicy akt.

 

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 21

 

  1. Dokumentację zlikwidowanego Przedszkola przekazuje się organowi prowadzącemu Przedszkole,  z wyjątkiem dokumentacji przebiegu nauczania, którą przejmuje organ sprawujący nadzór pedagogiczny (zgodnie z ustawą o systemie oświaty z dnia  7 września 1991r. - tj. Dz.U. z 2004r. nr 256,poz. 2572, z późn. zm. ,art. 59 pkt. 3).
  2. W przypadku likwidacji stanowisk akta spraw zakończonych powinny być przekazane do składnicy akt, natomiast akta spraw w toku należy przekazać temu stanowisku  pracy, które przejęło zadania  stanowiska zlikwidowanego, na podstawie protokołu przekazania.

                  3.     Instrukcja kancelaryjna może być nowelizowana na podstawie zarządzenia dyrektora   

 przedszkola, po zatwierdzeniu zmian przez Archiwum Państwowe we Wrocławiu.

 

 

 

 

 

 

 

 

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

 

Załącznik nr 1

do Instrukcji kancelaryjnej

PP4 w Bogatyni

 

                                                                                                          

WZÓR PIECZĘCI  WPŁYWU

 

 

 

 

 
 

PRZEDSZKOLE  PUBLICZNE NR 4

w Bogatyni 

 

Wpłynęło

             

                 dnia ……………………………………

 

            L.dz. ………………              zał. …………

 

           Podpis……………………………………….

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

                                                                                                           

Załącznik nr 2

do Instrukcji kancelaryjnej

PP4 w Bogatyni

 

DZIENNIK KORESPONDENCJI- wzór

 

 

Nr

kolejny

 

Data

otrzym

koresp.

 

Nr

 

 

Data

 

 

Od kogo

 

Treść otrzymanej korespondencji

 

Znak

referenta

otrzymanej

korespondencji

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Data

wysłanej

koresp.

 

 

Do kogo

 

 

Treść wysłanej korespondencji

 

Nr

koresp.

uprze-

dniej

 

Nr

odpow.

na

koresp.

wysłaną

 

Nr

aktu

 

Uwagi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

Załącznik nr 3

do Instrukcji kancelaryjnej

                                                                                                                                    PP4 w Bogatyni

 

WZÓR SPISU SPRAW

 

 

 

 

 

 

……………

rok

 

 

 

 

 

…………………………………….

symbol kom. org..

 

 

 

 

 

………..…….

oznacz. teczki

 

 

 

 

 

…………………………………………………………………………………….

tytuł teczki wg wykazu akt

Lp.

SPRAWA

(krótka treść)

Od kogo wpłynęła

Data

UWAGI

(sposób załatwienia)

znak pisma

z dnia

wszczęcia sprawy

ostatecznego załatwienia

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                     

 

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

Załącznik nr 4

do Instrukcji kancelaryjnej

PP4 w Bogatyni

 

 

OPIS TECZKI AKTOWEJ

 

 

 

 

                                   ..................................................................................

                                                   (jednostka organizacyjna)

 

 

........................................................                                       ........................................................

                     (znak akt)                                                                        (kategoria archiwalna)

 

 

 

 

 

 

 

.....................................................................................................................

(tytuł teczki)

              Daty skrajne

 

Numer tomu.................................................

 

Liczba zapisanych stron ..........................

(w odniesieniu do akt kategorii B25)

 

 

..........................................

 

(sygnatura archiwalna)

 

 

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

 

Załącznik nr 5

do Instrukcji kancelaryjnej

PP4 w Bogatyni

            ...........................................                                                           

(nazwa jednostki  organizacyjnej)

        Spis zdawczo – odbiorczy akt Nr .........

 

Lp.

 

Znak teczki

 

  Tytuł teczki

Daty skrajne            od - do

Kategoria

    akt     

Liczba teczek (tomów)

Miejsce przecho -wywania          w składnicy akt

Data zniszczenia lub przekazania do archiwum

państwowego

1

2

3

4

   5

6

7

           8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

........................................................................                                                        ..............................................

        podpis przekazującego akta                                                                                      podpis archiwisty

                                                                                                                                    

                                                                                                                                ………. .................................

                                                                     … . .................................. .........                    data przejęcia akt

                                                                    dyrektor jednostki organizacyjnej

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

 

Załącznik nr 6

do Instrukcji kancelaryjnej

PP4 w Bogatyni

 

                         ...........................................                                                           

(nazwa jednostki  organizacyjnej)

 Spis zdawczo – odbiorczy INFORMATYCZNYCH NOŚNIKÓW DANYCH Nr .........

 

 

Lp.

 

Oznaczenie nośnika

 

Określenie typu nośnika

Znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik, oraz oznaczenie roku

Numer seryjny nośnika     

    Miejsce przechowywa-nia nośników        

w składnicy akt

Data zniszczenia lub przekazania do archiwum

państwowego

1

2

3

4

   5

6

           7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

       ..............................................                                                                                       .......................................

        podpis sporządzającego spis                                                                                          podpis archiwisty                                 

 

                                                    ..................................................................................                                                                                 

                                                           podpis  dyrektora  jednostki organizacyjnej

                                             

     ................................

  data przekazania nośników

WYKAZ HASEŁ KLASYFIKACYJNYCH

I i II RZĘDU

 

0     ZARZĄDZANIE

00   Organy kolegialne

01   Organizacja

02   Zbiór aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna

03   Prognozowanie, planowanie, sprawozdawczość  i statystyka

04   Informatyzacja

05   Skargi i wnioski

06   Popularyzacja działalności własnej jednostki, uroczystości przedszkolne ,kroniki, wydawnictwa

07   Współpraca, kontakty z jednostkami organizacyjnymi

08   Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej

09   Kontrole, nadzór, szacowanie ryzyka                                                                 

 

1    KADRY

10  Ogólne zasady pracy i płacy

11  Zatrudnianie pracowników

12  Ewidencja osobowa, legitymacje, zaświadczenia

13  Bezpieczeństwo i higiena pracy

14  Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników

15  Dyscyplina pracy, urlopy

16  Sprawy socjalno-bytowe

17  Ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna

18  Dostęp pracowników do informacji chronionych przepisami prawa

 

2   ŚRODKI  RZECZOWE

20  Zasady prowadzenia spraw z zakresu administrowania środkami rzeczowymi

21  Inwestycje i remonty

22  Administrowanie nieruchomościami

23  Gospodarka materiałowa

24  Łączność, infrastruktura  informatyczna i telekomunikacyjna

25  Ochrona obiektów i mienia

26  Zamówienia publiczne

 

3   FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA

30 Zasady prowadzenia spraw z zakresu finansów i obsługi finansowo-księgowej

31 Realizacja budżetu

32 Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa

33 Rozliczenie płac

34 Obsługa finansowa projektów realizowanych  z funduszy zewnętrznych,

     w tym z Unii Europejskiej

35 Inwentaryzacja

36 Ustalanie , naliczanie i zwalnianie z opłat za wyżywienie i pobyt dziecka w przedszkolu

 

4  NAUCZANIE I WYCHOWANIE

40 Przepisy dotyczące nauczania i wychowania

41 Organizacja i programy pracy dydaktyczno-wychowawczej

42 Rekrutacja dzieci do przedszkola

43 Realizacja pracy dydaktyczno-wychowawczej

44 Wychowankowie

45 Pomoc psychologiczno-pedagogiczna

 

 

 

Symbole klasyfikacyjne

HASŁA KLASYFIKACYJNE

Kategoria archiwalna

UWAGI

 

I

II

III

IV

 

1

2

3

4

5

6

8

 

0

 

 

 

ZARZĄDZANIE

 

 

 

 

00

 

 

Organy kolegialne

 

 

 

 

 

000

 

Rada Pedagogiczna

B25

Protokoły posiedzeń, uchwały, materiały na posiedzenia,

regulaminy Rady

 

 

 

001

 

Rada Rodziców

B25

Protokoły posiedzeń, sprawozdania z działalności, regulaminy Rady, wyniki wyborów do Rady,itp.

 

 

 

002

 

Zespoły przedszkolne

B25

Przedmiotowe, problemowe, wycho-wawcze. Powołanie, protokoły posie-

dzeń. Dla każdego zespołu zakłada się odrębną teczkę.

 

 

 

003

 

Komisje własne

B25

Stałe i doraźne (w tym komisje dyscyplinarne) ,jak w klasie 002.

 

 

 

004

 

Udział w obcych organach kolegialnych

B25

W tym w posiedzeniach organów nadrzędnych i nadzorujących

 

 

 

005

 

Narady pracowników własnej jednostki

B25

Protokoły

 

 

 

006

 

Zjazdy, narady i konferencje

 

 

 

 

 

 

0060

Zjazdy, narady i konferencje organizowane przez jednostkę własną

B25

zaproszenia, programy, protokoły,

referaty, itd.

 

 

 

 

0061

Udział w zjazdach ,naradach i konferencjach

organizowanych przez inne jednostki organizacyjne

B25

własne wystąpienia, referaty i inne materiały potwierdzające udział jednostki własnej. Pozostałe mate-

riały kat. B5

 

 

01

 

 

Organizacja

 

 

 

 

 

010

 

Podstawy prawne działania jednostki własnej

B25

Akt założycielski, orzeczenie organizacyjne przedszkola, przekształcenie, likwidacja  przedszkola, itp.

 

 

 

011

 

Organizacja własnej jednostki

B25

Statuty, regulaminy organizacyjne, rejestracja statystyczna, podatkowa

 

 

 

012

 

Pełnomocnictwa  i upoważnienia

B5

Okres przechowywania liczy się od daty utraty ważności

 

 

 

013

 

Obsługa kancelaryjna

 

 

 

 

 

 

0130

Przepisy kancelaryjno-archiwalne

B25

Instrukcja kancelaryjna i instrukcja w/s organizacji i zakresu działania składnicy akt, jednolity rzeczowy wykaz akt

 

 

 

 

0131

Zatwierdzanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych

B5

Projekty przepisów kancelaryjno-archiwalnych ,uzgodnienia z Archi-

wum Państwowym

 

 

 

 

0132

Instrukcje obiegu wybranych rodzajów dokumentacji

B25

 

 

 

 

 

0133

Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentów

B5

Dzienniki korespondencji ,poczto-

we książki nadawcze, rejestry przesyłek poleconych, wartościowych i niejawnych, potwierdzenia odbioru, itp.

 

 

 

 

0134

Wzory formularzy

B25

Opracowywanie, wdrażanie, wykazy

 

 

 

 

0135

Ewidencja druków ścisłego zarachowania

B10

Zamówienia druków klasa -  230

 

 

 

 

0136

Wzory odciskowe  pieczęci urzędowych, stempli i ich ewidencja

B25

Zamówienia pieczęci  - klasa 230

 

 

 

 

0137

Wzory formy i treści tablic urzędowych

B25

Zamówienia tablic - klasa 230

 

 

 

014

 

Składnica akt

 

 

 

 

 

 

0140

Ewidencja archiwalna

B25

Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazywanej do składnicy akt i wykaz tych spisów

 

 

 

 

0141

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

B25

Protokoły oceny dokumentacji  nie-

archiwalnej, spisy akt wybrakowa-

nych, zgoda Archiwum Państwowe-

go na brakowanie akt, protokoły potwierdzające zniszczenie akt

 

 

 

 

0142

Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji ze składnicy akt

B5

Karty udostępnień

 

 

 

 

0143

Zagubienie lub zniszczenie akt

B25

Protokoły zagubienia lub zniszcze-

nia, postępowanie wyjaśniające

 

 

02

 

 

Zbiory aktów normatywnych ,legislacja

 i obsługa prawna

 

 

 

 

 

020

 

Zbiór  aktów normatywnych władz i organów

nadrzędnych i innych

B10

Okres przechowywania liczy się od utraty  mocy prawnej aktów

 

 

 

021

 

Zbiór aktów normatywnych własnych

B25

Komplet podpisanych zarządzeń,

poleceń służbowych, komunikatów,

instrukcji, pism okólnych i ich ewidencja. Dla każdego rodzaju aktu normatywnego prowadzi się

osobne teczki. Jeden egzemplarz aktów normatywnych rejestruje się

i przechowuje w ramach właściwej

klasy rzeczowej wykazu akt

 

 

 

022

 

Zbiór decyzji administracyjnych dyrektora

przedszkola

B10

Jeden egzemplarz decyzji rejestruje

się i przechowuje w ramach właści-

wej klasy rzeczowej wykazu akt

 

 

 

023

 

Zbiór umów

B10

Komplet podpisanych umów i ich ewidencja. Jeden egzemplarz umów

rejestruje się przechowuje w ra-

mach właściwej klasy rzeczowej wykazu akt

 

 

 

024

 

Opiniowanie projektów aktów prawnych

B25

W tym projektów aktów prawnych jednostek nadrzędnych

 

 

 

025

 

Opinie prawne

B10

 

 

 

 

026

 

Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym

B10

Okres przechowywania liczy się od daty uprawomocnienia się wyroku lub umorzenia sprawy

 

 

03

 

 

Prognozowanie, planowanie, sprawozdawczość  i statystyka

 

Programy, plany nauczania i wy-chowania - klasa 4.

Dla każdego rodzaju planów

 i sprawozdań zakłada się osobne teczki

 

 

 

030

 

Metodologia sporządzania planów

i sprawozdań

B25

 

 

 

 

031

 

Plany i sprawozdania własne

 

 

 

 

 

 

0310

Programy, plany perspektywiczne

B25

 

 

 

 

 

0311

Plany roczne

B25

W tym budżet wraz ze zmianami

 w planie finansowym

 

 

 

 

0312

Sprawozdania roczne

B25

W tym bilans

 

 

 

 

0313

Plany i sprawozdania okresowe

B5

Półroczne, kwartalne i miesięczne. Opracowania okresowe kwalifikuje się do kat. B25,gdy brak planów i sprawozdań rocznych lub gdy opracowania okresowe mają szerszy zakres tematyczny niż opracowania roczne

 

 

 

 

0314

Indywidualne plany pracy i sprawozdania z ich realizacji

B5

 

 

 

 

032

 

Statystyka i analizy

 

 

 

 

 

 

0320

Statystyczne opracowania końcowe

B25

W tym sporządzane w ramach Systemu Informacji Oświatowej SIO

 

 

 

 

0321

Statystyczne opracowania cząstkowe

B5

W przypadku braku opracowań końcowych, opracowania cząstkowe kwalifikuje się do kat. B25

 

 

 

 

0322

Analizy i opracowania dotyczące działalności przedszkola, ankietyzacja

B25

Kompleksowe, problemowe (np. dot. oceny bezpieczeństwa i higieny pracy)

 

 

 

033

 

Informacje o charakterze sprawozdawczym

i analitycznym dla innych jednostek organiza-

cyjnych

B25

np. Kuratorium Oświaty, organu prowadzącego

 

 

04

 

 

Informatyzacja

 

Zakup i eksploatacja komputerów

i infrastruktury w klasie 23

 

 

 

040

 

Zasady prowadzenia spraw z zakresu informatyzacji

B25

Przepisy, wyjaśnienia, interpretacje,

opinie, w tym Polityka Bezpieczeń-

stwa Informatycznego

 

 

 

041

 

Projektowanie, wdrażanie i  eksploatacja systemów informatycznych

B10

 

 

 

 

042

 

Licencje oprogramowania, instrukcje użytkowania

B10

Okres przechowywania liczy się od roku, w którym zaprzestano eksploatacji programu.

 

 

 

043

 

Instrukcje użytkowania systemów informatycznych

B25

 

 

 

 

044

 

Ustalanie uprawnień dostępu do danych

i systemów

B10

Okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień dostępu

 

 

 

045

 

Bazy danych

B25

 

 

 

 

046

 

Projektowanie i eksploatacja stron internetowych

B25

 

 

 

05

 

 

Skargi i wnioski

 

 

 

 

 

050

 

Przepisy prawne w sprawie załatwiania skarg i wniosków

B25

Zewnętrzne

 

 

 

051

 

Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio

B25

W tym ich rejestr

 

 

 

052

 

Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwości

B5

 

 

 

06

 

 

Popularyzacja działalności własnej jednostki, uroczystości przedszkolne ,kroniki, wydawnictwa

 

 

 

 

 

060

 

Promocja działalności przedszkola

 

 

 

 

 

 

0600

Materiały reklamowe własne

B25

 

 

 

 

 

0601

Wystawy, pokazy, imprezy

B25

Programy, scenariusze, księgi pamiątkowe, dokumentacja fotograficzna, itp.

 

 

 

061

 

Uroczystości przedszkolne

B25

Programy, scenariusze,wystąpienia,

dokumentacja fotograficzna, itp.

 

 

 

062

 

Kontakty ze środkami masowego przekazu

B25

Informacje własne dla mediów,wy-

wiady, konferencje, wycinki prasowe

 

 

 

063

 

Kroniki przedszkolne

B25

 

 

 

07

 

 

Współpraca, kontakty z jednostkami  organizacyjnymi

 

Krajowymi i zagranicznymi

 

 

 

070

 

Współpraca z jednostkami administracji rządowej, samorządu terytorialnego i innymi instytucjami

 

Porozumienia, umowy, sprawozdania dotyczące współpracy, korespondencja merytoryczna. Pozostałe materiały kat. B5.

 

 

 

 

0700

Współpraca z organami administracji rządowej i samorządowej

B25

 

 

 

 

 

0701

Współpraca z placówkami oświatowymi

B25

 

 

 

 

 

0702

Współpraca ze związkami zawodowymi

i organizacjami społecznymi

B25

 

 

 

 

 

0703

Współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami

B25

 

 

 

 

071

 

Kontakty zagraniczne

B25

Umowy o współpracy, notatki, sprawozdania, itp.

 

 

08

 

 

Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Euro-

pejskiej

 

Sprawy finansowe w klasie 34

 

 

 

080

 

Zasady realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych

B25

Akty prawne, wyjaśnienia, interpre-

tacje, opinie

 

 

 

081

 

Przygotowanie i realizacja projektów finanso-

wanych ze środków zewnętrznych

B25

 

 

 

09

 

 

Kontrole, nadzór, szacowanie ryzyka

 

 

 

 

 

090

 

Zasady i tryb postępowania w sprawach nadzoru i kontroli

B25

W tym regulamin kontroli wewnętrznych, regulamin kontroli

zarządczej

 

 

 

091

 

Kontrole zewnętrzne własnej jednostki

B25

Protokoły, wnioski, zalecenia, sprawozdania z wykonania zaleceń

 

 

 

092

 

Kontrole wewnętrzne własnej jednostki

B25

 

 

 

 

093

 

Kontrola zarządcza

B25

 

 

 

 

094

 

Książka kontroli

B5

 

 

 

 

095

 

Nadzór pedagogiczny zewnętrzny

B25

 

 

 

 

096

 

Nadzór pedagogiczny wewnętrzny

B25

Plany nadzoru pedagogicznego,

sprawozdania z wykonania planu,

arkusze hospitacyjne, raporty

z wewnętrznego nadzoru, itd.

 

 

 

097

 

Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

B25

 

 

1

 

 

 

KADRY

 

 

 

 

10

 

 

Ogólne zasady pracy i płacy

 

 

 

 

 

100

 

Przepisy zewnętrzne dot. pracy i płacy

B10

dotyczące bezpośrednio pracowni-

ków jednostki własnej - kat. B25

 

 

 

101

 

Regulamin pracy

B25

 

 

 

 

102

 

Regulaminy wynagradzania i nagradzania

B25

 

 

 

 

103

 

Inne regulacje własne dot.  zatrudnienia

B25

np. regulamin oceny okresowej

 

 

11

 

 

Zatrudnianie pracowników

 

 

 

 

 

110

 

Zapotrzebowanie i nabór pracowników

B2

Oferty i korespondencja

 

 

 

111

 

Konkurs na stanowiska

B50

Odkłada się do akt osobowych - klasa 120.

Dokumentacja posiedzeń komisji konkursowej - klasa 003

 

 

 

112

 

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników

B50

Odkłada się do akt osobowych klasa 120.

Spisy spraw - kategoria B5

 

 

 

113

 

Rozmieszczenie i wynagradzanie pracowników

 

 

 

 

 

 

1130

Przeniesienia, zastępstwa pracowników

B50

Jak w klasie 112

 

 

 

 

1131

Wymiary  uposażeń

B50

Jak w klasie 112. Zestawienia zbiorcze dot. wymiaru uposażeń kat. B5

 

 

 

 

1132

Dodatek motywacyjny

B50

Jak w klasie 1131

 

 

 

 

1133

Dodatek funkcyjny

B50

Jak w klasie 1131

 

 

 

 

1134

Dodatek specjalny

B50

Jak w klasie 1131

 

 

 

 

1135

Premiowanie pracowników

B50

Jak w klasie 1131

 

 

 

114

 

Opiniowanie pracowników

 

 

 

 

 

 

1140

Opiniowanie i ocena pracowników

B50

Karty oceny  - Jak w klasie 112

 

 

 

 

1141

Ocena pracy  nauczycieli

B50

Jak w klasie 112

 

 

 

115

 

Awansowanie pracowników przedszkola

 

 

 

 

 

 

1150

Awansowanie pracowników

B50

Jak w klasie 112

 

 

 

 

1151

Dokumentacja awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego

B10

Korespondencja, wnioski, plany rozwoju zawodowego i inna dokumentacja. Powołanie komisji kwalifikacyjnej, protokoły posiedzeń - klasa 003.

Akty nadania stopnia awansu zawodowego odkłada się do akt osobowych - klasa 120

 

 

 

 

1152

Dokumentacja awansu  zawodowego nauczyciela mianowanego 

B10

Korespondencja, wnioski i plany rozwoju zawodowego i inna dokumentacja.

Akty nadania stopnia awansu zawo-

dowego odkłada się do akt osobowych - klasa 120

 

 

 

 

1153

Dokumentacja awansu  zawodowego nauczyciela dyplomowanego

B10

Jak w klasie 1152

 

 

 

 

1154

 Rejestr aktów nadania stopnia awansu zawodowego

B50

 

 

 

 

116

 

Prace zlecone (umowy cywilno-prawne),

dodatkowe zatrudnienie pracowników

 

 

 

 

 

 

1160

Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie

społeczne

B50

 

 

 

 

 

1161

Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie

społeczne

B10

 

 

 

 

 

1162

Umowy o dzieło

B10

 

 

 

 

 

1163

Dodatkowe zatrudnienie pracowników

B5

 

 

 

 

117

 

Nagrody ,odznaczenia, kary

 

 

 

 

 

 

1170

Nagrody dyrektora i inne

B50

Jak w klasie 112. Zestawienia zbiorcze nagrodzonych - kat. B5

 

 

 

 

1171

Odznaczenia i rejestr pracowników odznaczonych

B50

Akty nadania odznaczeń odkłada

się do akt osobowych

 

 

 

 

1172

Wyróżnienia

B50

Podziękowania,listy,gratulacje,dyp-

lomy, pochwały - jak w klasie 112

 

 

 

 

1173

Kary

B2

 

 

 

 

 

1174

Postępowanie dyscyplinarne

B10

Powołanie, protokoły posiedzeń komisji dyscyplinarnej - klasa 003

 

 

 

 

1175

Zawieszenie w czynnościach

B5

 

 

 

 

118

 

Sprawy wojskowe pracowników

B10

 

 

 

 

119

 

Zatrudnianie osób niepełnosprawnych

B10

Korespondencja z PFRON ,kopie deklaracji

 

 

12

 

 

Ewidencja osobowa, legitymacje, zaświadczenia

 

 

 

 

 

120

 

Akta osobowe

B50

Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielna teczkę zawierającą dokumentację całego przebiegu pracy pracownika

 

 

 

121

 

Wykazy pracowników

B50

 

 

 

 

122

 

Legitymacje służbowe

B5

Rejestr wydanych legitymacji,zwrot legitymacji, ich duplikaty, itp.

 

 

 

123

 

Zaświadczenia dotyczące zatrudnienia i płac

B5

Rejestr zaświadczeń

 

 

13

 

 

Bezpieczeństwo i higiena pracy

 

 

 

 

 

130

 

Stan bezpieczeństwa i higieny pracy

 

B25

Badania środowiska pracy-protokoły z przeglądów, badań

 

 

 

131

 

Środki ochronne

B5

Karty ewidencyjne, odzież ochronna

 

 

 

132

 

Wypadki przy pracy oraz w drodze do pracy

i z pracy

B10

Rejestr i dokumentacja. Wypadki śmiertelne, ciężkie, zbiorowe – kat. B25

 

 

 

133

 

Warunki szkodliwe i choroby zawodowe

 

 

 

 

 

 

1330

Warunki szkodliwe

B10

 

 

 

 

 

1331

Rejestr czynników szkodliwych

B40

 

 

 

 

 

1332

Choroby zawodowe

B10

 

 

 

 

134

 

Szkolenia z zakresu bhp

B10

Zaświadczenia odkłada się do akt osobowych - klasa 120

 

 

 

135

 

Ocena ryzyka zawodowego

B25

Oświadczenia pracowników

 o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym odkłada się do akt osobowych - klasa 120

 

 

14

 

 

Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników

 

 

 

 

 

140

 

Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników

 

 

 

 

 

 

1400

Szkolenia zewnętrzne nauczycieli

B5

Korespondencja, oferty szkolenio-

we, zewnętrzne materiały szkole-

niowe. Świadectwa i certyfikaty odkłada się do akt osobowych - klasa 120

 

 

 

 

1401

Wewnątrz przedszkolne doskonalenie nauczycieli

B5

 

 

 

 

 

1402

Studia niestacjonarne i podyplomowe

B10

Refundacja kosztów kształcenia, zaświadczenia o uczących się.

Dokumenty ukończenia studiów

odkłada się do akt osobowych - klasa 120

 

 

 

 

1403

Szkolenia zewnętrzne pozostałych pracowników

B5

jak w klasie 1400

 

 

 

141

 

Staże absolwenckie, staże z urzędu pracy, praktyki studenckie, wolontariat

B5

 

 

 

 

142

 

Służba przygotowawcza

B10

 

 

 

15

 

 

Dyscyplina pracy, urlopy

 

 

 

 

 

150

 

Czas pracy

 

 

 

 

 

 

1500

Karty ewidencji czasu pracy

B10

Okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika

 

 

 

 

1501

Listy obecności pracowników

B3

 

 

 

 

 

1502

Absencja

B3

Rejestr i kserokopie zwolnień lekarskich

 

 

 

 

1503

Książka wyjść poza własną jednostkę

B3

 

 

 

 

 

1504

Ewidencja delegacji służbowych

B3

 

 

 

 

 

1505

Ustalanie i zmiana czasu pracy

B3

 

 

 

 

 

1506

Paca w godzinach nadliczbowych

B5

 

 

 

 

151

 

Urlopy pracownicze

 

 

 

 

 

 

1510

Urlopy wypoczynkowe

B5

Plany urlopów, wnioski, itp.

 

 

 

 

1511

Urlopy bezpłatne, macierzyńskie i wychowawcze

B50

Odkłada się do akt osobowych - klasa 120

 

 

 

 

1512

Urlopy dla poratowania zdrowia

B50

jak w klasie 1511

 

 

 

 

1513

Urlopy okolicznościowe, opieka nad dzieckiem

B3

Dot. Art. 188KP

 

 

 

 

1514

Urlopy szkoleniowe

B3

 

 

 

16

 

 

Sprawy socjalno-bytowe

 

 

 

 

 

160

 

Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

B25

własny

 

 

 

161

 

Świadczenia socjalne z ZFŚS

B5

Oświadczenia, wnioski i inne dokumenty dotyczące sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, decyzje dot. przyznania świadczeń socjalnych

 

 

 

162

 

Pożyczki mieszkaniowe z ZFŚS

B5

Wnioski, umowy pożyczek mieszkaniowych - okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umów

 

 

 

163

 

Zasiłki na zagospodarowanie nauczycieli

B5

 

 

 

 

164

 

Wczasy, kolonie i obozy dla dzieci pracowników

B5

 

 

 

 

165

 

Imprezy kulturalno-oświatowe, wycieczki

B5

 

 

 

 

166

 

Opieka nad emerytami i rencistami

B5

 

 

 

17

 

 

Ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna

 

 

 

 

 

170

 

Ubezpieczenie  społeczne pracowników

B50

Zgłoszenie do ubezpieczenia pracownika i wyrejestrowanie

z ubezpieczenia.

 

 

 

171

 

Dowody uprawnień do zasiłków

B5

 

 

 

 

172

 

Emerytury i renty

B10

 

 

 

 

173

 

Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze

B10

Okres przechowywania liczy się

od wygaśnięcia umowy ubezpie-

czeniowej

 

 

 

174

 

Opieka zdrowotna

 

 

 

 

 

 

1740

Organizacja i obsługa opieki zdrowotnej

B10

 

 

 

 

 

1741

Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy

B10

Wstępne, okresowe, doraźne -odkłada się do akt osobowych

 

 

 

 

1742

Pomoc zdrowotna dla nauczycieli

B10

 

 

 

18

 

 

Dostęp pracowników do  informacji chronionych przepisami prawa

 

 

 

 

 

180

 

Regulacje dotyczące ochrony i dostępu do

informacji chronionych ustawowo

B25

Przepisy, wyjaśnienia, interpretacje,

opinie

 

 

 

181

 

Ochrona danych osobowych

B10

Oświadczenie o zachowaniu w   tajemnicy danych osobowych

i zgoda na przetwarzanie danych - odkłada się do akt osobowych klasa 120

 

 

 

182

 

Ochrona informacji niejawnych

B20

 

 

2

 

 

 

ŚRODKI  RZECZOWE

 

 

 

 

20

 

 

Zasady prowadzenia spraw z zakresu administrowania środkami rzeczowymi

B25

Przepisy, wyjaśnienia, interpretacje,

opinie

 

 

21

 

 

Inwestycje i remonty

 

 

 

 

 

210

 

Przygotowanie inwestycji i remontów

 

B5

 

 

 

 

211

 

Dokumentacja techniczna obiektów

B5

Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę. Okres przechowywania liczy się od daty wyłączenia obiektu z eksploatacji.

 

 

 

212

 

Wykonawstwo i odbiór inwestycji i remontów

B5

Harmonogramy robót, protokoły zaawansowania prac, itp. Okres przechowywania liczy się od daty

rozliczenia inwestycji

 

 

 

213

 

Książki obiektu budowlanego

B5

Okres przechowywania liczy się od daty wyłączenia obiektu z eksplo-

atacji

 

 

22

 

 

Administrowanie nieruchomościami

 

 

 

 

 

220

 

Stan prawny nieruchomości

B25

W tym nabywanie i zbywanie nieruchomości

 

 

 

221

 

Najem i użyczanie obiektów i lokali

B5

Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy najmu.

 

 

 

222

 

Przeglądy stanu technicznego nieruchomości

B5

 

 

 

 

223

 

Eksploatacja budynków i lokali

 

 

 

 

 

 

2230

Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń

B5

Zlecenia na wykonawstwo bieżą-

cych remontów,umowy z wykonaw

-cami, kosztorysy, harmonogramy, protokoły odbioru prac, faktury, rozliczenia

 

 

 

 

2231

Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń.

B5

Korespondencja i umowy dot. kon-

serwacji, zaopatrzenia w media, utrzymania czystości, itd.

 

 

 

224

 

Gospodarowanie terenami wokół obiektów własnych

B5

 

 

 

 

225

 

Podatki i opłaty publiczne

B10

Deklaracje podatkowe, zwolnienia, itp. z wyjątkiem dowodów księgo-

wych.

 

 

23

 

 

Gospodarka materiałowa

 

Dotyczy środków trwałych i nie-

trwałych

 

 

 

230

 

Zaopatrzenie w sprzęt, materiały i pomoce

biurowe, druki

B5

Oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, zamówienia, reklamacje, itp.

 

 

 

 

231

 

Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych

B5

Dowody przychodu i  rozchodu,

zestawienia ilościowo-wartościowe,

zestawienia wyposażenia

 

 

 

232

 

Ewidencja środków trwałych i nietrwałych

B10

Księgi inwentarzowe

 

 

 

233

 

Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i nietrwałych

B10

Dowody przyjęcia środków do eksploatacji, dowody zmiany miejsca użytkowania, protokoły likwidacji, itp. Okres przechowy-

wania liczy się od momentu

upłynnienia środków

 

 

 

234

 

Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna maszyn i urządzeń

B10

Okres przechowywania liczy się od daty kasacji danego urządzenia lub maszyny

 

 

 

235

 

Konserwacja i naprawy środków rzeczowych

B5

 

 

 

 

236

 

Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi

B5

 

 

 

24

 

 

Łączność ,infrastruktura informatyczna

 i telekomunikacyjna

 

 

 

 

 

240

 

Zakup środków i usług transportowych, łączności, pocztowych

B5

 

 

 

 

241

 

Eksploatacja środków transportu

B5

 

 

 

 

242

 

Eksploatacja środków łączności

B5

W tym konserwacja i remont tych środków

 

 

 

243

 

Eksploatacja infrastruktury informatycznej

 i telekomunikacyjnej

B10

 

 

 

25

 

 

Ochrona obiektów i mienia

 

 

 

 

 

250

 

Ochrona obiektów własnych

B5

 

 

 

 

251

 

Ochrona przeciwpożarowa

B5

 

 

 

 

252

 

Ubezpieczenie rzeczowe

B10

Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy.

 

 

 

253

 

Sprawy obrony cywilnej

B10

 

 

 

26

 

 

Zamówienia publiczne

 

 

 

 

 

260

 

Dokumentacja zamówień publicznych

B5

 

 

 

 

261

 

Rejestr zamówień publicznych

B5

 

 

3

 

 

 

FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA

 

 

 

 

30

 

 

Zasady prowadzenia spraw z zakresu finansów i obsługi finansowo-księgowej

B25

W tym plan kont, polityka rachun-

kowości

 

 

31

 

 

Realizacja budżetu

 

 

 

 

 

310

 

Przekazywanie środków finansowych

B5

 

 

 

 

311

 

Rozliczanie dochodów, wydatków i opłat

B5

 

 

 

 

312

 

Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystanych

środków, opłat

B5

 

 

 

 

313

 

Finansowanie i kredytowanie

 

 

 

 

 

 

3130

Finansowanie działalności

B5

 

 

 

 

 

3131

Finansowanie inwestycji i remontów

B5

 

 

 

 

 

3132

Współpraca z bankami

B5

 

 

 

 

 

3133

Gospodarka pozabudżetowa. Dochody własne

B5

 

 

 

 

 

3134

Pozyskiwanie dotacji i sponsorów

B5

 

 

 

 

314

 

Egzekucja i windykacja

B10

Wezwania do zapłaty

 

 

32

 

 

Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa

 

 

 

 

 

320

 

Obrót gotówkowy i bezgotówkowy

 

 

 

 

 

 

3200

Obrót gotówkowy

B5

Czeki , kp , kw,  raporty kasowe

 

 

 

 

3201

Obrót bezgotówkowy

B5

Wyciągi bankowe, przelewy

 

 

 

 

3202

Kontrole i rewizje kasy

B5

 

 

 

 

321

 

Dowody księgowe

B5

 

 

 

 

322

 

Dokumentacja księgowa

B5

Księgi, rejestry , dzienniki ,

kartoteki kontowe

 

 

 

323

 

Rozliczenia

B5

 

 

 

 

324

 

Ewidencja syntetyczna i analityczna

B5

 

 

 

 

325

 

Uzgodnienia sald

B5

Korespondencja

 

 

 

326

 

Księgowość materiałowo-towarowa

B5

 

 

 

33

 

 

Rozliczenie płac

 

 

 

 

 

330

 

Dokumentacja płac

B5

dokumentacja źródłowa do obliczania wysokości wynagrodzenia

 

 

 

331

 

Dokumentacja potrąceń z płac

B5

zajęcia sądowe, podatki, składki, pożyczki, odszkodowania, kary, zaliczki, itp.

 

 

 

332

 

Listy płac

B50

w tym listy premii, nagród, zasiłków, itp.

 

 

 

333

 

Karty wynagrodzeń

B50

 

 

 

 

334

 

karty zasiłkowe

B50

 

 

 

 

335

 

Rozliczenie godziny ponadwymiarowych     

i  zastępstw

B5

 

 

 

 

336

 

Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego

B5

m.in. PIT-y

 

 

 

337

 

Rozliczenie składek na ubezpieczenie społeczne

 

 

 

 

 

 

3370

Deklaracje rozliczeniowe zbiorcze DRA

B5

 

 

 

 

 

3371

Raporty imienne rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne

B50

 

 

 

 

 

3372

Raporty miesięczne dla osoby ubezpieczonej RMUA

B5

 

 

 

 

338

 

Korespondencja  z  ZUS w sprawach  dot. wynagrodzenia

B5

 

 

 

34

 

 

Obsługa finansowa projektów realizowanych

z funduszy zewnętrznych, w tym z Unii Europejskiej

B10

Okres przechowywania liczy się od

daty zakończenia i rozliczenia pro-

jektu

 

 

35

 

 

Inwentaryzacja

 

 

 

 

 

350

 

Spisy i protokoły inwentaryzacyjne

B5

Arkusze, spisy z natury, zestawienia zbiorcze

 

 

 

351

 

Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji

B5

 

 

 

 

352

 

Wycena i przecena

B10

 

 

 

36

 

 

Ustalanie , naliczanie i zwalnianie z opłat za wyżywienie i pobyt dziecka w przedszkolu

B5

 

 

4

 

 

 

NAUCZANIE I WYCHOWANIE

 

 

 

 

40

 

 

Przepisy dotyczące nauczania i wychowania

B25

Regulacje,wyjaśnienia,interpretacje,

opinie ,akty prawne - zewnętrzne

 

 

41

 

 

Organizacja i programy pracy dydaktyczno-wychowawczej

 

 

 

 

410

 

Wytyczne organizacyjno - programowe

B25

Zewnętrzne

 

 

411

 

Organizacja pracy w przedszkolu

B25

Arkusze organizacyjne, aneksy

 

 

412

 

Organizacja roku szkolnego

B5

Tygodniowe rozkłady zajęć lekcyj-

nych i dodatkowych,  księgi zastępstw ,itd.

 

 

413

 

Programy i plany nauczania i wychowania

 

 

 

 

 

4130

Zestaw programów nauczania i wychowania przedszkolnego i podręczników

B25

 

 

 

 

4131

Programy nauczania dostosowane do potrzeb

 i możliwości psychofizycznych dziecka

B25

 

 

 

 

4132

Indywidualne programy nauczania

B25

 

 

 

414

 

Eksperymenty dydaktyczno –wychowawcze, innowacje

B25

 

 

42

 

 

Rekrutacja dzieci do przedszkola

 

 

 

 

420

 

Ustalanie zobowiązań między przedszkolem

a rodzicami

B5

umowy o świadczenie usług - łączy się z kartami zgłoszeń klasa 421

 

 

421

 

Dokumentacja przebiegu rekrutacji dzieci do przedszkola

B5

Karty zgłoszenia dziecka do przedszkola,

listy przyjętych, listy skreślonych

 

43

 

 

Realizacja pracy dydaktyczno-wychowawczej

 

 

 

 

430

 

Dokumentacja przebiegu nauczania

i wychowania

 

 

 

 

 

4300

Dzienniki zajęć w przedszkolu

B5

 

 

 

 

4301

Dzienniki wychowawcy

B5

 

 

 

 

4302

Diagnozy umiejętności wychowanków

B5

 

 

 

 

4303

Odpisy  i duplikaty dokumentacji przebiegu nauczania i  wychowania

B5

W tym korespondencja

 

 

431

 

Zajęcia pozalekcyjne i dodatkowe

 

 

 

 

 

4310

Organizacja zajęć pozalekcyjnych

 i dodatkowych w przedszkolu

B5

 

 

 

 

4311

Dzienniki zajęć pozalekcyjnych

B5

 

 

 

 

4312

Wycieczki, wyjazdy, zielone przedszkola

B5

W tym karty wycieczek. Regulamin

wycieczek - kat. B25

 

44

 

 

Wychowankowie

 

 

 

 

440

 

Obowiązek wychowania przedszkolnego

 

 

 

 

 

4400

Księgi ewidencji dzieci podlegających obowiązkowi rocznego przygotowania przedszkolnego

B50

 

 

 

 

4401

Wykazy dzieci podlegających obowiązkowi

rocznego przygotowania przedszkolnego

B5

 

 

 

 

4402

Odroczenie i zwolnienia z obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego

B10

 

 

 

 

4403

Nauczanie indywidualne

B10

 

 

 

 

4404

Skreślenia z listy dzieci uczęszczających do przedszkola

B5

 

 

 

 

4405

Uczestnictwo dzieci w zajęciach z religii

B2

Listy dzieci. Oświadczenia rodziców dołącza się do kart zgłoszenia dziecka do przedszkola,  klasa 421

 

 

 

4406

Zaświadczenia dotyczące dzieci

B5

O uczęszczaniu do przedszkola, o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, itp.

także rejestry tych zaświadczeń

 

 

441

 

Opieka nad dziećmi

 

 

 

 

 

4410

Kontakty z rodzicami w sprawie dzieci

B10

dot. m.in. nieobecności dzieci,

wyników w nauce

 

 

 

4411

Kontakty z instytucjami w sprawie dzieci

B10

Z domami dziecka, pogotowiami

opiekuńczymi, rodzinami zastęp-

czymi i adopcyjnymi

 

 

442

 

Zasiłki i pomoc materialna dla dzieci

B5

Decyzje dotyczące dożywiania

 

 

443

 

Bezpieczeństwo i ubezpieczenia dzieci

 

 

 

 

 

4430

Wypadki dzieci

B10

Wypadki zbiorowe, śmiertelne, po-

wodujące inwalidztwo oraz rejestr wypadków - kat. B25

 

 

 

4431

Analizy wypadków

B25

 

 

 

 

4432

Ubezpieczenie dzieci

B10

polisy

 

 

444

 

Wyżywienie dzieci

 

 

 

 

 

 4450

Organizacja żywienia zbiorowego - księga HCCP

B25

 

 

 

 

4451

Karty zapisów pomiarów i kontroli dot.

żywności

B2

dot. przechowywania żywności, wzorcowania termometrów, temperatury potraw  itp.

 

 

 

4452

Jadłospisy

B5

 

 

45

 

 

Poradnictwo psychologiczno-pedagogiczne

 

 

 

 

450

 

Zasady udzielania pomocy psychologiczno-

pedagogicznej

B25

Przepisy, regulacje, wyjaśnienia

 

 

451

 

Organizacja pomocy psychologiczno - pedagogicznej

B10

powołanie zespołów pomocy
p – p, harmonogramy pracy zespołów, zawiadomienia o posiedzeniach zespołów, rejestr zespołów

 

 

452

 

Opinie poradni psychologiczno-pedagogicznej

B10

Odkłada się do teczek z dokumen-

tacją badań dzieci - klasa 455

 

 

 453

 

Udzielanie pomocy psychologiczno-pedagogicznej

 

 

 

B10

Wnioski o objęcie dzieci pomocą,

plany działań  wspierających, informacje dla rodziców dot. udzielanej pomocy psychologiczno-pedagogicznej,

ocena pomocy psychologiczno-pedago-

gicznej dla danego dziecka.

Jak w klasie 453.

 

 

 

  454

 

Teczki pomocy psychologiczno-pedagogicznej

B10

Dla każdego dziecka prowadzi się osobną teczkę zawierająca dokumentację badań i czynności uzupełniających  

 

 

 455

 

Dzienniki pedagoga, psychologa, logopedy

B5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                           

                                                                            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ilość odwiedzin: 29
Nazwa dokumentu: Instrukcja Kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, Składnica
Osoba, która wytworzyła informację: Agnieszka Danelczyk-Litwicka
Osoba, która odpowiada za treść: Agnieszka Danelczyk-Litwicka
Osoba, która wprowadzała dane: Agnieszka Danelczyk-Litwicka
Data wytworzenia informacji: 2019-11-04 10:15:47
Data udostępnienia informacji: 2019-11-04 10:15:47
Data ostatniej aktualizacji: 2019-11-04 12:26:05

Wersja do wydruku...

Rejestr zmian...

corner   corner