 |
|
 |
|||||||||||||||
 |
 |
|
 |
|
|
GMINA BOGATYNIA > Zadania i kompetencje > Biuro Obsługi Interesanta BIURO OBSŁUGI INTERESANTA A. Zadania z zakresu obsługi interesantów. .1. Udzielanie niezbędnych informacji na zapytania interesantów. 2. Kierowanie interesantów do właściwych wydziałów lub pracowników. 3. Służenie interesantom wszelką pomocą, np. w napisaniu podania lub pisma, w sprawach kierowanych do Urzędu. 4. Potwierdzanie własnoręcznie złożonych podpisów. 5. Potwierdzanie kserokopii dokumentów z oryginałem. 6. Wydawanie interesantom formularzy druków obowiązujących w Urzędzie – przechowywanie i kontrola zasobów.
B. Zadania z zakresu przyjmowania interesantów przez Burmistrza 1. Umówienie interesantów na spotkanie z Burmistrzem wraz z rozeznaniem w sprawie przyjęcia – zapisanie w terminarzu. 2. Przygotowanie karty przyjęcia interesanta wraz z informacją do Karty Przyjęcia Interesanta. 3. Rozsyłanie informacji do wydziałów lub jednostek merytorycznych w celu sporządzenia informacji wstępnej w zgłoszonej sprawie. 4. Kontrola zachowania terminów dostarczenia informacji wstępnej przez merytoryczne wydziały lub jednostki. 5. Prowadzenie Rejestru Karty Przyjęcia Interesanta, powielanie i rozsyłanie do właściwych wydziałów lub jednostek- zgodnie z dekretacją. C. Zadania z zakresu obiegu korespondencji 1. Przyjęcie i nadanie przesyłek pocztowych zwykłych, poleconych, za potwierdzeniem odbioru, priorytetowych, specjalnych i wartościowych. 2. Przyjmowanie bezpośrednio od interesantów korespondencji – na bieżąco przez cały czas pracy biura. 3. Ewidencjonowanie i rejestrowanie otrzymanej oraz wysłanej korespondencji, a także wpływów specjalnych i wartościowych w rejestrze kancelaryjnym. 4. Przekazywanie zarejestrowanej korespondencji do dekretacji, rozdzielenie i dostarczenie do wydziałów i jednostek po dekretacji – w razie konieczności ich powielanie. 5. Przyjmowanie i nadawanie faxów, obsługa poczty telefonicznej i elektronicznej. D. Zadania z zakresu usług pocztowych 1. Przygotowanie przesyłek: zwykłych, poleconych, za potwierdzeniem odbioru, priorytetowych. 2. Ewidencjonowanie przesyłek lokalnych: zwykłych, za potwierdzeniem odbioru, priorytetowych. 3. Rozliczanie korespondencji i przesyłek. 4. Obsługa telefoniczna urzędu. E. Zadania związane z ochroną informacji niejawnych 1. Zapewnienie ochrony informacji niejawnych. 2. Zapewnienie ochrony fizycznej jednostki organizacyjnej. 3. Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji. 4. Okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów. 5. Opracowywanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji. 6. Szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.
|
 |
 |