Zarządzenie Nr 127 /2008
Burmistrza Miasta i Gminy Bogatynia
z dnia 06 października 2008 r.

W sprawie zmiany Zarządzenia Nr 156/2007 Burmistrza Miasta i Gminy Bogatynia z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy w Bogatyni

§ 1

W Zarządzeniu nr 156 z dnia 16 listopada 2007 roku w sprawie wprowadzenia Instrukcji sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy w Bogatyni, w Załączniku Nr 1 wprowadza się następującą zmianę:

§ 10
RODZAJE DOWODÓW KSIĘGOWYCH
Rozdział III Dowody księgowe – dane szczegółowe
IV. Dowody zakupu
2. Faktury VAT/rachunek dostawcy
otrzymuje brzmienie:
2. Faktura VAT/rachunek dostawcy
Przeznaczenie:
Służy do udokumentowania zakupu (dostawy) i rozliczeń z dostawcą.
Opracowanie i obieg:
Dostawca ma obowiązek wystawić na rzecz nabywcy (odbiorcy) fakturę w terminie nie później niż 7 dnia od daty wydania towarów lub materiałów (zrealizowania usługi) do dyspozycji odbiorcy, poza przypadkami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
Faktury podlegają uregulowaniu (rozliczeniu) w systemie bezgotówkowym lub gotówkowym
na podstawie umowy między stronami danej transakcji.
Wszystkie faktury VAT (również faktury korygujące i noty korygujące) potwierdzające zakup składników majątkowych oraz zakup usług, winny być składane w Biurze Obsługi Interesanta. Na dowód wpływu dokumentów, pracownik BOI na każdym z nich umieszcza pieczęć z datą wpływu i wpisuje je do odpowiedniego rejestru.
Po dokonaniu wstępnej dekretacji przez Sekretarza, dokumenty trafiają do Wydziału Budżetowego gdzie są dekretowane przez Naczelnika oraz przekazywane do pracownika, który ewidencjonuje je w rejestrze faktur zgodnie z datą ich wpływu a następnie za pokwitowaniem odbioru /data, podpis/ przekazuje do poszczególnych wydziałów odpowiedzialnych za merytoryczną stronę potwierdzenia dokumentów.

Komórka merytorycznie uprawniona do otrzymania faktury powinna w szczególności:
- sprawdzić uzasadnienie dostawy kontrolując z odpowiednią umową lub zamówieniem (wskazać nr umowy/zlecenia),
- opisać fakturę VAT/rachunek dostawcy,
- sprawdzić fakturę pod względem merytorycznym,
- wskazać źródło finansowania tj. dział, rozdział, paragraf oraz numer zadania budżetowego,.
Faktura sprawdzona pod względem merytorycznym, powinna być dostarczona, co najmniej 3 dni przed terminem zapłaty, do komórki finansowej. Tam jest sprawdzana pod względem formalno - rachunkowym przez upoważnionego pracownika komórki finansowej oraz zatwierdzana do realizacji przez skarbnika lub osobę upoważnioną oraz przez kierownika jednostki organizacyjnej lub osobę upoważnioną.
Dyspozycje dla komórki finansowej dotyczące potrącenia z faktury kwot należytego wykonania umowy lub kar umownych składa komórka organizacyjna opisując odpowiednio fakturę. Oryginał faktury podlega ewidencji w księgach rachunkowych.
Osoby odpowiedzialne za przekroczenie terminów płatności, w przypadku naliczenia odsetek, będą obciążane kosztami z tego tytułu.

§ 2

Pozostałe postanowienia Zarządzenia nie ulegają zmianom.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 06.10.2008 roku.