Archiwum zakładowe znajduje się w trzech budynkach Urzędu Miasta i Gminy Bogatynia (ogółem 7 pomieszczeń). Łączna powierzchnia lokali zajmowanych przez archiwum zakładowe wynosi 127,90 m2. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie archiwum zakładowego jest podinspektor ds. administracyjno-gospodarczych Magdalena Kutz.
W Urzędzie Miasta i Gminy w Bogatyni stosuje się aktualne i zatwierdzone przepisy w zakresie obiegu, klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji, które oparte są o instrukcję archiwalną: Zarządzenie Nr 12/07 Burmistrza Miasta i Gminy Bogatynia z dnia 12.02.2007r. W jednostce tej stosuje się mieszany system kancelaryjny oparty o dziennik podawczy oraz spis spraw w komórkach organizacyjnych, gdzie nadawany jest nr klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz kolejny nr dziennika podawczego komórek organizacyjnych. W miarę dochodzenia nowych zadań rzeczowy wykaz akt jest rozszerzany zgodnie z obowiązującymi przepisami. Na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacja przekazywana jest do archiwum zakładowego.
Do korzystania z zasobu archiwalnego do celów urzędowych i naukowo-badawczych są upoważnione komórki organizacyjne Urzędu Miasta i Gminy Bogatynia oraz osoby trzecie. Korzystanie z zasobu archiwalnego do celów urzędowych odbywa się na podstawie karty udostępniania za zgodą kierownika komórki organizacyjnej, której akta są udostępniane. Korzystanie z zasobu archiwalnego odbywa się w zasadzie na miejscu w archiwum zakładowym pod nadzorem archiwisty. W uzasadnionych przypadkach akta mogą być wypożyczone poza lokal archiwum zakładowego, ale na okres nie dłuższy niż jeden miesiąc. Udostępnianie akt osobom trzecim oraz wypożyczanie akt poza siedzibę jednostki organizacyjnej wymaga zgody kierownika jednostki organizacyjnej lub upoważnionej przez nią osoby i następuje także na podstawie karty udostępniania. Korzystający z zakładowego zasobu archiwalnego ponoszą odpowiedzialność za całość udostępnionych akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie. Przy odbiorze akt, w razie stwierdzenia w nich braków lub uszkodzeń, archiwista sporządza protokół, który podpisuje również wypożyczający akta, i o ile jest to możliwe – jego przełożony.
Udostępnianie dokumentacji odbywa się zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, ustawą dostępnie do informacji publicznej oraz ustawie o ochronie informacji niejawnych, etc.
